Office Assistant

vor 3 Wochen

Bern, Schweiz VSL Vollzeit

VSL, filiale de Bouygues Construction, exerce dans le monde entier, dans 4 grands domaines d'activité : le cœur de métier, issu des innovations techniques brevetés par VSL (précontrainte, haubans, murs renforcés, levage lourd), la construction de ponts, les fondations spéciales et géotechniques, le positionnement sur les marchés stratégiques et le développement technique tout au long du cycle de vie des projets. Nous sommes engagés en faveur de la diversité et ouverts à tous les talents.

What’s the team like?
VSL is an international specialty construction company with a global presence. The main objective of our Finance, Controlling & admin team in Bern/Switzerland is to support our internal partners with financial knowledge and to oversee the budget controls for our various projects. We believe that preserving our built environment is a critical approach to reducing the carbon footprint of the infrastructure sector, and we see innovative engineering and high-quality execution as key to this. Together, we work in a multidisciplinary environment to improve our technologies and develop new, differentiating solutions. Our engineering teams combine the knowledge and experience of civil engineers, mechanical engineers, and data scientists. We work with multinational teams and strive to strongly promote diversity.
How will you make an impact?
VSL Switzerland is looking for a new Office Assistant in order to manage office administration in the Bern. Your main tasks will be:
Office Management
Tracking and ordering small office equipment
**Follow up on company cars**: leasing contracts, fuel cards, car insurance, speed fines
Logistic preparation for new starters with the manager (material, desk, IT access)
Support IT
Ordering, monitoring and managing stock of IT equipment and Swisscom subscriptions
Managing access to groupie and the group directory
Communication and Special events
Yearly events organization (Spring, Autumn events and Christmas Party)
Preparing and publishing Website / Intranet communication
Organizing guest visits and welcoming visitors
Liaising with reception to request any catering, booking meeting rooms or registering visitors
Finance
Purchase order creation and follow up
Invoice allocation and clearance
Checking and opening vendor accounts in the system
Provide support on other tasks upon request of manager
Who are we looking for?
Proven experience as an administrative assistant or office admin assistant
Proficiency in MS Office (MS Excel and MS PowerPoint, in particular), SAP knowledge an advantage
Excellent time management skills and ability to prioritize work
Attention to detail and problem-solving skills
Excellent written and verbal communication skills
English and German fluent (French is a major plus)

  • Office Assistant

    Vor 5 Tagen

    Bern, Bern, Schweiz VSL Vollzeit

    VSL, filiale de Bouygues Construction, exerce dans le monde entier, dans 4 grands domaines d'activité : le cœur de métier, issu des innovations techniques brevetés par VSL (précontrainte, haubans, murs renforcés, levage lourd), la construction de ponts, les fondations spéciales et géotechniques, le positionnement sur les marchés stratégiques et le...

  • Executive Assistant to Hm Ambassador

    vor 1 Woche

    Bern, Schweiz Foreign & Commonwealth Office Vollzeit

    Job Description (Roles and Responsibilities) 1 The British Embassy in Berne is part of a worldwide network, representing British political, economic and consular interests overseas and is now looking for an **Executive Assistant to His Majesty’s Ambassador**. The Executive Assistant plays a key role in the Embassy, supporting the Ambassador in his...

  • Executive Assistant to Hm Ambassador

    Vor 5 Tagen

    Bern, Bern, Schweiz Foreign & Commonwealth Office Vollzeit

    Job Description (Roles and Responsibilities)The British Embassy in Berne is part of a worldwide network, representing British political, economic and consular interests. We are currently recruiting for an Executive Assistant to His Majesty's Ambassador.**The Executive Assistant plays a key role in the Embassy, supporting the Ambassador in his leadership of...

  • Office & Management Assistant

    vor 4 Wochen

    Bern, Schweiz Bringme Vollzeit

    ✔Nauwkeuring ✔ Enthousiast ✔Plantrekker **_ Phished_**_ helpt bedrijven om hun medewerkers op te leiden op vlak van cybersecurity. In amper twee jaar tijd bouwden we een portefeuille uit van meer dan 1000 klanten. De virtuele receptionist en digitale conciërge van ons partnerbedrijf _**_Bringme_**_ veroveren de markt in sneltempo. Zodat we...

