Office Manager mit Executive Assistant Funktion

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Stadt ZÃrich, Schweiz Kessler.Vogler Gmbh Vollzeit
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Unsere Kundin bietet eine der führenden Finanztechnologieplattformen für die Bewertung und Empfehlung von massgeschneiderten öffentlichen Marktstrategien für vermögende Kunden. Das Unternehmen verwaltet ein weltweites Kundenvermögen von rund 170 Milliarden US-Dollar und ist weltweit vertreten.

Für die Niederlassung in Zürich sind wir mit der Rekrutierung einer ausgewiesenen und kompetenten Fachperson als Office Manager/Executive Assistant beauftragt. Dies ist eine spannende Gelegenheit für Sie, Teil eines kleinen, aber wachsenden internationalen Teams in einem dynamischen Unternehmen zu werden.

Ihre Verantwortung als Office Manager:

Sie sind die erste Ansprechperson unserer Kundin und stellen sicher, dass im Büro alles reibungslos funktioniertSie empfangen und begrüssen Kunden, externe Dienstleistungsunternehmen, Mitarbeitende, Management etc. und sorgen dafür, dass sich alle gut aufgehoben fühlenSie führen und überwachen die Dokumentationen in Bezug auf das Facility Management sowie anfallende Wartungsarbeiten und pflegen die Beziehungen zum Gebäudewartungsteam und anderen externen Service ProvidernSie planen und koordinieren bei Bedarf Reparaturen und Installationen/Austausch von Bürogeräten inkl. physischer Hardware wie Laptops, Monitore, Tastaturen etc. und sind verantwortlich für das Management, Bestellwesen und Wartung von Büromaterial, Inventar, Büroinfrastruktur etc.Zusammen mit dem Riskmanagement-Team arbeiten Sie an den Themen Gebäudesicherheit und führen Brandschutzübungen usw. durchSie organisieren und koordinieren verschiedene Events für Mitarbeitende, Meetings mit Kunden (Lunches, Happy Hours etc.)

Ihre Verantwortung als Executive Assistant:

Sie unterstützen die Managing Directors der Firma in administrativer Hinsicht und stellen eine reibungslose Zusammenarbeit mit anderen internen Stellen wie Compliance, Recht und Finanzen sicherKalenderverwaltung: Sie planen Termine, Besprechungen und VeranstaltungenSie planen und organisieren In- und Auslandreisen der Managing Directors und Mitarbeitenden (Hotel, Flüge, Transfers etc.) und erstellen/überwachen die Spesenabrechnungen im Einklang mit den UnternehmensrichtlinienVielfältig administrative Aufgaben wie E-Mail-Korrespondenz in Deutsch und Englisch, Telefonanrufe und das Vorbereiten von Dokumenten, Führen der Ablage, Verwaltungsbudgets der Niederlassung, Erstellen von PowerPoint Präsentationen, Excel Tabellen, SharePoint etc.

Was wir uns wünschen:

Abgeschlossene Berufsausbildung mit einigen Jahren Berufspraxis in einem ähnlichen Umfeld (Finanz- / Versicherungsbranche, international agierendes Unternehmen, Hotellerie etc.)Ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung sowie tadellose und einwandfreie UmgangsformenPro-aktive Persönlichkeit mit Teamgeist, Esprit und dem Wunsch sich in einem kleineren, international agierenden Unternehmen aktiv und interessiert einzubringenAbsolute Diskretion und VertraulichkeitArbeitszeiten sind von Montag bis Freitag von 8:00 bis 17:00 Uhr vor Ort - es kann allerdings vorkommen, dass Sie auch mal früher kommen müssen oder später gehen könnenDie Mittagspausen organisieren Sie gemeinsam mit dem TeamSie besitzen ausgezeichnete MS-Office insbesondere PowerPoint KenntnisseNeben Schweizer- und Hochdeutsch sprechen Sie fliessend EnglischGerardo Ciccone

