Asistente (a) administrativa (o)
vor 2 Wochen
Pueden participar:
Los candidatos internos de la OIT, con arreglo a lo dispuesto en los párrafos 31 y 32 del anexo I del Estatuto del Personal. Personal con más de cinco años de servicio continuo serán considerados elegibles; se les anima a postular y se les dará una consideración especial en las etapas de revisión de las candidaturas y de evaluación. Candidatos externos*Se podría exigir que los candidatos tomen una prueba para evaluar sus conocimientos en Microsoft Word, Excel y/o Power/Point, u otros conocimientos. Además de las entrevistas y exámenes que se puedan exigir a todo candidato, todos los candidatos externos deberán superar el Centro de Evaluación de la OIT.
*Condiciones de empleo para los candidatos externos: Conforme a la práctica vigente en la OIT, el candidato externo será normalmente contratado en el primer escalón de dicho grado. El salario de entrada para este puesto es : 77 571 francos suizos por año.
Marco orgánico
Este puesto está ubicado dentro del Equipo de Apoyo Interno (DST) del Departamento de Servicios Internos y Administración (INTSERV). INTSERV es responsable de la gestión de edificios, seguridad, logística y servicios, incluidas publicaciones, producción, impresión y distribución de documentos, ecologización de la OIT, viajes y privilegios diplomáticos. DST proporciona apoyo general al Director y a otros responsables del Departamento en las áreas de finanzas y programación, control financiero, recursos humanos y gestión general de la oficina
Objetivo principal
El/la titular del puesto proporcionará diversos servicios de apoyo administrativo y de oficina que contribuyen al funcionamiento eficiente del servicio/departamento. Las tareas asistenciales se distribuirán en áreas de trabajo de oficina y de administración general, así como de recursos humanos, finanzas y adquisiciones, las cuales requieren el uso y la aplicación de las reglas, reglamentos, políticas, procedimientos y procesos administrativos y financieros de la OIT (normas aplicables).
Supervisión recibida/ejercida
El/la titular trabaja bajo la supervisión directa del jefeEquipo de Apoyo Interno (DST). El/la titular del puesto trabajará con autonomía en la prestación de servicios de apoyo especializado. El trabajo será examinado para comprobar la obtención de los resultados en los plazos establecidos. La supervisión recibida se centrará en la calidad de la ejecución de los procesos y en proporcionar asistencia técnica y en desarrollo. El/la titular del puesto dará orientaciones y podrá asignar tareas a miembros del personal de apoyo administrativo y de Oficina.
Relaciones de trabajo
A nivel interno, el/la titular del puesto estará en contacto con diversas unidades institucionales de toda la Organización a fin de coordinar reuniones, captar apoyo, aclarar e intercambiar información, y realizar el seguimiento de acciones administrativas y plazos. A nivel externo, estará en contacto con visitantes y participantes en reuniones, así como con proveedores de servicios, con quienes intercambiará la información necesaria para ultimar cuestiones pendientes.
Funciones y responsabilidades fundamentales
Ejecutar y coordinar una amplia gama de tareas de apoyo administrativo y de oficina, asegurándose del cumplimiento de las normas aplicables. Supervisar y orientar la labor del personal de apoyo administrativo y de oficina, establecer las prioridades de trabajo, asignar tareas e impartir formación en el trabajo, según proceda. Mantenerse al día sobre la evolución de las reglas, reglamentos, políticas, procedimientos y procesos administrativos y financieros y proporcionar orientaciones y asistencia sobre ellos cuando proceda. Mantenerse al día sobre las actividades y las prioridades de trabajo de la unidad orgánica. Examinar, procesar y realizar un seguimiento de las comunicaciones entrantes, en particular las relativas a asuntos delicados y confidenciales. Gestionar las solicitudes de información administrativa y general. Preparar, redactar, realizar controles de calidad, finalizar y/o cargar contenidos en páginas web/difundir correspondencia general y administrativa saliente, informes, publicaciones y demás documentación. Realizar traducciones oficiosas. Llevar la agenda del supervisor(a). Atendiendo al orden de prioridad, concertar citas y reuniones en favor, entre otros, de delegados y otros/as altos/as funcionarios/as. Recibir y guiar a los/las visitantes hasta las salas de reunión. Preparar archivos de las misiones. Colaborar con los trámites relativos a los viajes oficiales. Elaborar estimaciones de costos. Velar por el mantenimiento de los sistemas de gestión de la información y de registro, así como por el mantenimiento, la actualización, la disponibilidad y la estructuración correcta de los espacios de trabajo electrónicos. Tramitar una amplia gama de transacciones y realizar su seguimiento, utilizando el sistema de planificación de los recursos institucionales (ERP), y verificar que la información esté completa y cumpla las normas aplicables. Proporcionar, organizar y coordinar una gama de servicios de apoyo administrativo y logístico para reuniones y otros eventos. Velar por la puntual elaboración, traducción, publicación y difusión de documentos, presentaciones, archivos informativos y materiales conexos. Redactar actas de las reuniones si se le solicita. Encargarse de tareas de administración de licencias. Suministrar al supervisor(a) información sobre viajes oficiales, licencias y horarios de teletrabajo cuando se le solicite. Ejercer de punto focal para los asuntos administrativos relativos a la gestión del desempeño, pasantes y otros asuntos relativos a los recursos humanos. Gestionar los suministros, el mobiliario y los equipos de oficina. Organizar traslados de oficina en las fechas convenidas y colaborar en la ejecución de los mismos. Gestionar la logística de los desplazamientos de personal. Desempeñar otras tareas afines que se le asignen.
