Executive Assistant 80

vor 1 Woche

Basel, Basel-Stadt, Schweiz Barnickel & Fellows GmbH Vollzeit
**Bei unserem Klienten handelt es sich um eine familiengeführte, international tätige Firmengruppe, zu der weltweit bekannte Marken gehören. Für eine der Gesellschaften mit Sitz in Zürich suchen wir eine sympathische, integre und qualifizierte Persönlichkeit zur Verstärkung des Backoffice Teams.**

**Executive Assistant %**:
**für eine international tätige Unternehmensgruppe**

Die Position ist facettenreich und nicht alltäglich. Im Mittelpunkt der Aufgabe steht die vertrauensvolle Unterstützung Ihres Vorgesetzten. Sie unterstützen diesen bei der Planung und Koordination seines vielfältigen geschäftlichen und privaten Tagesgeschäfts. Darüber hinaus entfällt ein substanzieller Anteil auf unternehmensspezifische Aktivitäten der Gesellschaft. Nicht zuletzt wird das Office-Management gemeinsam mit den Kolleginnen im Assistenzteam geteilt. Es handelt sich um eine Vertrauensstellung, und es wird ein langfristiges Engagement erwartet. Wir suchen eine Persönlichkeit, die unkompliziert dort Hand bietet, wo Unterstützung erforderlich ist. «Gärtlidenken» gibt es nicht - Vorausschauend, zielgerichtet und mit Freude daran, ein eher klassisches Büro zu managen.

**Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten**
- Unterstützung im Rahmen aller geschäftlichen Aktivitäten wie Koordination und Vorbereitung von Terminen für Verwaltungsrat und Geschäftsleitung; Reiseplanung, -buchung und -abrechnung; Organisation von Meetings, Dinner, Lunches, Logistik, Privat
- und Linienflügen.
- Korrespondenz (D/E) sowie Sichtung, Priorisierung und Ablage von E-Mails und Dokumenten.
- Unterstützung bei unternehmensspezifischen Aktivitäten der Gesellschaft wie Koordination und Verarbeitung eingehender Informationen.
- Support anderer Mitglieder der Gesellschaft und damit verbundene Kanalisierung und Auswertung komplexer Informations
- und Kommunikationsströme. Interaktion mit Familienmitgliedern: Anfragen und Themen werden vorausschauend koordiniert.
- Kontrolle von «action items», Fristen, Terminen sowie Projektaufgaben, die sich aus den beschriebenen Verantwortlichkeiten ergeben.
- Umsetzung einer effizienten, transparenten Struktur für die Ablage und Nachhaltung von Terminen und Aufgaben.
- Allgemeines Office Management - dies beinhaltet u.a. Einrichtung von Arbeitsplätzen, Kontakt zu externen Dienstleistern, Parkplatzverwaltung, Büroeinrichtung, Versicherungen, First-Level IT Support.
- Stellvertretung der Assistentin des Senior Principals.

Insgesamt kümmern Sie sich um alle Dinge, die im Laufe des Tages gelöst werden müssen und sehen Ihre Erfüllung darin, allen Stakeholdern eine erstklassige Dienstleistung zu bieten.

I
**hre Einstiegsvoraussetzungen**
- Ein kaufmännischer Abschluss, ggf. mit einer Weiterbildung zur Direktionsassistenz.
- 10+ Jahre Assistenzerfahrung (ideal: Privatsekretariat, Family-Office oder Anwaltskanzlei).
- Sie gehen mit freundlicher Art auf Ihr Gegenüber ein, und Ihre organisatorischen Talente gehen Hand in Hand mit absoluter Zuverlässigkeit.
- Vorausschauendes Agieren mit dem notwendigen Gespür für Zurückhaltung.
- Stilsicheres Deutsch; Interpunktion und Orthografie sitzen bei Ihnen. Sehr gute Englischkenntnisse. Flair für schriftlichen Ausdruck - Sie finden immer den richtigen Ton.
- Versierte MS-Office Kenntnisse; Umgang mit modernen Kollaborationstools, generelle IT-Affinität.
- «Entrepreneuerial mindset»; lösungsorientiertes Handeln - immer einen Schritt voraus.
- Viel Eigeninitiative und Engagement - das Erbringen einer top Dienstleistung ist Ihre Passion.
- Positive Ausstrahlung mit viel Teamgeist. Selbstverständlich hilft man sich im Team bei Engpässen aus.
- Belastbarkeit gepaart mit gesundem Pragmatismus sowie der Fähigkeit, Prioritäten richtig zu setzen.
- Absolute Diskretion und Loyalität sowie ein einwandfreies Leumundszeugnis.

