secrétaire d'établissement primaire

Votre mission

La direction générale de l'enseignement obligatoire (DGEO) a pour première mission de piloter l'enseignement obligatoire en plaçant l'enseignement et le suivi des élèves au centre de sa démarche. Cette mission est déployée avec le soutien des services des ressources humaines, des finances et de l'organisation et planification du système scolaire. Dans ce cadre, la DGEO soutient et coordonne les activités de 59 établissements primaires et de 19 établissements du cycle d'orientation.

La direction générale de l'enseignement obligatoire (DGEO) cherche à pourvoir dès le 1er mars 2025 un poste de secrétaire 2 à 85 % pour l'établissement primaire Anières / Corsier / Gy / Hermance / Jussy / Presinge.

La ou le secrétaire assume, par délégation, des tâches administratives relevant de la responsabilité d'une direction d'établissement. Dans ce cadre, elle ou il accueille, renseigne et oriente (en contact direct ou par téléphone) ses interlocutrices ou interlocuteurs (parents d'élèves, corps enseignant, services internes, commune, DGEO) concernant des questions pratiques et administratives, notamment celles qui trouvent leur réponse dans le règlement et les directives de l'enseignement primaire. Elle ou il gère et traite au quotidien le courrier et les courriels destinés à l'établissement. Elle ou il accomplit des tâches de saisie, de mise à jour et de contrôle de données, de production de tableaux, de rédaction de convocations, de classement et archivage de dossiers, de gestion de processus courants dans les domaines suivants :

inscription des nouveaux élèves et suivi administratif de leur parcours; gestion administrative du recrutement, affectation, nomination, suivi (absences et congés) des enseignantes et enseignants et départs (rente pont-AVS, retraite); organisation des classes, des instances participatives, de visites planifiées à l'intention des élèves (Service culturel, Service de santé de l'enfance et de la jeunesse, pompier, police); tenue d'agenda de la directrice ou du directeur; organisation des EEDP du personnel enseignant.

qui permettent d'honorer l'échéancier propre à la gestion d'une année scolaire.

Elle ou il contrôle des factures et saisit des données comptables concernant les études surveillées des élèves et les remplacements d'enseignantes ou enseignants (tarifs, durée, motifs, imputations comptables).

Elle ou il communique, diffuse des informations au corps enseignant, aux parents d'élèves et aux autres partenaires pour contribuer au bon fonctionnement de l'établissement et à la qualité des prestations de celui-ci.

Votre profil

Formation commerciale (niveau CFC ou maturité professionnelle) ou titre jugé équivalent.

Maîtrise des outils informatiques courants : Word, Excel, Powerpoint, Outlook, logiciels libres.

De bonnes connaissances des systèmes informatiques utilisés au sein de l'Etat (SIRH, nBDS, COGNOS, etc) sont un grand avantage.

Très grande flexibilité et capacités d'adaptation. Bonnes compétences rédactionnelles;

Capacité à gérer les priorités et à respecter les délais;

Sens de l'accueil et du service;

Discrétion absolue concernant les affaires traitées

5 ans d'expérience dans un poste similaire un atout

Vos avantages

Le DIP a pour mission, notamment, de donner à chaque élève le moyen d'acquérir les meilleures connaissances et compétences en vue de ses activités futures, et de chercher à susciter chez lui le désir d'apprendre et de se former, ceci en l'aidant à développer ses aptitudes et affermir son sens des responsabilités. En outre, le DIP veille au bien-être, à la protection, à la santé et à la sécurité des enfants et adolescents..

En intégrant l'un de nos offices/établissements/services, quelle que soit la fonction, vous concourrez à la réalisation de ces missions.

Le DIP conjuguant le travail de plus de 10'000 collaborateurs, vous intégrerez également le plus grand département de l'Etat de Genève, riche de la diversité qui en découle, et où les engagements ci-dessus mentionnés accompagneront votre propre développement professionnel.

Enfin, vous profiterez de prestations sociales de qualité, d'une offre de formation continue importante et variée et bénéficierez de possibilités d’évolution tout au long de votre parcours.

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