Office Manager

vor 2 Wochen

Zürich, Schweiz Alvotech Vollzeit

We are seeking a proactive and highly organized Office Manager / Team Assistant (50%) to support our management team and ensure smooth day-to-day office operations. This is a pivotal role in a dynamic international environment, ideal for someone who thrives on taking initiative and delivering high-quality support.

As Office Manager / Team Assistant, you will provide comprehensive administrative support to the office leadership, coordinate meetings and company events, and manage logistics across a variety of business activities. You will play a central role in maintaining efficient office operations and supporting the office staff, HR and finance functions at the local level.

**Key Responsibilities**
- Provide administrative assistance including travel arrangements, bookings, and document handling.
- Organize internal and external meetings, coordinating agendas, meeting minutes, venues, catering, and technical setups.
- Support the site head with company event planning and other local activities
- Oversee office logistics, supplies, and maintenance.
- Act as liaison with Corporate HR for local recruitment, onboarding, and payroll activities.
- Manage local financial processes such as invoicing, expense reporting, and payments.

**Qualifications**
- Bachelor’s degree or Business Administration qualification
- 3-5 years of experience as an Office Manager or Team Assistant.
- Excellent written and spoken communication skills in German and English; additional languages are a plus.
- Proficiency in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, Visio); experience with SAP and Concur is an advantage.
- Demonstrated ability to work in an international environment.
- Strong organizational, communication, and presentation skills.
- A hands-on, business-oriented mindset with a high level of ownership and accountability.

**What we offer**:

- An inspiring challenge to work with great co-workers on ambitious projects that change people's lives.
- The chance to be a part of a global and fast-growing company.
- An international work culture that encourages diversity, collaboration and inclusion.
- Positive, flexible, and innovative work environment.
- Support for personal growth and internal career development.
- Company social events and milestone celebrations.
- Exercise and wellbeing support for full-time employees.
- Internet at home for full-time employees.

**Why Alvotech**

At Alvotech, we are passionate about improving lives by increasing access to affordable biologics. We’re purpose-driven and committed to fostering an inclusive and diverse working environment that encourages curiosity, ingenuity and simplicity. We want our employees to feel inspired in their careers, challenged by interesting and meaningful work and empowered to succeed in an agile environment.

True to our Icelandic roots, we also believe that integrity, gender equality, and fairness are foundational. We strive to bring together the brightest minds regardless of backgrounds and beliefs, to deliver to our partners and patients around the world. Let’s create a healthier world together, through affordable biologic medicines.

  • Office Manager

    vor 1 Woche

    Zürich, Schweiz Future Standard Vollzeit

    The Office Manager will oversee all daily office operations and provide administrative support to ensure smooth functioning of the office environment and all office logistics. - Serve as point of contact for visitors, employees and guests. - Screen and distribute calls and correspondence and respond to routine inquiries. - Provide calendar management, travel...

  • Office Manager

    vor 2 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz Future Standard Vollzeit

    The Office Manager will oversee all daily office operations and provide administrative support to ensure smooth functioning of the office environment and all office logistics.THE SUCCESSFUL CANDIDATE IS EXPECTED TO:— Serve as point of contact for visitors, employees and guests.— Screen and distribute calls and correspondence and respond to routine...

  • Office Manager

    vor 4 Wochen

    Zürich, Schweiz Exxas AG Vollzeit

    Seit 2009 unterstützen wir kleine und mittlere Unternehmen dabei, ihr Wachstum zu beschleunigen und ihre Organisation hochmodern zu orchestrieren. Auf unserer ganzheitlichen Business Plattform vereinen wir modernste Technologien, Automationen und Prozesswissen. Damit helfen wir KMU spürbar bei ihrer Entwicklung und machen sie gleichzeitig bedeutend...

  • Office Manager

    vor 18 Stunden

    Zürich, Schweiz ETH Foundation Vollzeit

    **Hier können Sie Ihr Flair für Zahlen, Prozesse und Zusammenhänge zur Geltung bringen und den wichtigen Support für eine renommierte Institution gewährleisten.** Dank der Unterstützung von Privatpersonen, Stiftungen und Unternehmen wird auch jene Forschung und Lehre möglich, die es sonst nicht gäbe: Gemeinsam mit Ihnen fördert die **ETH Zürich...

  • Office Manager*in Temporär

    vor 2 Wochen

    Zürich, Schweiz Job Impuls AG Vollzeit

    Für unseren Kunden in Zürich suchen wir eine*n Office Manager*in zur Unterstützung des bestehenden Teams. Aufgaben Qualifizierte Unterstützung des Teams bei allen anfallenden administrativen Aufgaben Organisation und Koordination von sämtlichen betrieblichen Belangen (Fahrzeuge, etc.) Selbstständige Organisation des Office-Managements wie zum Beispiel...

  • Office Manager, 60

    Vor 3 Tagen

    Zürich, Schweiz Yakoubi Associates Vollzeit

    Sie möchten in einem professionellen und dynamischen Umfeld arbeiten und die administrativen Abläufe eines engagierten Teams aktiv mitgestalten? Im Auftrag unserer Kundin, einem etablierten, unabhängigen Multi-Family-Office in Zürich, das Familien, Unternehmer und Investoren langfristig begleitet, suchen wir ein motiviertes Teammitglied für das Office...

  • Front Office Manager

    vor 1 Woche

    Zürich, Zürich, Schweiz heyMia Vollzeit

    Für ein Hotel in Zürich suchen wir eine/n motivierte/n Front Office Manager/in im 100%-Pensum. Da keine Zimmerstunde anfällt. AufgabenLeitung der Réceptionsabteilung mit Mitarbeitenden und LernendenBetreuung und Beratung internationaler Gäste auf hohem NiveauOrganisation und Koordination von Check-ins und Check-outsAnforderungenErfahrung in der...

  • Office Manager

    Vor 6 Tagen

    Zürich, Schweiz Pareto Securities Vollzeit

    We are seeking a dedicated and enthusiastic Office Manager for a part-time position at our Zürich office. **Type of position**: Part-time **Location**: Zürich **Closing date**: August 15 2025 **About the position**: As our Office Manager, you will be responsible for overseeing and coordinating the daily operations of our office environment. Your role...

  • Office Manager

    Vor 5 Tagen

    Zürich, Schweiz LHH Vollzeit

    Office Manager Location: Zurich Start Date: asap | Duration: 12 months Are you an organized and proactive professional looking for an exciting opportunity in Workplace Management & Service Solutions? We are seeking a Workplace Management Practitioner/Office Manager to join our client's team in Zurich. Your Role: As an Office Manager, you will be responsible...

  • Front Office Manager

    vor 1 Woche

    Zürich, Schweiz PermServ AG Vollzeit

    PermServ AG verbindet Menschen und Unternehmen. Die Erfahrung und Kompetenz unserer Consultants garantieren Ihnen eine exzellente, schnelle und individuelle Dienstleistung. Wir begleiten und betreuen Sie auf dem Weg zu Ihrem beruflichen Ziel. Ein modernes 4- Sterne Hotel in Zürich mit langer Tradition und zeitgemässem Stil bietet Ihnen eine spannende...