Administrative Assistant

vor 1 Tag

Luzern, Luzern, Schweiz Salona Consulting GmbH Vollzeit
About Salona Consulting GmbH

We are a dynamic and growing company specializing in assisting individuals of Croatian ancestry to reconnect with their heritage by claiming Croatian citizenship by descent.

Job Title: Junior Administrative Assistant

We are seeking a detail-oriented and organized Junior Administrative Assistant to join our team in Lucerne, Switzerland.

Key Responsibilities:
  • General Office Support:
    • Manage office operations, including organizing office supplies and maintaining an orderly workspace.
    • Handle incoming and outgoing correspondence and direct inquiries to the appropriate team members.
    • Assist in scheduling meetings, booking appointments, and managing team calendars.
  • Document Preparation and Filing:
    • Prepare and format documents, reports, and presentations as needed.
    • Organize and maintain both physical and digital filing systems, ensuring that all documentation is properly categorized and up to date.
    • Assist in maintaining legal paperwork and contracts related to client services.
  • Client Support:
    • Provide administrative support in responding to client inquiries, helping gather required documents, and sending routine communications.
    • Assist with onboarding new clients by preparing introductory documentation and client welcome packets.
    • Track and log client interactions in the company's CRM system.
  • Data Entry and Record Keeping:
    • Input client information, project details, and other relevant data into the company's database or project management system.
    • Ensure accuracy and consistency in records, updating and correcting information as necessary.
  • Team Support:
    • Assist other team members with administrative tasks, including preparing documents for meetings, printing materials, and organizing resources.
    • Help prepare and distribute internal communication, including team meeting agendas, newsletters, and other announcements.
  • Basic Financial and Billing Tasks:
    • Assist with simple invoicing, billing, and expense tracking.
    • Help maintain records of transactions and receipts for the accounting team.
Requirements:
  • Education & Experience:
    • High school diploma or equivalent (required).
    • Administrative or office experience (preferred, but entry-level candidates are welcome).
  • Skills:
    • Strong written and verbal communication in English.
    • Knowledge of Croatian, Spanish, and/or Portuguese (a plus but not required).
    • Proficiency in Microsoft Office (Word, Excel, SharePoint, Outlook).
    • Familiarity with online collaboration tools (Zoom, Microsoft Teams, Slack).
    • Knowledge of CRM software (HubSpot) and project management tools (Scoro, Trello) (preferred but not required).
    • Excellent organizational and multitasking skills.
    • Ability to learn quickly and adapt to new tasks in a fast-paced environment.
  • Mindset for a Growing Company:
    • Comfortable working in a small, evolving company where responsibilities may shift.
    • A proactive, hands-on approach with a willingness to tackle a variety of tasks.
  • Teamwork & Flexibility:
    • Strong team player with a positive attitude.
    • Ability to work independently and propose solutions.
  • Client-Focused:
    • Excellent customer service skills with attention to detail.
    • Professionalism and discretion in handling sensitive information.
Benefits:
  • Office location in the heart of Lucerne.
  • Competitive salary.
  • Flexible work schedule.
  • Collaborative and inclusive team culture.
  • Opportunity to work on diverse projects with international clients.

We thank all applicants for their interest in Salona Consulting, but only those selected for an interview will be contacted.

  • Administrative Support Specialist

    vor 3 Wochen

    Luzern, Luzern, Schweiz Swisslinx Vollzeit

    Job Summary:Swisslinx is seeking an experienced Executive Assistant to provide high-level administrative and strategic support to our leadership team. As a key member of our team, you will be responsible for overseeing complex schedules, coordinating meetings, and ensuring thorough preparation and follow-up for all engagements.Key Responsibilities:Manage and...

  • Administrative Liaison

    vor 3 Wochen

    Luzern, Luzern, Schweiz Swisslinx Vollzeit

    Job Summary:We are seeking an experienced Executive Support Specialist to provide high-level administrative and strategic support to our leadership team at Swisslinx. As a key member of our team, you will be responsible for overseeing and managing complex schedules, coordinating meetings, and ensuring thorough preparation and follow-up for all...

  • Controlling Assistant

    vor 2 Wochen

    Luzern, Luzern, Schweiz Kanton Luzern Vollzeit

    {"h1": "Controlling Assistant bei Kanton Luzern", "p": "Wir suchen eine motivierte und engagierte Person, die sich in der Finanzplanung und -steuerung auskennt und sich für die Zukunft des Kantons Luzern einsetzen möchte. Als Controlling Assistant werden Sie Teil des Finanzdepartements und unterstützen das Controlling-Team bei der Planung, Koordination...

