Office Manager

Vor 7 Tagen

Zurich, Schweiz Waelti Partners Vollzeit

Für unsere Klientin, ein kleineres, spezialisiertes Dienstleistungsunternehmen mit Sitz im Zentrum von Zürich, suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine(n) „Office Manager (100%)“. Die Vakanz wird wie folgt beschrieben (leicht bearbeitete Version der Job Description):
**Aufgabengebiete**:

- Berichterstattung an die Geschäftsleitung und Verantwortung für die administrative Unterstützung eines Unternehmens, welches Compliance-Dienstleistungen an Schweizer Klientinnen wie Vermögensverwalterinnen und andere Finanzdienstleisterinnen erbringt
- Allgemeine administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsleitung und teilweise der anderen Mitarbeitenden des Unternehmens, inkl. Vorbereitung von anspruchsvollen Korrespondenzen, Berichten, Präsentationen, Tabellen und Projektplänen. Sicherstellung eines reibungslosen und effizienten Ablaufs der Tätigkeiten des Unternehmens
- Administrative Unterstützung von gesellschafts
- und vertragsrechtlichen Vorgängen, inkl. Handelsregister. Führen einer elektronischen und physischen Ablage für Verträge, Bewilligungen, interne Weisungen, Policies und andere rechtlich relevante Dokumente
- Vorbereitung, Prüfung und Veröffentlichung von (Presse-) Mitteilungen und Marketingmassnahmen, inkl. Bereitstellung und laufende Aktualisierung von Content für Webseite und Social Media
- Organisation von Geschäftsreisen, Events und Pressekonferenzen
- Unterstützung der internen Buchhaltung, inkl. Verarbeitung von Stundenrapporten und Spesenrechnungen, Vorbereitung von Rechnungen und Prüfung von Lieferantenrechnungen
- Planung und Unterstützung von Geschäftsleitungs
- und VR-Sitzungen sowie Generalversammlungen, inkl. Vorbereitung, Bearbeitung und Ablage der entsprechenden Dokumentationen, Protokolle und Korrespondenzen
- Unterstützung von HR-Prozessen, inkl. Onboarding, Mitarbeiterbeteiligung, Absenzen, Ferienplanung
- Unterstützung von internen Projekten
- Koordination der Tätigkeiten mit einer Kollegin

**Anforderungen**:

- Kaufmännische Lehre oder vergleichbarer Abschluss und Berufserfahrung, idealerweise ergänzt mit einer Zusatzausbildung wie z. B. Direktionsassistent(in) mit eidg. Fachausweis
- Einige Jahre Berufserfahrung, welche in einem Legal & Compliance-Umfeld wie z. B. bei einem Finanzinstitut, einer Anwaltskanzlei, einem anderen Beratungsunternehmen oder einer (externen) Vermögensverwaltung oder Fondsleitung erworben wurde. Kenntnisse in den Bereichen CH-Finanzmarktgesetzgebung wie FIDLEG und FINIG, Gesellschafts
- und allgemeines Vertragsrecht und/oder Risk Management wären von Vorteil
- Sehr gute Deutsch
- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (je mind. Niveau C1). Zusätzliche Sprachkenntnisse in Französisch, Italienisch, Spanisch oder Russisch wären von Vorteil
- Selbständige, gut organisierte, strukturierte, lösungsorientierte und proaktive Arbeitsweise; Setzen von adäquaten Prioritäten und hohe Belastbarkeit
- Gute Anwenderkenntnisse in MS Office, inkl. Word, Excel und PowerPoint; eine gewisse IT-Affinität wäre von Vorteil
- Dienstleistungsorientierte, teamfähige Persönlichkeit
- Ausgeprägte Diskretion und Loyalität; Fähigkeit, mit heiklen und vertraulichen Informationen umzugehen
- Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten mit internen und externen Ansprechpartnern auf allen Stufen, wie auch in interdisziplinären Teams
- Freude an einem engen Austausch im Compliance & Risk Management-Team und mit internen und externen, z. T. international vernetzten Stakeholdern, welche in einem unternehmerischen und dynamischen Umfeld arbeiten
- Initiative, engagierte, zuverlässige und unternehmerisch denkende Persönlichkeit, die gerne Verantwortung übernimmt und einen aktiven Beitrag zum Erfolg des Unternehmens leisten möchte
- EU/EFTA-Staatsangehörigkeit und Wohnsitz innerhalb eines pendelbaren Umkreises von Zürich

Arbeitsort: Zürich

  • Translation Manager

    vor 4 Wochen

    Zurich, Schweiz Communications Office UZH Vollzeit

    Communications Office UZH_ **Translation Manager** **60-80 % **:The University of Zurich (UZH) is an internationally renowned higher education institution and one of Europe's leading research universities. The Communications Office of the university is seeking a translation manager to support its English-language communication channels and manage and...