  • Office Manager mit Executive Assistant Funktion

    Gefunden in: beBee S CH - vor 3 Wochen

    Stadt Zürich, Schweiz Kessler.Vogler Gmbh Vollzeit

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  • Office Manager with Executive Assistant capacity

    Gefunden in: beBee S CH - vor 1 Tag

    Stadt Zürich, Schweiz Kessler.Vogler Gmbh Vollzeit

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  • Relationship Manager Assistant

    Gefunden in: beBee S CH - vor 3 Wochen

    Zürich, Schweiz Swissquote Vollzeit

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  • Junior Office Assistant Administrator

    Gefunden in: beBee S CH - vor 2 Wochen

    Zürich, Schweiz RMIT Professional Resources AG Vollzeit

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  • Assistant Bankett Manager

    Gefunden in: beBee S CH - vor 4 Wochen

    Zürich, Schweiz SV (Schweiz) AG Vollzeit

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  • Assistant Bankett Manager

    Gefunden in: beBee S CH - vor 2 Wochen

    Zürich, Schweiz SV (Schweiz) AG Vollzeit

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  • Assistant Manager

    Gefunden in: beBee S CH - vor 3 Wochen

    Zürich, Schweiz Deloitte AG Vollzeit

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  • Manager MySports Business Office

    Gefunden in: beBee S CH - vor 2 Wochen

    Zürich, Schweiz Sunrise GmbH Vollzeit

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  • Assistant Partnerships

    Gefunden in: beBee S CH - Vor 2 Tagen

    Zürich, Schweiz Tamedia AG Teilzeit

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  • Category Management Assistant

    Gefunden in: beBee S CH - vor 3 Wochen

    Zürich, Schweiz job impuls ag Zürich Vollzeit

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  • Consultant/Manager Transformation und Digitalisierung

    Gefunden in: beBee S CH - vor 3 Wochen

    Zürich, Schweiz Helbling Vollzeit

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  • Consultant/Manager Transformation und Digitalisierung

    Gefunden in: beBee S CH - vor 2 Wochen

    Zürich, Schweiz Helbling Vollzeit

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  • Assistant Category Management temporär befristet

    Gefunden in: beBee S CH - vor 2 Wochen

    Zürich, Schweiz job impuls ag Zürich Vollzeit

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  • Information Security

    Gefunden in: beBee S CH - vor 4 Wochen

    Zürich, Schweiz Viseca Payment Services SA Vollzeit

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  • Senior Assistant Audit

    Gefunden in: beBee S CH - Vor 7 Tagen

    Zürich, Schweiz OBT AG Vollzeit

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  • Event Sales Manager

    Gefunden in: beBee S CH - vor 2 Wochen

    Zürich, Schweiz Dolder Hotel AG ***** Zürich Vollzeit

    Das Dolder Grand bietet für aussergewöhnliche Anlässe den richtigen Rahmen. Für ein edles Dinner oder ein informelles Essen ebenso wie für Seminare und Kongresse als auch für Bankette oder rauschende Bälle. Zu den Banketträumlichkeiten gehören der exklusive Ballroom, drei Garden Salons, zwei Libraries, fünf Breakout Rooms...

  • People Relations Manager

    Gefunden in: beBee S CH - vor 2 Wochen

    Zürich, Schweiz TX Group Vollzeit

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  • People Relations Manager

    Gefunden in: beBee S CH - vor 3 Wochen

    Zürich, Schweiz TX Group Vollzeit

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  • Sales Manager

    Gefunden in: beBee S CH - vor 3 Wochen

    Zürich, Schweiz Randstad Vollzeit

    Bist du ein motivierter und zielstrebiger Vertriebsprofi? Hast du Erfahrung im Management des gesamten Verkaufsprozesses und möchtest in einem dynamischen Umfeld arbeiten? Für unseren internationalen Kunden aus der Online Dienstleistungsbranche in Zürich suchen wir genau Dich per sofort für ein Vertrag von einem Jahr als:Sales Manager (m/w/d)...

  • Marketing Manager 100%

    Gefunden in: beBee S CH - vor 2 Wochen

    Zürich, Schweiz Universal-Job AG Vollzeit

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