Executive Assistant Office Management 80

**Im Zuge einer Nachbesetzung suchen wir für unseren Klienten, ansässig in Zürich in der Nähe des Bahnhofs Enge, eine initiative und gewinnende Persönlichkeit, die ab sofort oder nach Vereinbarung das Schweizer Team verstärkt. Sie haben Freude daran, regelmässig auch allein im Office zu arbeiten, denn Ihre beiden Vorgesetzten sind beruflich eingespannt und oft unterwegs.**

**Executive Assistant | Office Management 80 - 100 %**:
**Ihr künftiger Arbeitgeber **ist seit über 40 Jahren im Beteiligungsgeschäft tätig und einer der führenden und aktivsten europäischen Eigenkapitalinvestoren. Die Gruppe ist international mit Büros in Deutschland, der Schweiz, den Niederlanden, Frankreich und Grossbritannien vertreten. Das Schweizer Team operiert eigenständig, hat aber vollen Zugriff auf die umfassenden europaweiten Ressourcen. Am intensivsten ist die Zusammenarbeit mit Deutschland. Flache Hierarchien, eine offene, transparente Führungskultur und schnelle Entscheidungswege erwarten Sie.

**Ihre Aufgaben & Verantwortlichkeiten**
Wir suchen eine Persönlichkeit, die ihre Dienstleistungsqualitäten mit klassischem Backoffice Support verknüpfen möchte. Denken Sie bei allen Tätigkeiten immer einen Schritt voraus und wenn nötig auch um die Ecke? Liegen Ihnen Planung und Kommunikation im Blut und fühlen Sie sich in einem dynamischen Alltag wohl? Dann könnte dies Ihre neue Herausforderung sein.
- Sie arbeiten weitgehend selbständig und sorgen täglich aufs Neue für eine perfekte Unterstützung Ihrer beiden Vorgesetzten. Sie führen zwei Kalender mit vollem Zugriff auf alle Informationen, was es Ihnen erlaubt, proaktiv Termine zu koordinieren, E-Mails zu triagieren sowie Meetings vor
- und nachzubereiten.
- Sie steuern die Administration und das operative Tagesgeschäft und behalten dabei stets den Überblick über alle laufenden Pendenzen.
- Neben ausgeprägten organisatorischen-Fähigkeiten benötigen Sie vor allem eine gute Intuition für Menschen und Situationen, was es Ihnen erlaubt, sich auf unterschiedliche Persönlichkeiten und Konstellationen einzustellen. Bei Ihnen laufen die Fäden zusammen, und Sie stellen sicher, dass der Kommunikationsfluss stets gewährleistet ist und Kontakte gepflegt werden.
- Sie sorgen dafür, dass der Firmenauftritt nach Aussen und Innen immer picobello stimmt. Das erfordert einwandfreie Abläufe und einen geschulten Blick für Details, denn es gilt, allen Tätigkeiten mit erstklassiger Qualität gerecht zu werden sowie Geschäftskontakte zuvorkommend, mit Stil und Niveau zu empfangen und zu betreuen.
- Allgemeine Büroorganisation, bspw. Koordination externer Dienstleister sowie Rechnungs-/Spesenmanagement.

Summa summarum sind Sie eine herzliche, humorvolle Persönlichkeit, mit der man einfach gerne arbeitet - jemand, der immer das grosse Ganze im Blick hat, vorausschauend agiert und gerne in einem kleinen Team die Administration an die Hand nimmt, so dass sich das restliche Team auf seine Kerntätigkeiten konzentrieren kann.

**Das bringen Sie mit**
- Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung. Im Anschluss daran haben Sie bereits mehrjährige Berufserfahrung in der Assistenz gesammelt (Partner
- oder Team-Assistenz). Wir freuen uns insbesondere über Bewerberinnen und Bewerber aus dem Investment Banking, Private Equity, Venture Capital oder Consulting-Umfeld. Auch Berufserfahrung aus der 5* Hotellerie ist willkommen.
- Sie sind kommunikationsstark. Deutsch ist Ihre Muttersprache, und Sie haben ein Flair für sprachlichen Ausdruck - sei es im Gespräch mit internen und externen Stakeholdern oder wenn es darum geht, verbindliche, professionelle Korrespondenz zu verfassen.
- Englisch beherrschen Sie mindestens auf Stufe «Advanced» (B2/C1)
- Sie sind versiert in der Anwendung von MS-Office und Collaboration Tools (Teams, Zoom)
- Sie sind ausgesprochen engagiert, «sehen die Arbeit», und bringen sich ein, wenn es um Weiterentwicklung administrativer Prozesse geht -lösungsorientiert und hands-on.
- Sie haben eine ausgeprägte Dienstleistungsmentalität und verfügen über ein gepflegtes Erscheinungsbild.
- Sie denken mit und sind es gewohnt, eigenständig pragmatische Lösungen zu finden.
- Ihr Arbeitsstil ist systematisch und strukturiert und auch unter Belastung verlässlich.
- Sie sind loyal und haben Spass an der Arbeit - da das Team am Standort Zürich klein ist, wünschen wir uns eine Person, die viel zum guten Arbeitsklima beiträgt.

**Ihr Gewinn**
Sie arbeiten mit zwei engagierten, wertschätzenden Vorgesetzten, die sich auf eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Ihnen freuen. Sie erwartet eine vielseitige Tätigkeit mit der Möglichkeit, einen Einblick in unterschiedliche spannende Unternehmen und Branchen zu gewinnen. Das Office befindet sich verkehrsgünstig gelegen an zentraler Lage mitten in Zürich. Das Vergütungspaket ist der Position angemessen. Ein Mobiltelefon und Laptop werden gestellt. Nun sind wir gespannt auf Ihre Bewerbungsunterlagen,