  • Restaurant Manager Assistant

    Vor 7 Tagen

    Luzern, Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Palace Luzern Vollzeit

    Aufgaben und VerantwortlichkeitenAls Assistant Restaurant Manager sind Sie für die folgenden Aufgaben verantwortlich:Direkte Vertretung und Unterstützung des Restaurant ManagersFührung Ihres eigenen Teams sowie von reibungslosen und gastorientierten Arbeitsabläufen im Restaurant sowie in enger Zusammenarbeit mit allen Abteilungen des HausesFeedback und...

  • Restaurant Manager Assistant

    Vor 3 Tagen

    Luzern, Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Palace Luzern Vollzeit

    Ihre AufgabenAls Assistant Restaurant Manager sind Sie für folgende Aufgaben verantwortlich:Direkte Vertretung und Unterstützung des Restaurant ManagersFührung Ihres eigenen Teams sowie von reibungslosen und gastorientierten Arbeitsabläufen im Restaurant sowie in enger Zusammenarbeit mit allen Abteilungen des HausesFeedback und Training Ihres...

  • Restaurant Manager Assistant

    vor 2 Wochen

    Luzern, Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Palace Luzern Vollzeit

    {"h1": "Assistant Restaurant Manager - Herausforderung und Karrierechancen"} Wir suchen einen erfahrenen und motivierten Assistant Restaurant Manager, der sich für Herausforderungen und Karrierechancen in der Hotellerie begeistert. Als Teil unseres Teams im Mandarin Oriental Palace Luzern werden Sie die Möglichkeit haben, Ihre Fähigkeiten zu entwickeln...

  • Restaurant Manager Assistant

    vor 2 Wochen

    Luzern, Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Palace Luzern Vollzeit

    {"h1": "Assistant Restaurant Manager - Herausforderung und Karrierechancen"} Wir suchen einen erfahrenen und motivierten Assistant Restaurant Manager, der sich für Herausforderungen und Karrierechancen in der gehobenen Hotellerie begeistert. Verantwortlichkeiten Direkte Vertretung und Unterstützung des Restaurant Managers Führung Ihres eigenen Teams...

  • Restaurant Manager Assistant

    Vor 5 Tagen

    Luzern, Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Palace Luzern Vollzeit

    Assistant Restaurant ManagerWir suchen einen erfahrenen und motivierten Assistant Restaurant Manager, der sich für die Herausforderung unseres Mandarin Oriental Palace Luzern-Teams begeistert hat.Aufgaben und VerantwortlichkeitenUnterstützung des Restaurant-Managers und Führung des eigenen TeamsReibungslose und gastorientierte Arbeitsabläufe im...

  • Assistant Executive Housekeeper

    vor 3 Wochen

    Luzern, Luzern, Schweiz Joker Personal AG Vollzeit

    JobbeschreibungWir suchen eine erfahrene Housekeeping-Managerin für unsere Hotelgruppe in der Region Zentralschweiz. Als Assistant Executive Housekeeper sind Sie verantwortlich für die Planung, Steuerung und Kontrolle der administrativen und operativen Abläufe im Housekeeping.HauptraumverantwortungHygiene und Sicherheit: Sie sind für die Sicherstellung...

  • Assistant Executive Housekeeper

    vor 2 Wochen

    Luzern, Luzern, Schweiz Joker Personal AG Vollzeit

    JobbeschreibungWir suchen eine erfahrene Housekeeping-Managerin für unsere Hotelgruppe in der Region Zentralschweiz. Als Assistant Executive Housekeeper sind Sie verantwortlich für die Planung, Steuerung und Kontrolle der administrativen und operativen Abläufe im Housekeeping.HauptraumPlanung und Steuerung: Sie entwickeln und implementieren Strategien...

  • Production Planning Assistant

    vor 3 Wochen

    Luzern, Luzern, Schweiz Michael Page Vollzeit

    Job SummaryWe are seeking a highly skilled and organized Production Planning Assistant to join our team at Michael Page. As a key member of our Supply Chain team, you will play a critical role in supporting the planning and execution of our production operations.Key ResponsibilitiesProduction Planning and Control: Assist in the development and implementation...