sección opcional (solo si necesario)
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Requisitos mínimos
Formación
Estudios secundarios completos.
Experiencia
Un mínimo de cinco años de experiencia pertinente.
Idiomas
Excelente dominio de un idioma de trabajo de la Organización (español, francés o inglés) y conocimiento práctico de un segundo idioma de trabajo.
Conocimientos y competencias (técnicas/personales)
Además de las competencias fundamentales requeridas por la OIT [integridad y transparencia, sensibilidad a la diversidad, orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, orientación al cliente, comunicación, orientación al cambio, responsabilidad por el propio desempeño, orientación a la calidad, colaboración], para este puesto se exigen las competencias siguientes:
Buen conocimiento de las normas establecidas por las que se rigen las áreas de actividad correspondientes. Capacidad para interpretar y trabajar en el marco de las reglas, los reglamentos, las políticas y los procedimientos aplicables.
Conocimiento de los programas y las actividades de la OIT.
Uso competente de paquetes de programas informáticos como Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Teams).
Buen conocimiento de SharePoint o de otro sistema de gestión de documentos.
Capacidad suficiente para trabajar con un sistema de planificación de los recursos institucionales (ERP).
Capacidad para comprender con rapidez y para trabajar correctamente y con un mínimo de instrucción con las herramientas de trabajo, los programas informáticos, los sistemas, las aplicaciones y las plataformas web.
Capacidad para manejar un sistema de gestión de contenidos para copiar, pegar y dar formato a contenidos en páginas de sitios web públicos.
Muy buena redacción.
Aptitudes analíticas y meticulosidad en el trabajo.
Dotes para la comunicación y las relaciones interpersonales. Tacto y diplomacia. Discreción en el tratamiento de asuntos confidenciales.
Capacidad para trabajar eficazmente en un entorno multicultural, con una actitud y un comportamiento modélicos, sensibles a las cuestiones de género, inclusivos y no discriminatorios.
Proceso de reclutamiento
Sírvase tomar nota de que los candidatos deben rellenar un formulario en línea. Para presentar su candidatura, visite ILO People. El sistema le indicará los pasos que deberá seguir para presentar su candidatura en línea.
Evaluaciones (las cuales pueden incluir una o varias pruebas escritas y una pre-entrevista basada en las competencias) y las entrevistas se llevarán a cabo, en principio, entre 1 a 3 meses posteriores a la fecha de cierre. Los candidatos deberán garantizar su disponibilidad en caso de pré-selección.
Peligro fraude
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Asistente (a) Administrativa (o)
vor 2 Wochen
Geneva, Schweiz International Labour Organization VollzeitPueden participar: Los candidatos internos de la OIT, con arreglo a lo dispuesto en los párrafos 31 y 32 del anexo I del Estatuto del Personal. Personal con más de cinco años de servicio continuo serán considerados elegibles; se les anima a postular y se les dará una consideración especial en las etapas de revisión de las candidaturas y de...
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Asistente (a) Administrativo(a)
vor 2 Wochen
Geneva, Schweiz International Labour Organization VollzeitPueden participar: Los candidatos internos de la OIT, con arreglo a lo dispuesto en los párrafos 31 y 32 del anexo I del Estatuto del Personal. Personal con más de cinco años de servicio continuo serán considerados elegibles; se les anima a postular y se les dará una consideración especial en las etapas de revisión de las candidaturas y de...
