Administrative Assistant

vor 2 Wochen

Luzern, Luzern, Schweiz Salona Consulting GmbH Vollzeit
Job Title: Junior Administrative Assistant

Company: Salona Consulting GmbH

Location: Lucerne, Switzerland

About Us: Salona Consulting GmbH is a pioneering agency specializing in assisting individuals of Croatian ancestry to reconnect with their heritage by claiming Croatian citizenship by descent. Our team is dedicated to providing exceptional support to our clients, and we are seeking a detail-oriented Junior Administrative Assistant to join our team.

Job Overview:

The Junior Administrative Assistant will play a vital role in ensuring the smooth operation of our office and daily administrative tasks. This role requires a proactive and organized individual who can provide administrative support, coordinate office activities, and assist in managing daily tasks.

Key Responsibilities:
  • General Office Support:
    • Manage office operations, including organizing office supplies and maintaining an orderly workspace.
    • Handle incoming and outgoing correspondence (emails, mail, phone calls) and direct inquiries to the appropriate team members.
    • Assist in scheduling meetings, booking appointments, and managing team calendars.
  • Document Preparation and Filing:
    • Prepare and format documents, reports, and presentations as needed.
    • Organize and maintain both physical and digital filing systems, ensuring that all documentation is properly categorized and up to date.
    • Assist in maintaining legal paperwork and contracts related to client services.
  • Client Support:
    • Provide administrative support in responding to client inquiries, helping gather required documents, and sending routine communications.
    • Assist with onboarding new clients by preparing introductory documentation and client welcome packets.
    • Track and log client interactions in the company's CRM system.
  • Data Entry and Record Keeping:
    • Input client information, project details, and other relevant data into the company's database or project management system.
    • Ensure accuracy and consistency in records, updating and correcting information as necessary.
  • Team Support:
    • Assist other team members with administrative tasks, including preparing documents for meetings, printing materials, and organizing resources.
    • Help prepare and distribute internal communication, including team meeting agendas, newsletters, and other announcements.
  • Basic Financial and Billing Tasks:
    • Assist with simple invoicing, billing, and expense tracking.
    • Help maintain records of transactions and receipts for the accounting team.
Requirements:
  • Education & Experience:
    • High school diploma or equivalent (required).
    • Administrative or office experience (preferred, but entry-level candidates are welcome).
  • Skills:
    • Strong written and verbal communication in English.
    • Knowledge of Croatian, Spanish, and/or Portuguese (a plus but not required).
    • Proficiency in Microsoft Office (Word, Excel, SharePoint, Outlook).
    • Familiarity with online collaboration tools (Zoom, Microsoft Teams, Slack).
    • Knowledge of CRM software (HubSpot) and project management tools (Scoro, Trello) (preferred but not required).
    • Excellent organizational and multitasking skills.
    • Ability to learn quickly and adapt to new tasks in a fast-paced environment.
  • Mindset for a Growing Company:
    • Comfortable working in a small, evolving company where responsibilities may shift.
    • A proactive, hands-on approach with a willingness to tackle a variety of tasks.
  • Teamwork & Flexibility:
    • Strong team player with a positive attitude.
    • Ability to work independently and propose solutions.
  • Client-Focused:
    • Excellent customer service skills with attention to detail.
    • Professionalism and discretion in handling sensitive information.
Benefits:
  • Office location in the heart of Lucerne.
  • Competitive salary.
  • Flexible work schedule (60-100%).
  • Collaborative and inclusive team culture.
  • Opportunity to work on diverse projects with international clients.

We are an equal opportunities employer and welcome applications from all qualified candidates. Please send your resume and a cover letter outlining your qualifications and explaining why you would be a great fit for Salona Consulting GmbH.

  • Administrative Assistant

    vor 2 Wochen

    Luzern, Luzern, Schweiz Universität Luzern Vollzeit

    Weiterbildungsakademie - Administrative AssistantDie Weiterbildungsakademie der Universität Luzern sucht eine motivierte und organisierte Person als Administrative Assistantin. In dieser Position werden Sie Teil eines dynamischen Teams und unterstützen die Weiterbildungsvorhaben an der Universität Luzern.AufgabenbereichAnsprechpartnerin für die...

  • Administrative Assistant

    vor 4 Wochen

    Luzern, Luzern, Schweiz Salona Consulting GmbH Vollzeit

    About Salona Consulting GmbHWe are a dynamic and growing company specializing in assisting individuals of Croatian ancestry to reconnect with their heritage by claiming Croatian citizenship by descent.Job Title: Junior Administrative AssistantWe are seeking a detail-oriented and organized Junior Administrative Assistant to join our team in Lucerne,...