Es erwartet Sie eine Position mit Freiraum zur Entfaltung und der Möglichkeit, Ihr Aufgabenspektrum eigenständig zu bearbeiten. Ihr Arbeitsplatz befindet sich in der Stadt Zürich, ist bestens angebunden und ab HB Zürich in 20 Minuten erreichbar. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbungsunterlagen, die Sie uns bitte mit Motivationsschreiben und Ref.
**«EA-Unternehmensgruppe»** an
***senden.

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Workmanagement Vollzeit

    Auf dem Weg zu Ihrem beruflichen Erfolg stehen wir Ihnen mit unserem Knowhow und unserer Leidenschaft zum Beruf zur Seite. Seit über 40 Jahren sind wir erfolgreich in der Vermittlung von Fachpersonal auf dem schweizerischen Arbeitsmarkt tätig.Sie sind auf der Suche nach einer neuen Herausforderung als Direktionsassistenz? Ab sofort suchen wir für unseren...

  • Executive Assistant 80%

    vor 1 Woche

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz worknet ag Vollzeit

    Als Personalvermittler im Bereich von Temporär- und Dauerstellen sind wir das Bindeglied zwischen Arbeitsuchenden und Unternehmen in verschiedenen Branchen.Für unseren Kunden, ein Marktführendes Dienstleistungsunternehmen, an einer zentral gelegenen und gut erschlossenen Lage, suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine verantwortungsbewusste...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz smartpersonal gmbh Vollzeit

    We are looking for a 'Personal assistant' 80-100% for a globally operating industrial company located on Lake Zurich. The family-owned company employs approximately 40 employees at its headquarters.Ihre Aufgaben: General calendar management & meeting organization incl. tracking of pending items Shared administrative support for Shareholders & BoD members...

  • Group Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Dufry International Limited Vollzeit

    PURPOSE OF THE ROLEThe Group Executive Assistant is responsible for managing on-site the office administration and agendas of two to three Global Executive Committee members. Working closely with the Officers, the position holder organizes global travel arrangements, meetings, conferences, and video conferences. Additionally, the Group Executive Assistant...

  • Group Executive Assistant

    Vor 3 Tagen

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Avolta AG Vollzeit

    Group Executive Assistant (on-site)Location: Basel Group Headquarter - International Category: Administration Job Type: WHO WE AREAvolta is the world's leading travel experience player. With a traveler-centric philosophy and a geographically diverse network, the travel retail and F&B company addresses the needs of up to 2.3 billion passengers each year, with...

  • Group Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Experis Vollzeit

    PURPOSE OF THE ROLEThe Group Executive Assistant is responsible for managing the office administration and agendas of two to three Global Executive Committee members. Working closely with the Officers, the position holder organizes global travel arrangements, meetings, conferences, and video conferences. Additionally, the Group Executive Assistant prepares...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz MCH Group AG Vollzeit

    Art Basel stages the world's premier art shows for modern and contemporaryworks, sited in Basel, Miami Beach, Hong Kong and Paris. Defined by its host cityand region, each show is unique, which is reflected in its participating galleries, theartworks on display and the parallel content programming produced in collaborationwith the local institutions. In...

  • Executive Assistant

    vor 3 Wochen

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz MCH Group AG Vollzeit

    Art Basel stages the world's premier art shows for modern and contemporaryworks, sited in Basel, Miami Beach, Hong Kong and Paris. Defined by its host cityand region, each show is unique, which is reflected in its participating galleries, theartworks on display and the parallel content programming produced in collaborationwith the local institutions. In...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Jet Aviation Vollzeit

    The Executive Assistant provides high-level administrative support to the President, SVP Global Human Resources and SVP CFO. The Executive Assistant is responsible to successfully manage a wide range of administrative and executive support-related tasks, providing support to both internal and external parties with a high level of professionalism,...

  • Executive Assistant 100%

    vor 1 Woche

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz nemensis ag Vollzeit

    Unser Kunde sucht zur Verstärkung des Gruppensekretariats in der Nähe von Zürich eine/n **Executive Assistant 100% (m/w/d)****Dein Aufgabenbereich**- Unterstützung der Geschäftsleitung / des Generalsekretärs in vielfältigen Aufgaben und Projekten- Planung von Geschäftsreisen und Anlässen, Erstellung von Präsentationen und Mitwirkung in der...

  • Group Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Dufry International AG Vollzeit

    Dufry is the world's leading global Travel Experience Player, combining Travel Retail and Food & Beverage businesses to creating innovative and integrated offerings to travellers in approximately 5,500 outlets worldwide. Our team has a background of over 150 nationalities - living the 'Dufry Spirit' every day. It's our employees who make our vision of...

