Office Manager

vor 2 Wochen

Zürich, Schweiz d-fine GmbH Vollzeit

**Vertragslaufzeit**: unbefristet
**Arbeitszeit**: Vollzeit, Teilzeit
**Einsatzort**: Zürich, überall in der Schweiz & international
**Eintrittstermin**: zum nächstmöglichen Zeitpunkt

d-fine ist ein kontinuierlich wachsendes europäisches Beratungsunternehmen mit über 1.500 Expertinnen und Experten. Wir sind mit elf Standorten in sieben Ländern nah bei unseren Kunden. Im Fokus unserer Arbeit liegen quantitative Fragestellungen rund um Data Analytics, Data Science, Modellierung und den Aufbau nachhaltiger technologischer Lösungen. Unser Ansatz basiert auf langjähriger Praxiserfahrung und dynamischen Teams mit klarer analytischer und technologischer Prägung.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen **Office Manager (m/w/d) für unser Büro in Zürich**. Die Stelle kann in **Voll
- oder Teilzeit (ab 60%)** besetzt werden. Sie arbeiten mit unserem zweiköpfigen Team im Zürcher Büro zusammen und stehen im ständigen Austausch mit dem zuständigen Partner für das Schweizer Büro sowie den Kolleginnen und Kollegen am d-fine Hauptsitz in Frankfurt. Für diese Position ist daher ein besonderes Mass an Selbständigkeit, aktiver Kommunikation und virtueller Teamarbeit notwendig. In dieser abwechslungsreichen Rolle überzeugen Sie als Allrounder mit Ihren administrativen Stärken.

Aufgaben
- Bewirtschaftung der Büroräumlichkeit (Verwaltung Poolarbeitsplätze und Meetingräume, Materialbeschaffung, etc.)
- Übernahme von allgemeinen administrativen Aufgaben (z.B. Unterstützung bei Ausschreibungen, internationale Sendungen inkl. Zollanmeldungen, Versand von Kundengeschenken, etc.)
- Zusammenarbeit mit den anderen europäischen Gesellschaften von d-fine
- Erstellung von Reisekostenabrechnung, inkl. Kontrolle der Zeiterfassungen
- Durchführung von Kundendatenpflege und Vertragsadministration
- Abwicklung von Debitorenrechnungsstellung
- Unterstützung und Vertretung in anderen Bereichen, u.a. Event-Management, Recruiting, Marketing und People Development
- Erstellung von diversen Reportings (z.B.Sustainability-Auswertungen, Vorbereitung des Jahresabschlusses, etc.)

Anforderungen
- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung und/oder ein abgeschlossenes Studium mit betriebswirtschaftlichem Schwerpunkt
- Erste Berufserfahrung in vergleichbarer Position wünschenswert
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Organisationstalent
- Fundierte Kenntnisse im Umgang mit den MS Office Anwendungen, insbesondere MS Excel, Bereitschaft sich in bestehende Systeme einzuarbeiten
- Sehr gute Deutsch
- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Schweizerdeutsch wünschenswert)
- Selbständige und serviceorientierte Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch

Wir bieten
- Einen modernen Arbeitsplatz im Herzen von Zürich
- Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit, lockere Teamatmosphäre und offene Kommunikation
- Flache Hierarchien, ein kollegiales Betriebsklima und kurze Entscheidungswege
- Freiraum und Flexibilität bei der persönlichen Arbeitsgestaltung
- Individuelle Trainingsmöglichkeiten und regelmässiges Feedback
- Attraktive Sozialleistungen, tolle Firmenevents und vieles mehr

Wir freuen uns über Ihre Bewerbung inkl. Angabe Ihrer Salärvorstellung und Ihres möglichen Eintrittstermins.

Bei Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung

**Kontakt**: Frau Pauline Schreiber
**Telefon**: +49 69 90 737 3634

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    Zürich, Zürich, Schweiz Nes Fircroft Vollzeit

    Office Manager (Remote – Switzerland Based Only) Location:Remote (Must currently reside in Switzerland) Type:Full-time / Part-time Sector:Administration / Operations / Business SupportWe are an international consulting and investment group seeking a highly organized and proactiveOffice Managerto oversee administrative and operational tasks in...