  • Office Manager

    vor 2 Monaten

    Zurich, Schweiz Tiger Recruitment Ltd Vollzeit

    **Office Manager** **Overview** We are looking for a German and English speaking Office Manager/ Assistant to ensure the smooth and efficient running of a busy office based in Central Zurich **Responsibilities**: - Assisting the busy office to run smoothly by helping to schedule appointments, meet & greet customers and ensure the working environment is...

  • Office & Facilities Manager

    Vor 4 Tagen

    Zurich, Schweiz Helvetica Partners Vollzeit

    We are currently looking on behalf of one of our important clients for an Office & Facilities Manager in Zurich Canton. This role is on a contracting basis for 12 months with the possibility of extension. Your Role: - Hold responsibility for the Management & Operations of an office environment (approx. 25 employees), ensuring it is clean, safe, productive,...

  • Office Manager/in

    vor 2 Wochen

    Zurich, Schweiz Volkswirtschaftsdirektion Vollzeit

    Generalsekretariat **Office Manager/in 80 - 100%**: Für unsere Abteilung Digitale Transformation und Organisation (DTO) suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine/n Office Manager/in als tatkräftige Unterstützung! **Deine Aufgaben**: - Betreuung und Koordination der Eingangsfenster sämtlicher DTO Services - Triage von Aufträgen zuhanden der...

  • Office Manager

    vor 3 Wochen

    Zurich, Schweiz Seervision Vollzeit

    **About Seervision**: We are currently seeking a proactive and highly organized Office Manager to join our team part time (40-60%) in Zurich. As the Office Manager at Seervision, you will play a crucial role in ensuring the smooth functioning of our offices in both Zurich and Athens. You will be responsible for overseeing various administrative tasks,...

  • Assistant Manager Itcs

    vor 2 Wochen

    Zurich, Schweiz Regional Office - EAME Vollzeit

    Summary **We open doors.** **At Hyatt, there’s a home for every stage of your career.** We nurture curiosity, helping you to learn new skills that support your personal and professional development. Chart your own journey by venturing into new roles, different brands and international opportunities. Here, doors are meant to be opened and horizons...

  • Office Manager

    vor 2 Wochen

    Zurich, Schweiz Sygnum Vollzeit

    **About Us** Sygnum is the world’s first bank for digital assets, founded in Switzerland and Singapore, and operating globally. We make digital assets bankable, secure, and convenient, empowering our clients to invest in the digital asset economy with complete trust. Sygnum’s diverse and talented team of banking, investment and DLT (Distributed Ledger...

  • Office Manager

    vor 4 Wochen

    Zurich, Schweiz FE fundinfo Vollzeit

    **FE fundinfo** is a global leader in investment fund data and technology. We are proud of our vast, diverse, and highly skilled team, who help to make our industry Better Connected and Better Informed. Our HR & Office Management function centralises around the safety, development and engagement of our People across all of our office locations. We define...

  • Office Manager

    vor 4 Wochen

    Zurich, Schweiz FE fundinfo Vollzeit

    **FE fundinfo** is a global leader in investment fund data and technology. We are proud of our vast, diverse, and highly skilled team, who help to make our industry Better Connected and Better Informed. Our HR & Office Management function centralises around the safety, development and engagement of our People across all of our office locations. We define...

  • Communications- Und Office Manager

    Vor 7 Tagen

    Zurich, Schweiz ESSENCE RELATIONS AG Vollzeit

    **Wir suchen per sofort "Communications - und Office Manager (80-100%)"** Als Communications - und Office Manager spielen Sie eine Schlüsselrolle bei der Umsetzung strategischer und kreativer Projekte. Sie entlasten den CEO und das Team von Strategieexperten gezielt. Sie managen die Kommunikation von uns und unseren Kunden und vermitteln dadurch...