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Asistente Administrativo Principal
vor 2 Wochen
Geneva, Schweiz International Labour Organization VollzeitPueden participar: Los candidatos internos de la OIT, con arreglo a lo dispuesto en los párrafos 31 y 32 del anexo I del Estatuto del Personal. Personal con más de cinco años de servicio continuo serán considerados elegibles; se les anima a postular y se les dará una consideración especial en las etapas de revisión de las candidaturas y de...
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Administrador/a
vor 2 Wochen
Geneva, Schweiz International Labour Organization VollzeitPueden participar: Los candidatos/as internos/as de la OIT, con arreglo a lo dispuesto en los párrafos 31 y 32 del anexo I del Estatuto del Personal de la OIT. Los candidatos/as externos/as. Sin perjuicio de las consideraciones generales establecidas en el Estatuto del Personal de la OIT, este anuncio de vacante es el único documento autorizado...
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Geneva, Schweiz International Labour Organization (ILO) Vollzeittendersglobal.net JOB DESCRIPTION Grado: P4 Número de la vacante: RAPS/6/2023/INTSERV/02 Fecha de publicación: 24 de noviembre de 2023 Fecha de cierre (medianoche hora de Ginebra): 4 de enero de 2024 Job ID:11436 Departamento:INTSERV Unidad:FACILITIES Lugar de destino: Ginebra Tipo de contrato:Duración determinada Pueden participar: Los...
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Geneva, Schweiz International Labour Organization (ILO) Vollzeittendersglobal.net JOB DESCRIPTION Grado: P4 Número de la vacante: RAPS/6/2023/INTSERV/02 Fecha de publicación: 24 de noviembre de 2023 Fecha de cierre (medianoche hora de Ginebra): 4 de enero de 2024 Job ID:11436 Departamento:INTSERV Unidad:FACILITIES Lugar de destino: Ginebra Tipo de contrato:Duración determinada Pueden participar: Los...
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Geneva, Schweiz International Labour Organization (ILO) Vollzeittendersglobal.net JOB DESCRIPTION Grado: P4 Número de la vacante: RAPS/6/2023/INTSERV/02 Fecha de publicación: 24 de noviembre de 2023 Fecha de cierre (medianoche hora de Ginebra): 4 de enero de 2024 Job ID:11436 Departamento:INTSERV Unidad:FACILITIES Lugar de destino: Ginebra Tipo de contrato:Duración determinada Pueden participar: Los...
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Geneva, Schweiz beBee S CH Vollzeittendersglobal.net JOB DESCRIPTION Grado: P3 Número de la vacante: RAPS/6/2023/ENTERPRISES/01 Fecha de publicación: 24 de noviembre de 2023 Fecha de cierre (medianoche hora de Ginebra): 4 de enero de 2024 Job ID:11427 Departamento:ENTERPRISES Unidad:SME Lugar de destino: Ginebra Tipo de contrato:Duración determinada Pueden participar: Los...
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Geneva, Schweiz beBee S CH Vollzeittendersglobal.net JOB DESCRIPTION Grado: P3 Número de la vacante: RAPS/6/2023/ENTERPRISES/01 Fecha de publicación: 24 de noviembre de 2023 Fecha de cierre (medianoche hora de Ginebra): 4 de enero de 2024 Job ID:11427 Departamento:ENTERPRISES Unidad:SME Lugar de destino: Ginebra Tipo de contrato:Duración determinada Pueden participar: Los...
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Funcionario/a de comunicación interna
vor 2 Wochen
Geneva, Schweiz International Labour Organization VollzeitPueden participar: Los candidatos/as internos/as de la OIT, con arreglo a lo dispuesto en los párrafos 31 y 32 del anexo I del Estatuto del Personal de la OIT. Los candidatos/as externos/as. Sin perjuicio de las consideraciones generales establecidas en el Estatuto del Personal de la OIT, este anuncio de vacante es el único documento autorizado...
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Arquitecto/a de tecnologías de la información
vor 2 Wochen
Geneva, Schweiz International Labour Organization VollzeitPueden participar: Los candidatos/as internos/as de la OIT, con arreglo a lo dispuesto en los párrafos 31 y 32 del anexo I del Estatuto del Personal de la OIT. Los candidatos/as externos/as. Sin perjuicio de las consideraciones generales establecidas en el Estatuto del Personal de la OIT, este anuncio de vacante es el único documento autorizado...