  • Executive Assistant 80-100%

    vor 1 Woche

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz SwissBanking Vollzeit

    Die Schweizerische Bankiervereinigung (SBVg) vertritt als Stimme der Bankenbranche die Interessen seiner Mitglieder gegenüber Wirtschaft, Politik und Öffentlichkeit. Als Kompetenzzentrum stellen wir relevantes Wissen bereit, denken voraus und setzen Themen. Wir vertreten unseren Standpunkt selbstbewusst und überzeugen damit bei Politik und in der breiten...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz nemensis ag Vollzeit

    Für unseren Kunden im Raum Basel suchen wir ab sofort für zwei Wochen - vier Wochen einen Executive Assistant (m/w/d) 100%.**WICHTIG: BITTE NUR BEWERBEN WENN AB SOFORT VERFÜGBAR****Vertragsart: Temporär über nemensis ag, 100%****Beschäftigungsdauer: 2-4 Wochen (allenfalls auch länger)****Lohnspanne: CHF 45/h****Aufgaben**:- Verwaltung täglicher...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Pharmaplan AG Vollzeit

    PASSION FOR PHARMA ENGINEERING: Dafür steht PHARMAPLAN. Als führender Engineering-Partner in Europa planen und realisieren wir für unsere industriellen Kunden integrierte und ganzheitliche pharmazeutische Produktionsanlagen und bieten zukunftssichere Lösungen. Als Teil der TTP GROUP mit über 1.100 Mitarbeitenden und 29 Standorten in 6 Ländern legen wir...

  • Executive Assistant Cfo 60%

    vor 1 Woche

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Gruner Vollzeit

    **Unternehmensbeschreibung**Gruner mit Hauptsitz in Basel steht für qualitativ massgebende Dienstleistungen im Ingenieurs- und Planungswesen. Vor über 160 Jahren gegründet, zählt Gruner heute über 30 Standorte in der Schweiz und weltweit. Kompetenz, Fachwissen und langjährige Erfahrung mit komplexen Bauvorhaben im In- und Ausland zeichnen Gruner aus.In...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz SwisSolution Human Capital AG Vollzeit

    Tasks Plan and lead quarterly Board of Directors meetings and ad hoc calls Create and distribute reports and PowerPoint presentations for Management and Board Meetings Organize regular and special Shareholders' meetings Handle calendars and coordinate meeting arrangements Manage the office operations, including IT support, management, call handling,...

  • Executive Board Assistant

    vor 1 Woche

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Tenthpin Vollzeit

    Executive Board Assistant (for Graduates and Young Professionals)(M/F/d)Hybrid role - based in Zurich, Switzerland (Remote-days possible)Tenthpin is a global management consulting firm, founded in January 2017 and operating now in 11 countries (US, Switzerland, Germany, UK, Portugal, Poland, China, Singapore, Japan, Malaysia and India) with currently +400...

  • Executive Assistant CFO 60%

    vor 1 Woche

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Gruner AG Vollzeit

    UnternehmensbeschreibungGruner mit Hauptsitz in Basel steht für qualitativ massgebende Dienstleistungen im Ingenieurs- und Planungswesen. Vor über 160 Jahren gegründet, zählt Gruner heute über 30 Standorte in der Schweiz und weltweit. Kompetenz, Fachwissen und langjährige Erfahrung mit komplexen Bauvorhaben im In- und Ausland zeichnen Gruner aus.In...

  • Executive Assistant CFO 60%

    vor 1 Woche

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Gruner Holding AG Vollzeit

    Gruner mit Hauptsitz in Basel steht für qualitativ massgebende Dienstleistungen im Ingenieurs- und Planungswesen. Vor über 160 Jahren gegründet, zählt Gruner heute über 30 Standorte in der Schweiz und weltweit. Kompetenz, Fachwissen und langjährige Erfahrung mit komplexen Bauvorhaben im In- und Ausland zeichnen Gruner aus.In dieser zentralen Rolle...

  • Executive Assistant CFO 60%

    vor 2 Wochen

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Gruner Holding AG Vollzeit

    Gruner mit Hauptsitz in Basel steht für qualitativ massgebende Dienstleistungen im Ingenieurs- und Planungswesen. Vor über 160 Jahren gegründet, zählt Gruner heute über 30 Standorte in der Schweiz und weltweit. Kompetenz, Fachwissen und langjährige Erfahrung mit komplexen Bauvorhaben im In- und Ausland zeichnen Gruner aus.In dieser zentralen Rolle...