Office Manager

Vor 7 Tagen

Zürich, Schweiz Pareto Securities Vollzeit

We are seeking a dedicated and enthusiastic Office Manager for a part-time position at our Zürich office.

**Type of position**:
Part-time

**Location**:
Zürich

**Closing date**:
August 15 2025

**About the position**:
As our Office Manager, you will be responsible for overseeing and coordinating the daily operations of our office environment. Your role will be important in ensuring a smooth and efficient workflow, fostering a positive work atmosphere, and supporting the needs of our employees.

**Responsibilities**:

- Oversee the maintenance and organisation of the office space, including managing office supplies and equipment, meeting rooms, social area etc.
- Manage employee onboarding and offboarding processes, maintain personnel records and other HR-related tasks.
- Coordinate with vendors, suppliers, and service providers and monitor service levels to ensure quality and cost-effective delivery.
- Organise and coordinate company events and other special occasions. That also includes collaboration with the Group Corporate Access function.
- Identify opportunities for process improvement and implement streamlined workflows to enhance office efficiency and productivity.
- Coordinate HSE activities and welfare initiatives and work on achieving an excellent working environment.

**Qualifications**:

- Proven experience as an Office Coordinator/-Manager or in a similar administrative role.
- Strong organisational and multitasking skills, with the ability to prioritise tasks and meet deadlines in a fast-paced environment.
- Excellent written and verbal communication skills in English, with the ability to interact effectively with individuals at all levels of the organisation. German and/or a Nordic language would be a plus.
- Proficient in using MS Office, including Word, Excel, PowerPoint, and Outlook.
- Attention to detail and problem-solving abilities to ensure accurate and efficient completion of tasks.
- Knowledge of human resources processes.
- Proactive mindset with a willingness to take initiative and drive improvements.

**What we offer**:

- High degree of personal responsibility
- A flat and dynamic organisation with excellent opportunities for personal development
- International and a fast-paced work environment
- Competitive terms of employment
- 50% employment, with potential increase to 60-80%

**About**Pareto Securities**:
Pareto Securities is an independent full-service investment bank with a leading position in the Nordic capital markets and a strong international presence within the TMT, real estate, industrials & consumers, power & renewable, healthcare, shipping, and natural resources sectors. Headquartered in Oslo, Norway, the company has more than 450 employees across the Nordic countries, United Kingdom, Germany, Switzerland, USA, Singapore, and Australia.

Pareto Securities was established in 1986 and is today part of the Pareto Group, which also offers banking, project financing and asset management services.

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    Zürich, Schweiz Future Standard Vollzeit

    The Office Manager will oversee all daily office operations and provide administrative support to ensure smooth functioning of the office environment and all office logistics. - Serve as point of contact for visitors, employees and guests. - Screen and distribute calls and correspondence and respond to routine inquiries. - Provide calendar management, travel...

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    The Office Manager will oversee all daily office operations and provide administrative support to ensure smooth functioning of the office environment and all office logistics.THE SUCCESSFUL CANDIDATE IS EXPECTED TO:— Serve as point of contact for visitors, employees and guests.— Screen and distribute calls and correspondence and respond to routine...

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    vor 4 Wochen

    Zürich, Schweiz Exxas AG Vollzeit

    Seit 2009 unterstützen wir kleine und mittlere Unternehmen dabei, ihr Wachstum zu beschleunigen und ihre Organisation hochmodern zu orchestrieren. Auf unserer ganzheitlichen Business Plattform vereinen wir modernste Technologien, Automationen und Prozesswissen. Damit helfen wir KMU spürbar bei ihrer Entwicklung und machen sie gleichzeitig bedeutend...

  • Office Manager

    vor 1 Tag

    Zürich, Schweiz ETH Foundation Vollzeit

    **Hier können Sie Ihr Flair für Zahlen, Prozesse und Zusammenhänge zur Geltung bringen und den wichtigen Support für eine renommierte Institution gewährleisten.** Dank der Unterstützung von Privatpersonen, Stiftungen und Unternehmen wird auch jene Forschung und Lehre möglich, die es sonst nicht gäbe: Gemeinsam mit Ihnen fördert die **ETH Zürich...

  • Office Manager*in Temporär

    vor 2 Wochen

    Zürich, Schweiz Job Impuls AG Vollzeit

    Für unseren Kunden in Zürich suchen wir eine*n Office Manager*in zur Unterstützung des bestehenden Teams. Aufgaben Qualifizierte Unterstützung des Teams bei allen anfallenden administrativen Aufgaben Organisation und Koordination von sämtlichen betrieblichen Belangen (Fahrzeuge, etc.) Selbstständige Organisation des Office-Managements wie zum Beispiel...

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    Vor 4 Tagen

    Zürich, Schweiz Yakoubi Associates Vollzeit

    Sie möchten in einem professionellen und dynamischen Umfeld arbeiten und die administrativen Abläufe eines engagierten Teams aktiv mitgestalten? Im Auftrag unserer Kundin, einem etablierten, unabhängigen Multi-Family-Office in Zürich, das Familien, Unternehmer und Investoren langfristig begleitet, suchen wir ein motiviertes Teammitglied für das Office...

  • Front Office Manager

    vor 1 Woche

    Zürich, Zürich, Schweiz heyMia Vollzeit

    Für ein Hotel in Zürich suchen wir eine/n motivierte/n Front Office Manager/in im 100%-Pensum. Da keine Zimmerstunde anfällt. AufgabenLeitung der Réceptionsabteilung mit Mitarbeitenden und LernendenBetreuung und Beratung internationaler Gäste auf hohem NiveauOrganisation und Koordination von Check-ins und Check-outsAnforderungenErfahrung in der...

  • Office Manager

    Vor 6 Tagen

    Zürich, Schweiz LHH Vollzeit

    Office Manager Location: Zurich Start Date: asap | Duration: 12 months Are you an organized and proactive professional looking for an exciting opportunity in Workplace Management & Service Solutions? We are seeking a Workplace Management Practitioner/Office Manager to join our client's team in Zurich. Your Role: As an Office Manager, you will be responsible...

  • Front Office Manager

    vor 1 Woche

    Zürich, Schweiz PermServ AG Vollzeit

    PermServ AG verbindet Menschen und Unternehmen. Die Erfahrung und Kompetenz unserer Consultants garantieren Ihnen eine exzellente, schnelle und individuelle Dienstleistung. Wir begleiten und betreuen Sie auf dem Weg zu Ihrem beruflichen Ziel. Ein modernes 4- Sterne Hotel in Zürich mit langer Tradition und zeitgemässem Stil bietet Ihnen eine spannende...

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    Vor 7 Tagen

    Zürich, Zürich, Schweiz FELFEL Vollzeit

    NICE TO MEET YOUYOUR PROFILE 1–2 years of experience in a similar role, ideally within hospitality or office management.Strong organizational skills and the ability to maintain a clear overview while managing multiple tasks.Structured and proactive mindset with a focus on efficient execution.Proficiency in digital tools such as Google Workspace and...