  • Restaurant Manager Assistant

    Vor 6 Tagen

    Luzern, Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Palace Luzern Vollzeit

    Ihre HerausforderungWir suchen einen erfahrenen Assistant Restaurant Manager, der unsere Gäste mit erstklassigem Service begeistern kann.Ihre AufgabenDie direkte Vertretung und Unterstützung des Restaurant ManagersDie Führung Ihres eigenen Teams sowie von reibungslosen und gastorientierten Arbeitsabläufen im Restaurant sowie in enger Zusammenarbeit mit...

  • Assistant In-Room Dining Manager

    vor 2 Wochen

    Luzern, Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Palace Luzern Vollzeit

    Assistant In-Room Dining ManagerWir suchen eine erfahrene Persönlichkeit, die sich auf die Koordination von Room Service und die Gewährleistung eines reibungslosen Arbeitsablaufs konzentriert.AufgabenVertretung und Unterstützung des Room Service ManagersCoordination der täglichen Arbeit und Gewährleistung eines reibungslosen und gästeorientierten...

  • Assistant In-Room Dining Manager

    vor 3 Wochen

    Luzern, Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Palace Luzern Vollzeit

    Beschreibung der PositionWir suchen eine erfahrene Person, die als Assistant In-Room Dining Manager bei unserem Mandarin Oriental Palace Luzern Team tätig sein wird.Aufgaben und VerantwortlichkeitenVertretung und Unterstützung des Room Service ManagersCoordination der täglichen Arbeit und Gewährleistung eines reibungslosen und gästeorientierten...

  • Assistant In-Room Dining Manager

    Vor 7 Tagen

    Luzern, Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Palace Luzern Vollzeit

    JobbeschreibungWir suchen eine erfahrene Person, die sich auf die Verwaltung von Room Service-Operationen spezialisiert hat. Als Assistant In-Room Dining Manager sind Sie für die Koordination der täglichen Arbeit und die Gewährleistung eines reibungslosen und gästeorientierten Arbeitsablaufs verantwortlich.AufgabenVertretung und Unterstützung des Room...

  • Assistant In-Room Dining Manager

    Vor 6 Tagen

    Luzern, Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Palace Luzern Vollzeit

    Job DescriptionWir suchen eine erfahrene Person für die Position des Assistant In-Room Dining Managers im Mandarin Oriental Palace Luzern.AufgabenVertretung und Unterstützung des Room Service ManagersCoordination der täglichen Arbeit und Gewährleistung eines reibungslosen und gästeorientierten Arbeitsablaufs in enger Zusammenarbeit mit allen Abteilungen...

  • Assistant In-Room Dining Manager

    vor 2 Wochen

    Luzern, Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Palace Luzern Vollzeit

    Beschreibung der PositionWir suchen eine erfahrene Person, die sich auf die Verwaltung der In-Room Dining-Operationen spezialisiert hat. Als Assistant In-Room Dining Manager werden Sie Teil unseres Teams im Mandarin Oriental Palace Luzern und werden sich auf die Koordination der täglichen Arbeit und die Gewährleistung eines reibungslosen und...

  • Administrative Assistant for Examinations

    vor 3 Wochen

    Luzern, Luzern, Schweiz Universität Luzern Vollzeit

    AufgabenbereichPlanung, Organisation und Durchführung von PrüfungssessionenKoordination und Abrechnung von PrüfungsaufsichtspersonenEinholung und Verbuchung von NotenPlanung und Durchführung von PrüfungseinsichtenAusstellung von Notenbescheiden, Zeugnissen und DiplomenUnterstützung von Studierenden in PrüfungsangelegenheitenUnterstützung und Beratung...

  • Executive Assistant to the CEO at a Prestigious Investment Firm

    vor 3 Wochen

    Luzern, Luzern, Schweiz Swisslinx Vollzeit

    About the RoleWe are seeking a highly skilled and professional Executive Assistant to support the CEO of a prestigious Investment Firm located in a scenic city. This is an exceptional opportunity for an individual who excels in providing executive support and is committed to maintaining the highest standards of discretion and professionalism.Key...

  • Assistant In-Room Dining Manager

    vor 3 Wochen

    Luzern, Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Palace Luzern Vollzeit

    **Überblick**Wir suchen einen erfahrenen Assistant In-Room Dining Manager für unser Mandarin Oriental Palace Luzern Team.**Aufgaben und Verantwortlichkeiten**Vertretung und Unterstützung des Room Service ManagersCoordination der täglichen Arbeit und Gewährleistung eines reibungslosen und gästeorientierten Arbeitsablaufs in enger Zusammenarbeit mit...