Secrétaire 2

Le-la titulaire sera chargé-e d’assurer des tâches de secrétariat pour le corps enseignant des orientations de psychologie affective et méthodologie et analyse de données :

• Rédaction de divers courriers, préparation et demandes de remboursement de notes de frais, tri et diffusion du courrier, classement, archivage et gestion de l’économat.
• Prise et rédaction de procès-verbaux de différentes séances et commissions,
• Organisation de séminaires et colloques de l’orientation affective,
• Organisation et suivi du colloque de recherche de l’orientation affective,
• Mise à jour des pages WEB,
• Mise à jour du site moodle de l’orientation affective,
• Renseignements aux étudiants des orientations et visiteurs.

Il-elle jouera également un rôle dans la gestion du budget en apportant son soutien aux enseignants pour la formulation des demandes de subsides et le suivi des fonds. Il-elle établira les demandes d’ouvertures de fonds à la division des finances et en effectuera le suivi. Le-la titulaire aura la responsabilité de la gestion du paiement des factures et du suivi.

Il-elle aura également la charge de constituer les dossiers d’engagement/nomination des nouveaux membres de l’orientation affective, ainsi que les dossiers de renouvellements de contrats, et de les transmettre à l’administration facultaire.

Le support administratif pour les activités académiques et/ou scientifiques fait également partie des tâches qu’il-elle aura à prendre en charge (contacts avec les étudiants en relation notamment avec le secrétariat des étudiants de la faculté, préparation de divers documents, tableaux, rapports scientifiques des enseignants, envoi des mises à jour depuis moodle).

Ce poste requiert un CFC d'employé-e de commerce complété par une expérience de secrétariat d’au minimum 3 ans. Il nécessite une excellente maîtrise de la langue française aussi bien à l’écrit qu’à l’oral, ainsi que de bonnes connaissances en anglais. Le-la titulaire devra également avoir de bonnes connaissances des outils informatiques courants tels que Word et Excel. Il-elle devra en particulier se montrer à l’aise dans l’utilisation des applications informatiques telles que les répertoires, bases de données (Access), etc. Il-elle devra en outre posséder la capacité de mettre à jour des pages WEB, ou avoir la volonté d’acquérir cette compétence technique.

Aisance relationnelle, sens du service, autonomie, flexibilité et diplomatie sont des qualités essentielles pour ce poste. Le-la titulaire devra par ailleurs être capable de s’adapter à différents interlocuteurs.