Executive Assistant

Vor 5 Tagen

Basel, Basel-Stadt, Schweiz SoTalent Vollzeit

Executive Assistant m/w/d 100%

Industry:
Staffing & Recruitment

Work Arrangement:
Onsite (Basel)

Sind Sie ein Organisationstalent und arbeiten gerne eng mit der Geschäftsleitung zusammen?

Ein Kunde sucht eine zuverlässige und engagierte Persönlichkeit, die Verantwortung übernimmt, Prioritäten setzt und einen reibungslosen Ablauf sicherstellt. Wenn Sie eine abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit in einem dynamischen Umfeld suchen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung

Aufgaben

  • Koordination von Terminen für die Führungsebene
  • Kontieren, kontrollieren und Bearbeiten von eingehenden Rechnungen
  • Zuständig für Telefonbedienung, Postverarbeitung, Raumbuchungen und Koordination von Konferenzen
  • Organisation und Nachbereitung verschiedener Meetings
  • Koordination und Management unter anderem von Trainingsmassnahmen
  • Zusammenarbeit mit externen Anspruchsgruppen und Behörden
  • Mithilfe bei der Erstellung von Präsentationen
  • Planung von diversen Events

Profil

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
  • Weiterbildung in Marketing, Eventmanagement oder Bürokommunikation
  • Mehrjährige Berufserfahrung in vergleichbarer Position
  • Sehr gute Deutsch- und Französischkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse
  • Kunden- und serviceorientiertes Denken und Handeln
  • Verantwortungsbewusste, diskrete und organisierte Arbeitsweise
  • Motivierte, zuverlässige und kollegiale Persönlichkeit

Vorteile

  • Gute Sozialleistungen
  • Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten
  • Festanstellung
  • Renommiertes Unternehmen
  • Vielfältige Tätigkeit

Kontaktinformationen

Bei Fragen zu diesem Stellenangebot (Referenz: JN steht die Kontaktperson unter der Nummer zur Verfügung.

Über uns

Der Arbeitgeber ist ein führendes Unternehmen im Bereich Personallösungen in der Schweiz und weltweit, aktiv in rund 50 Standorten. Das Unternehmen rekrutiert, entwickelt und bildet Talente in 60 Ländern aus und unterstützt Organisationen in der Zukunftsgestaltung der Arbeitswelt.

Executive Assistant (m/f/d) 100%

Industry:
Staffing & Recruitment

Work Arrangement:
Onsite (Basel)

Are you highly organised and enjoy working closely with senior leadership?

A client is looking for a reliable and committed individual who takes ownership, sets priorities, and ensures smooth day-to-day operations. If you are seeking a varied and demanding role in a dynamic environment, we look forward to receiving your application.

Responsibilities

  • Coordinate appointments and schedules for the leadership team
  • Process, verify, and manage incoming invoices
  • Handle phone communication, mail processing, room bookings, and conference coordination
  • Organise and follow up on various meetings
  • Coordinate and manage training activities, among other tasks
  • Liaise with external stakeholders and authorities
  • Assist in preparing presentations
  • Plan and support various events

Profile

  • Completed commercial apprenticeship
  • Further training in marketing, event management, or office communication
  • Several years of experience in a similar position
  • Excellent German and French skills, plus good English skills
  • Strong customer and service orientation
  • Discreet, organised, and responsible working style
  • Motivated, reliable, and team-oriented personality

Benefits

  • Attractive social benefits
  • Training and development opportunities
  • Permanent employment
  • Well-established organisation
  • Diverse and varied role

  • Executive Assistant to Chief Development Officer

    vor 2 Wochen

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Autolus Therapeutics Vollzeit CHF 100'000 - CHF 120'000 pro Jahr

    Role SummaryTo provide high level efficient Executive Assistance to support the Chief Development Officer and other Executives as assigned, within an international team based in CH, UK and US. Contribute to the success of the leadership team engaged in the development of global advanced therapeutics to treat cancer and other life-threatening disease.  Key...

  • Executive Assistant to International NS Head

    vor 1 Tag

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Novartis Pharma GmbH Vollzeit

    Job ID REQ Dez 09, Schweiz Summary #LI-Hybrid Location: Basel, Switzerland Relocation Support: This role is based in Basel, Switzerland. Novartis is unable to offer relocation support: please only apply if accessible Step into a role where your organizational excellence and proactive mindset will directly support strategic leadership across...