  • Administrative Assistant

    vor 3 Wochen

    Luzern, Luzern, Schweiz Universität Luzern Vollzeit

    Die Weiterbildungsakademie der Universität Luzern sucht eine erfahrene Administrative Assistentin/-en für die administrative Betreuung von Weiterbildungsangeboten.AufgabenbereichAnsprechpartner/in für die administrativen Belange des Weiterbildungsangebots «MAS in Effective Leadership»Kontaktperson für Interessierte, Dozierende und...

  • Administrative Assistant

    vor 3 Wochen

    Luzern, Luzern, Schweiz Universität Luzern Vollzeit

    Die Weiterbildungsakademie der Universität Luzern sucht eine erfahrene Administrative Assistentin/-en für die administrative Betreuung von Weiterbildungsangeboten.AufgabenbereichAnsprechpartner/in für die administrativen Belange des Weiterbildungsangebots «MAS in Effective Leadership»Kontaktperson für Interessierte, Dozierende und...

  • Healthcare Administrative Specialist

    vor 3 Wochen

    Luzern, Luzern, Schweiz Klinik St. Anna Vollzeit

    Position: Medical Practice AssistantWe are seeking a committed professional to enhance our operations at Klinik St. Anna. In the role of Medical Practice Assistant, you will undertake a variety of administrative responsibilities and assist in patient care within our Nuclear Medicine department.Key Responsibilities:Coordinate patient scheduling and maintain...

  • Administrative Assistant

    vor 3 Wochen

    Luzern, Luzern, Schweiz Universität Luzern Vollzeit

    Die Weiterbildungsakademie der Universität Luzern sucht eine erfahrene Administrative Assistentin/-en, um die administrative Betreuung von Weiterbildungsangeboten zu übernehmen.AufgabenbereichAnsprechpartner/in für die administrativen Belange des Weiterbildungsangebots «MAS in Effective Leadership» (inkl. zugehöriger CAS) innerhalb der...

  • Administrative Assistant

    vor 3 Wochen

    Luzern, Luzern, Schweiz Universität Luzern Vollzeit

    Wir suchen eine motivierte und organisierte Person, die sich für die administrative Betreuung von Weiterbildungsangeboten an der Universität Luzern begeistert.AufgabenbereichAnsprechpartner/in für die administrativen Belange des Vereins «Schweizerische Richterakademie» und dessen Weiterbildungsangebot «CAS Judikative» innerhalb der...

  • Healthcare Practice Assistant

    vor 3 Wochen

    Luzern, Luzern, Schweiz Klinik St. Anna Vollzeit

    Position: Medical Practice AssistantWe are seeking a committed professional to contribute to our operations at Klinik St. Anna. In the role of Medical Practice Assistant, you will undertake a variety of administrative responsibilities alongside patient support within our Nuclear Medicine division.Key Responsibilities:Coordinate patient scheduling and...

  • Healthcare Practice Assistant

    vor 3 Wochen

    Luzern, Luzern, Schweiz Klinik St. Anna Vollzeit

    Position: Medical Practice AssistantWe are seeking a committed professional to become a part of our esteemed team at Klinik St. Anna. In the role of Medical Practice Assistant, you will undertake a variety of administrative responsibilities alongside patient care within our Nuclear Medicine department.Key Responsibilities:Coordinate patient scheduling and...

  • Assistant In-Room Dining Manager

    Vor 6 Tagen

    Luzern, Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Palace Luzern Vollzeit

    Assistant In-Room Dining ManagerWir suchen eine erfahrene Persönlichkeit, die sich auf die Koordination der In-Room Dining-Operationen spezialisiert hat. Als Assistant In-Room Dining Manager sind Sie für die Vertretung und Unterstützung des Room Service Managers verantwortlich. Sie werden die tägliche Arbeit koordinieren und sicherstellen, dass der...

  • Restaurant Manager Assistant

    vor 1 Monat

    Luzern, Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Palace Luzern Vollzeit

    Aufgaben und VerantwortlichkeitenAls Assistant Restaurant Manager sind Sie für die folgenden Aufgaben verantwortlich:Direkte Vertretung und Unterstützung des Restaurant ManagersFührung Ihres eigenen Teams sowie von reibungslosen und gastorientierten Arbeitsabläufen im Restaurant sowie in enger Zusammenarbeit mit allen Abteilungen des HausesFeedback und...