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Jefe/a de Operaciones de Seguridad de la Información
vor 2 Wochen
Geneva, Schweiz International Labour Organization (ILO) Vollzeittendersglobal.net JOB DESCRIPTION Grado: P4 Número de la vacante: RAPS/6/2023/INFOTEC/01 Fecha de publicación: 24 de noviembre de 2023 Fecha de cierre (medianoche hora de Ginebra): 4 de enero de 2024 Job ID:11441 Departamento:INFOTEC Unidad:TMS Lugar de destino: Ginebra Tipo de contrato:Duración determinada Pueden participar: Los candidatos/as...
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Jefe/a de Operaciones de Seguridad de la Información
vor 2 Wochen
Geneva, Schweiz International Labour Organization (ILO) Vollzeittendersglobal.net JOB DESCRIPTION Grado: P4 Número de la vacante: RAPS/6/2023/INFOTEC/01 Fecha de publicación: 24 de noviembre de 2023 Fecha de cierre (medianoche hora de Ginebra): 4 de enero de 2024 Job ID:11441 Departamento:INFOTEC Unidad:TMS Lugar de destino: Ginebra Tipo de contrato:Duración determinada Pueden participar: Los candidatos/as...
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Jefe/a de Operaciones de Seguridad de la Información
vor 2 Wochen
Geneva, Schweiz International Labour Organization (ILO) Vollzeittendersglobal.net JOB DESCRIPTION Grado: P4 Número de la vacante: RAPS/6/2023/INFOTEC/01 Fecha de publicación: 24 de noviembre de 2023 Fecha de cierre (medianoche hora de Ginebra): 4 de enero de 2024 Job ID:11441 Departamento:INFOTEC Unidad:TMS Lugar de destino: Ginebra Tipo de contrato:Duración determinada Pueden participar: Los candidatos/as...
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Senior Financial Analyst
vor 3 Wochen
Geneva, Schweiz Pictet VollzeitYour team The Technology & Operations (T&O) division is responsible for designing and integrating a variety of software applications. These range from portfolio management systems and trading platforms to banking and corporate solutions. This division is pivotal in driving the Group's key innovations while maintaining business operations and...
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Geneva, Schweiz International Labour Organization VollzeitPueden participar: Los candidatos/as internos/as de la OIT, con arreglo a lo dispuesto en los párrafos 31 y 32 del anexo I del Estatuto del Personal de la OIT. Los candidatos/as externos/as. Sin perjuicio de las consideraciones generales establecidas en el Estatuto del Personal de la OIT, este anuncio de vacante es el único documento autorizado...
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Corporate Tax Advisor
vor 3 Wochen
Geneva, Schweiz Pictet VollzeitVotre équipe La division Corporate Functions regroupe les activités non bancaires du groupe Pictet et compte plus de 600 collaborateurs. Assurées par des spécialistes connaissant parfaitement l’ensemble des lignes de métier, les fonctions centrales se répartissent en divers départements: Audit interne, Communication, Compliance, Corporate...
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Especialista en derecho/derecho del trabajo
vor 2 Wochen
Geneva, Schweiz International Labour Organization (ILO) Vollzeittendersglobal.net JOB DESCRIPTION Grado: P4 Número de la vacante: RAPS/6/2023/NORMES/02 Fecha de publicación: 24 de noviembre de 2023 Fecha de cierre (medianoche hora de Ginebra): 4 de enero de 2024 Job ID:11434 Departamento:NORMES Unidad:LIBSYND Lugar de destino: Ginebra Tipo de contrato:Duración determinada Pueden participar: Los candidatos/as...
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Especialista en derecho/derecho del trabajo
vor 2 Wochen
Geneva, Schweiz International Labour Organization (ILO) Vollzeittendersglobal.net JOB DESCRIPTION Grado: P4 Número de la vacante: RAPS/6/2023/NORMES/02 Fecha de publicación: 24 de noviembre de 2023 Fecha de cierre (medianoche hora de Ginebra): 4 de enero de 2024 Job ID:11434 Departamento:NORMES Unidad:LIBSYND Lugar de destino: Ginebra Tipo de contrato:Duración determinada Pueden participar: Los candidatos/as...
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Especialista en derecho/derecho del trabajo
vor 1 Woche
Geneva, Schweiz International Labour Organization (ILO) Vollzeittendersglobal.net JOB DESCRIPTION Grado: P4 Número de la vacante: RAPS/6/2023/NORMES/02 Fecha de publicación: 24 de noviembre de 2023 Fecha de cierre (medianoche hora de Ginebra): 4 de enero de 2024 Job ID:11434 Departamento:NORMES Unidad:LIBSYND Lugar de destino: Ginebra Tipo de contrato:Duración determinada Pueden participar: Los candidatos/as...
