Secrétaire 2

Votre mission

Le Service Sécurité, Incendie et Technique (SIT) et l'Inspectorat cantonal du feu (ICF) de l'Office Cantonal de la Protection de la Population et des Affaires Militaires (OCPPAM) jouent un rôle crucial dans la protection des personnes et des biens. Ses missions incluent la prévention des incendies, l'intervention en cas d'urgence, et la gestion technique des infrastructures.

En ce qui concerne votre activité principale, vous contribuez directement à la protection de la population genevoise en réalisant principalement les activités suivantes :

Assurer de manière autonome toutes les tâches administratives d'un secrétariat, notamment répondre au téléphone, s'occuper de la correspondance des inspecteurs, le classement, l'archivage, numérisation de documents, de courriers, de courriels ; Assister, décharger et seconder l'Inspecteur en charge du secteur des ascenseurs pour toutes les questions courantes ; Préparer les dossiers de demande en autorisation d'installer des ascenseurs en fonction des indications de l'Inspecteur en charge du domaine ; Assister, décharger et seconder les inspecteurs en charge des secteurs des bornes hydrantes, des manifestations éphémères, du ramonage, de l'organisation humaine dans les établissements recevant du public et de la prévention des incendies pour toutes les questions courantes ; Prendre des procès-verbaux, organiser les séances et les déplacements, gérer les agendas, répondre au téléphone, renseigner les administrés, les entreprises et les régies ; Effectuer des commandes de matériel.

Votre profil

Être titulaire d'un CFC d'employé(e) de commerce et d'une formation complémentaire utile au poste ou titre reconnu jugé équivalent ; Expérience de 3 à 5 ans dans le domaine du secrétariat ; Parfaite maîtrise du français, parlé et écrit ; La maîtrise de l'anglais et de l'allemand est un atout.

Compétences bureautiques

Maîtrise des outils informatiques usuels (Word, Excel, Powerpoint) ; Aisance dans l'utilisation de nouveaux outils informatiques et applications métier ; Connaissance des logiciels Aigle, E-Lift, CFI et HESTIA un atout.

Compétences particulières caractérisant le poste

Autonomie, sens du service public et des responsabilités ; Implication, intérêt certain pour les questions liées à la sécurité ainsi qu'au domaine de la protection de la population (Protpop) ; Précision, sens de l'organisation, discrétion et confidentialité, dynamisme et aptitude à travailler seul-e et/ou en équipe, en réseau ; Très bonne aptitude à la communication et à l'expression parlée et écrite ; Faculté à travailler simultanément dans des domaines différents ; Souplesse et faculté d'adaptation; Bonnes capacités à la gestion du stress.

Vos avantages

Vous intégrerez une administration publique dont les valeurs essentielles sont le respect, l'intégrité, l'impartialité et la disponibilité; où l'égalité entre hommes et femmes est garantie.

Vous profiterez de prestations sociales de qualité, vous développerez vos compétences grâce à une offre de formations continues importante et variée.

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