  • Restaurant Manager Assistant

    vor 1 Monat

    Luzern, Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Palace Luzern Vollzeit

    Ihre AufgabenAls Assistant Restaurant Manager sind Sie für folgende Aufgaben verantwortlich:Direkte Vertretung und Unterstützung des Restaurant ManagersFührung Ihres eigenen Teams sowie von reibungslosen und gastorientierten Arbeitsabläufen im Restaurant sowie in enger Zusammenarbeit mit allen Abteilungen des HausesFeedback und Training Ihres...

  • Restaurant Manager Assistant

    vor 1 Tag

    Luzern, Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Palace Luzern Vollzeit

    Aufgaben und VerantwortlichkeitenAls Assistant Restaurant Manager sind Sie für die folgenden Aufgaben verantwortlich:Direkte Vertretung und Unterstützung des Restaurant-ManagersFührung Ihres eigenen Teams sowie von reibungslosen und gastorientierten Arbeitsabläufen im Restaurant sowie in enger Zusammenarbeit mit allen Abteilungen des HausesFeedback und...

  • Assistant In-Room Dining Manager

    vor 4 Wochen

    Luzern, Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Palace Luzern Vollzeit

    Assistant In-Room Dining ManagerWir suchen eine erfahrene Persönlichkeit, die sich für die Herausforderung als Assistant In-Room Dining Manager begeistern kann. In dieser Rolle werden Sie Teil unseres Teams im Mandarin Oriental Palace Luzern und werden sich um die tägliche Arbeit im In-Room Dining Bereich kümmern.Aufgaben und...

  • Assistant In-Room Dining Manager

    vor 2 Wochen

    Luzern, Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Palace Luzern Vollzeit

    Assistant In-Room Dining ManagerWir suchen eine erfahrene Persönlichkeit, die sich für die Herausforderung als Assistant In-Room Dining Manager begeistern kann. In dieser Rolle werden Sie Teil unseres Teams im Mandarin Oriental Palace Luzern und werden sich um die tägliche Arbeit im In-Room Dining Bereich kümmern.Aufgaben und...

  • Administrative Assistant

    vor 1 Woche

    Luzern, Luzern, Schweiz Universität Luzern Vollzeit

    Die Weiterbildungsakademie der Universität Luzern sucht eine motivierte und organisierte Person, um unsere Weiterbildungsangebote zu unterstützen.AufgabenbereichUnterstützung bei der Planung und Durchführung von WeiterbildungsangebotenKoordination der Zusammenarbeit mit dem Sekretariat der Universität NeuchâtelKontaktperson für Interessierte,...

  • Assistant In-Room Dining Manager

    vor 1 Tag

    Luzern, Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Palace Luzern Vollzeit

    Ihre AufgabenAls Assistant In-Room Dining Manager sind Sie für folgende Aufgaben verantwortlich:Vertretung und Unterstützung des Room Service ManagersCoordination der täglichen Arbeit und Gewährleistung eines reibungslosen und gästeorientierten Arbeitsablaufs in enger Zusammenarbeit mit allen Abteilungen des HausesPünktliche Lieferung der...

  • Restaurant Manager Assistant

    vor 3 Wochen

    Luzern, Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Palace Luzern Vollzeit

    Assistant Restaurant ManagerWir suchen einen erfahrenen und motivierten Assistant Restaurant Manager, der unsere Gäste mit erstklassigem Service begeistern kann.Aufgaben und VerantwortlichkeitenDie direkte Vertretung und Unterstützung des Restaurant ManagersDie Führung des eigenen Teams und die Sicherstellung von reibungslosen Arbeitsabläufen im...

  • Supply Chain Assistant

    Vor 4 Tagen

    Luzern, Luzern, Schweiz Pilatus Aircraft Ltd Vollzeit

    Supply Chain AssistantWir suchen einen motivierten und engagierten Supply Chain Assistant, der sich in unserer dynamischen und internationalen Organisation einbringen möchte. Als wichtiger Teil unseres Teams unterstützt er den VP Supply Chain bei der Verwaltung von Terminen und Pendenzen sowie bei der Bearbeitung von Supply...

  • Supply Chain Assistant

    vor 8 Stunden

    Luzern, Luzern, Schweiz Pilatus Aircraft Ltd Vollzeit

    Supply Chain AssistantWir suchen einen motivierten und engagierten Supply Chain Assistant, der Teil unseres Teams bei Pilatus Aircraft Ltd wird.AufgabenVerantwortlich für das anspruchsvolle Termin- und Pendenzenmanagements des VPs und des Managements der Supply ChainBearbeitung und Erstellung von Adressaten gerechten Präsentationen, Dokumenten, Protokollen...