  • Dynamic Office

    vor 1 Woche

    Zürich, Schweiz Future Standard Vollzeit

    A global alternative asset manager based in Zurich is seeking an Office Manager to oversee daily office operations and provide administrative support. The successful candidate will be responsible for managing office logistics, coordinating with HR, and ensuring the functionality of office equipment. Ideal applicants should have a completed commercial...

  • Office Manager

    Vor 5 Tagen

    Zürich, Schweiz Sotheby's Vollzeit

    **About Sotheby's** Established in 1744, Sotheby’s is the world’s premier destination for art and luxury. Sotheby’s promotes access to and ownership of exceptional art and luxury objects through auctions and buy-now channels including private sales, e-commerce and retail. Our trusted global marketplace is supported by an industry-leading technology...

  • Front Office Manager

    vor 1 Woche

    Zürich, Zürich, Schweiz Hotel Krone Unterstrass Vollzeit CHF 60'000 - CHF 80'000 pro Jahr

    Front Office Manager (m/w, 100%) – ohne ZimmerstundenDas ****Hotel Krone Unterstrass in Zürich verbindet moderne Stadthotellerie mit klassischer Gastfreundschaft. Nach einer umfassenden Erneuerung präsentiert sich unser Haus heute als dynamischer, zeitgemässer Betrieb mit 80 Zimmern, sieben Seminar- & Banketträumen sowie dem Restaurant differente.Zur...

  • Office Manager

    vor 2 Wochen

    Zürich, Schweiz ETH Foundation Vollzeit

    **Hier können Sie Ihr Flair für Zahlen, Prozesse und Zusammenhänge zur Geltung bringen und den wichtigen Support für eine renommierte Institution gewährleisten.** Dank der Unterstützung von Privatpersonen, Stiftungen und Unternehmen wird auch jene Forschung und Lehre möglich, die es sonst nicht gäbe: Gemeinsam mit Ihnen fördert die **ETH Zürich...

  • Office Manager*in Temporär

    vor 3 Wochen

    Zürich, Schweiz Job Impuls AG Vollzeit

    Für unseren Kunden in Zürich suchen wir eine*n Office Manager*in zur Unterstützung desbestehendeTeams.AufgabenQualifizierte Unterstützung desTeam bei allen anfallenden administrativen AufgabenOrganisation und Koordination von sämtlichen betrieblichen Belangen (Fahrzeuge, etc.)Selbstständige Organisation des Office-Managements wie zum Beispiel...

  • Office Manager*in Temporär

    vor 1 Woche

    Zürich, Schweiz Job Impuls AG Vollzeit

    Für unseren Kunden in Zürich suchen wir eine*n Office Manager*in zur Unterstützung des bestehenden Teams. Aufgaben Qualifizierte Unterstützung des Teams bei allen anfallenden administrativen Aufgaben Organisation und Koordination von sämtlichen betrieblichen Belangen (Fahrzeuge, etc.) Selbstständige Organisation des Office-Managements wie zum Beispiel...

  • Office & Ops Manager

    vor 4 Stunden

    Zürich, Schweiz Mimic Robotics Vollzeit

    mimic robotics is an early‑stage deep tech robotics & AI start‑up based in Zurich and supported by leading VCs. We give industry workers a helping hand for tedious manual labor tasks and mitigate labor shortages with a versatile automation platform. Our automation solutions, driven by dexterous robotic hands and cutting‑edge AI trained on human...

  • Office Manager*in Temporär

    vor 1 Woche

    Zürich, Schweiz Job Impuls Vollzeit

    Für unseren Kunden in Zürich suchen wir eine*n Office Manager*in zur Unterstützung des bestehende Teams. Aufgaben Qualifizierte Unterstützung des Team bei allen anfallenden administrativen Aufgaben Organisation und Koordination von sämtlichen betrieblichen Belangen (Fahrzeuge, etc.) Selbstständige Organisation des Office-Managements wie zum Beispiel...

  • Office Manager 80%

    vor 1 Woche

    Zürich, Schweiz Future Standard Vollzeit

    The Office Manager will oversee all daily office operations and provide administrative support to ensure smooth functioning of the office environment and all office logistics. THE SUCCESSFUL CANDIDATE IS EXPECTED TO: Responsibilities Serve as point of contact for visitors, employees and guests. Screen and distribute calls and correspondence and respond to...