  • Office & Management Assistant

    Vor 5 Tagen

    Bern, Bern, Schweiz Bringme Vollzeit

    Nauwkeuring Enthousiast Plantrekker**_ Phished_**_ helpt bedrijven om hun medewerkers op te leiden op vlak van cybersecurity. In amper twee jaar tijd bouwden we een portefeuille uit van meer dan 1000 klanten. De virtuele receptionist en digitale conciërge van ons partnerbedrijf _**_Bringme_**_ veroveren de markt in sneltempo. Zodat we tegenwoordig onze...

  • Administrative Assistant

    vor 1 Woche

    Bern, Schweiz Proclinical AG Vollzeit

    Proclinical AG is currently seeking a dedicated and detail-oriented individual to join our clients team as an **Administrative Assistant**. This is a **12 Month Contract **with the possibility to extend. **Responsibilities**: - Provide high-quality administrative support to executives and teams. - Serve as the primary point of contact for administrative,...

  • Personal Assistant

    Vor 5 Tagen

    Bern, Bern, Schweiz Aequor Consulting GmbH Vollzeit

    Lieben auch Sie Veränderungen und möchten die Zukunft eines der weltweit führenden Beratungsunternehmen mitgestalten? Dann sind Sie bei unserem Kunden absolut richtig Bewerben Sie sich jetzt für die Position als Personal Assistant / Team Assistant (m/w/d) am Standort Bern und wirken Sie mit.**Aufgabenbereich**- Sie unterstützen einen Partner und das...

  • Personal / Administrative Assistant

    vor 2 Monaten

    Bern, Schweiz Swisslinx Vollzeit

    We are assisting one of our trusted clients, a leading multinational consulting firm, in their search for a Personal / Administrative Assistant to strengthen the team based in Basel or Bern. This role would be part of the assurances team where you would be supporting a wide range of stakeholders in a variety of tasks. Your responsibilities: - Representing...

  • Project Assistant

    vor 2 Wochen

    Bern, Schweiz Robert Half Vollzeit

    **Project Assistant (m/w/d) **gesucht** - Für unseren Kunden, mit dem Sitz in Bern suchen wir ab sofort einen Project Assistant (w/m/d). Bei der Position handelt es sich um eine direkte Festanstellung bei unserem Kunden. Die Betreuung und Vermittlung sowie alle unsere weiteren Serviceleistungen sind für Sie als Bewerber kostenfrei. **Ihre Aufgaben als...

  • Personal Assistant

    vor 3 Wochen

    Bern, Schweiz Aequor Consulting GmbH Vollzeit

    Lieben auch Sie Veränderungen und möchten die Zukunft eines der weltweit führenden Beratungsunternehmen mitgestalten? Dann sind Sie bei unserem Kunden absolut richtig! Bewerben Sie sich jetzt für die Position als Personal Assistant / Team Assistant (m/w/d) am Standort Bern und wirken Sie mit. **Aufgabenbereich** - Sie unterstützen einen Partner und das...

  • Personal Assistant

    Vor 5 Tagen

    Bern, Bern, Schweiz Aequor Consulting GmbH Vollzeit

    Lieben auch Sie Veränderungen und möchten die Zukunft eines der weltweit führenden Beratungsunternehmen mitgestalten? Dann sind Sie bei unserem Kunden absolut richtig Bewerben Sie sich jetzt für die Position als Personal Assistant / Team Assistant (m/w/d) am Standort Bern und wirken Sie mit.**Aufgabenbereich**- Sie unterstützen und entlasten ein...