  • Office Manager

    vor 2 Wochen

    Zurich, Schweiz Crypto Finance AG Vollzeit

    The Crypto Finance Group - comprising two FINMA-regulated financial institutions and part of Deutsche Börse Group - offers professional digital asset solutions. This includes one of the first FINMA-approved securities firms with 24/7 brokerage services, custody, infrastructure, and tokenisation solutions for financial institutions, as well as the first...

  • Office Manager

    vor 2 Wochen

    Zurich, Schweiz Barry Callebaut Vollzeit

    Office Manager **Location**:Zurich, ZH, CH, 8005At Barry Callebaut, we are on a journey to transform the cocoa and chocolate industry. As the world’s leading manufacturer of high-quality chocolate and cocoa products, our actions truly shape the future of our industry. We are a business-to-business company, serving the entire food sector, from the cocoa...

  • Office Manager

    vor 1 Monat

    Zurich, Schweiz headcount AG Vollzeit

    Office Manager & Administrative AssistantLocation: ZurichStart: ASAPDuration: 3-6 months (a permanent position is very likely after this period).Workload: 100%Our client, a pioneering Biotech startup headquartered in Zurich, seeks an adept Office Manager & Administrative Assistant to provide support to the management team. This pivotal role encompasses HR,...

  • Office Manager

    vor 4 Wochen

    Zurich, Schweiz headcount AG Vollzeit

    Office Manager & Administrative AssistantLocation: ZurichStart: ASAPDuration: 3-6 months (a permanent position is very likely after this period).Workload: 100%Our client, a pioneering Biotech startup headquartered in Zurich, seeks an adept Office Manager & Administrative Assistant to provide support to the management team. This pivotal role encompasses HR,...

  • International Account Manager

    vor 2 Monaten

    Zurich, Schweiz BOX OFFICE AGENCY Vollzeit

    BOX OFFICE AGENCY a consulting agency (based in Paris) is looking for one of his client based in switzerland in Zurich: a global creative agency for advertising, with a wordwide implementation, PR, branding and all types of classic and digital communication.. A specialized health team consisting of several account managers, medical writers, PR and digital...

  • Office Manager, 100%

    vor 2 Wochen

    Zurich, Schweiz Yakoubi Associates Vollzeit

    Im Auftrag unseres Kunden, einem internationalem Asset Manager mit Büros in Zürich und Malta, suchen wir auf den nächstmöglichen Zeitpunt eine/-n Office Manager. Aufgaben - Sie planen und organisieren internationale Geschäftsreisen und koordinieren Kundentreffen und Teamveranstaltungen - Zudem unterstützen Sie die Geschäftsleitung bei administrativen...

  • Office Manager/in

    vor 4 Wochen

    Zurich, Schweiz Mazars Vollzeit

    (80-100%) Über diese Stelle Deine Leidenschaft ist unser wertvollstes Gut! Dich erwartet ein dynamisches, stark wachsendes Team sowie ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet. Werde Teil unserer Erfolgsgeschichte und gestalte die Zukunft von Mazars mit. Wir suchen Dich als Office Manager. Wir freuen uns, Dich kennenzulernen. Deine Aufgabe - Teamleitung...

  • Office Manager in

    vor 3 Wochen

    Zurich, Schweiz MACH Architektur GmbH Vollzeit

    MACH ist ein international tätiges Büro für Architektur und Interior Design in Zürich. Seit der Gründung im Jahre 2000 hat MACH zahlreiche Projekte für Kunden wie Andermatt Swiss Alps, das Bundesamt für Bauten und Logistik, Raiffeisen, IWC Schaffhausen und private Kunden realisiert. Wir haben langjährige Erfahrung im Entwurf und in der Planung von...

  • Office Manager

    vor 4 Wochen

    Zurich, Schweiz Macquarie Group Limited Vollzeit

    We are a multicultural team providing general administrative support to executives in Shipping Finance, within Macquarie's Commodities and Global Markets desk. At Macquarie, we are working to create lasting value for our communities, our clients and our people. We are a global financial services group operating in 34 markets and with 54 years of unbroken...

  • Office Manager

    vor 2 Monaten

    Zurich, Schweiz Tiger Recruitment Ltd Vollzeit

    **Office Manager - EN / DE - 60-80%** **Overview** We are looking for an Office Manager to oversee the day to day running of the Zurich office of an international provider to the Technology industry. The role will be based in Zurich and has a workload of 60-80% **Main responsibilities** - Supporting the Management team with all Administrative tasks...