  • Front Office Supervisor

    vor 2 Monaten

    Region Bern, Schweiz Grand Hotel Victoria-Jungfrau AG Vollzeit

    Ihr Aufgabenbereich lautet:Zusammen mit dem Front Office Manager, dem Assistant Front Office Manager und Ihrem Team übernehmen Sie die Gastgeberfunktion im Bereich des Front Office und betreuen unsere Gäste mit Charme und Herzlichkeit während des gesamten Aufenthaltes Operative und administrative Unterstützung in allen Schichten; in enger Zusammenarbeit...

  • Administrative Assistant

    vor 4 Wochen

    Bern, Schweiz We make it Vollzeit

    Beschreibung: We make it GmbH is a nationally active company in Switzerland with a high level of expertise in the field of personnel services thanks to many years of successful experience. Concentration of placement activities on the core areas of industry, technology, office/administration, engineering, pharmaceuticals and IT. We make it GmbH places the...

  • Médecin-assistante / médecin-assistant (80-100%)

    vor 3 Wochen

    Bern, Bern, Schweiz Kanton Bern Vollzeit

    Médecin-assistante / médecin-assistant %)BernDès le ou à convenir (pour une durée limitée à 2 ans)Le Service du médecin cantonal (SMC) fait partie d'un groupement de formation postgraduée en qualité d'établissement de formation de catégorie A dans la discipline Prévention et santé publique. Il propose deux ans de formation spécialisée, dont...

  • Médecin-assistante / médecin-assistant (80-100%)

    vor 2 Monaten

    Bern, Bern, Schweiz Kanton Bern Vollzeit

    Médecin-assistante / médecin-assistant %)BernDès le ou à convenir (pour une durée limitée à 2 ans)Le Service du médecin cantonal (SMC) fait partie d'un groupement de formation postgraduée en qualité d'établissement de formation de catégorie A dans la discipline Prévention et santé publique. Il propose deux ans de formation spécialisée, dont...

  • Administrative Assistant

    Vor 5 Tagen

    Bern, Bern, Schweiz We make it Vollzeit

    Beschreibung:We make it GmbH is a nationally active company in Switzerland with a high level of expertise in the field of personnel services thanks to many years of successful experience.Concentration of placement activities on the core areas of industry, technology, office/administration, engineering, pharmaceuticals and IT. We make it GmbH places the...

  • Personal / Administrative Assistant

    Vor 5 Tagen

    Bern, Bern, Schweiz Swisslinx Vollzeit

    We are assisting one of our trusted clients, a leading multinational consulting firm, in their search for a Personal / Administrative Assistant to strengthen the team based in Basel or Bern. This role would be part of the assurances team where you would be supporting a wide range of stakeholders in a variety of tasks.Your responsibilities: Representing the...

  • Lab Assistant

    vor 2 Wochen

    Bern, Schweiz We make it Vollzeit

    Beschreibung: We make it GmbH ist ein national in der Schweiz agierendes Unternehmen, welches dank langjähriger und erfolgreicher Erfahrung über eine hohe Kompetenz im Personaldienstleistungsbereich verfügt. Konzentration der Vermittlertätigkeiten auf die Kernbereiche Industrie, Technik, Büro/Administration, Engineering, Pharma und Informatik. Die We...

  • Lead Management Assistant

    Vor 7 Tagen

    Bern, Schweiz Johnson & Johnson Vollzeit

    **Lead Management Assistant** **Full-time, unlimited contract, Location: Bern (Switzerland)** Janssen Vaccines is recruiting for a Lead Management Assistant, located in Bern. Performing numerous diversified administrative, secretarial and coordination tasks in all FH areas to support managers, departments, and the site. Take over deputy duties of...

  • Administrativ Assistant 60-80%

    vor 2 Wochen

    Bern, Schweiz Careerplus SA Vollzeit

    Sie suchen eine Schlüsselposition in einer spannenden Arbeitsumgebung? Sie sind versiert in administrativen Arbeiten und mögen das technische Umfeld? Dann freue ich mich auf Ihre Unterlagen!Für unsere Kundin, ein Verband in der Technikbranche, suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine:n administrativ Assistant 60-80%. Die Stelle ist per sofort...