  • Executive Assistant to International NS Head

    Vor 5 Tagen

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Novartis Vollzeit

    Job Description Summary#LI-HybridLocation: Basel, SwitzerlandRelocation Support: This role is based in Basel, Switzerland. Novartis is unable to offer relocation support: please only apply if accessible.Step into a role where your organizational excellence and proactive mindset will directly support strategic leadership across international teams. As...

  • Office Assistant

    Vor 5 Tagen

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Botnar Institute of Immune Engineering - BIIE Vollzeit

    The Botnar Institute of Immune Engineering (BIIE) is a new interdisciplinary researchinstitute dedicated to innovation in immune engineering. Founded in 2024 through a generous endowment from Fondation Botnar, the BIIE supports scientists in taking onsome of the world's most challenging problems in immunology and global health. Theinstitute unites experts...

  • Assistant Office Manager

    vor 2 Wochen

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Inari Medical Vollzeit CHF 60'000 - CHF 80'000 pro Jahr

    Patients first. No small plans. Take care of each other. These are the guiding principles that form the ethos of Inari Medical.This is a temporary fixed-term assignment for a duration of 18 months.Summary Objective The Assistant Office Manager supports the Office Manager in overseeing daily administrative operations, ensuring smooth workflow, and assisting...

  • Administrative & Office Assistant (Entry Level, 60–100 )

    vor 2 Wochen

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Oppenheim Architecture + Design Europe Vollzeit CHF 40'000 - CHF 60'000 pro Jahr

    Your mission and your profile This is an entry-level role ideal for someone with a KV apprenticeship (or similar commercial training) and an interest in architecture/design, or for a graduate with a design/architecture background who enjoys organization and administration. This role is part-time to full-time (60–100%) with a daily presence in the office....

  • Waiter

    vor 1 Woche

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Viking Vollzeit CHF 40'000 - CHF 80'000 pro Jahr

    WORKING WITH VIKINGAs a Viking Shipboard Team Member, you represent Viking's values and our Service Standard, STAR Service. You are a hospitality professional with a passion for excellence. Viking will empower you with the skills, knowledge and tools to succeed in your role onboard. At Viking, we are committed to each other and our Guests through a shared...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Basel, Schweiz smartpersonal gmbh Vollzeit

    We are looking for a **'Personal assistant' 80-100%** for a globally operating industrial company located on Lake Zurich. The family-owned company employs approximately 40 employees at its headquarters. **Ihre Aufgaben**: - General calendar management & meeting organization incl. tracking of pending items - Shared administrative support for Shareholders &...

  • Executive Assistant

    vor 20 Stunden

    Basel, Schweiz Vetropack Holding Vollzeit

    **Location**: Bülach, CH **Facility**: Vetropack Holding AG **Experience level**: Professional The Vetropack Group is one of Europe's leading manufacturers of packaging glass. With a total of about 4000 employees, it operates glass plants in Switzerland, Austria, Czech Republic, Croatia, Slovakia, Ukraine, Italy and Moldova. It enables everyone to enjoy...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Basel, Schweiz Coopers Group AG Vollzeit

    Für unseren Kunden suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die als Executive Assistant & Office Manager ein wachsendes Technologieunternehmen unterstützt. In einem innovativen Umfeld übernehmen Sie eine zentrale Rolle, indem Sie das Executive Management wirkungsvoll entlasten und gleichzeitig den operativen Bürobetrieb professionell steuern. Ihre...

  • Personal Assistant

    vor 20 Stunden

    Basel, Schweiz Bruker Vollzeit

    Overview: As one of the world’s leading analytical instrumentation companies, Bruker covers a broad spectrum of advanced solutions in all fields of research and development. All our systems and instruments are designed to improve safety of products, accelerate time-to-market and support industries in successfully enhancing quality of life. We’ve been...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Basel, Schweiz Oracle Vollzeit

    Executive Assistant-220001SC **Applicants are required to read, write, and speak the following languages**: English, German **Preferred Qualifications** Preferred Qualifications - Internal Executive Assistant Provides administrative/clerical support to Alps management team and leads specific projects across functions Spends less than 20% of time...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Basel, Schweiz Jet Aviation Vollzeit

    The Executive Assistant provides high-level administrative support to the President, SVP Global Human Resources and SVP CFO. The Executive Assistant is responsible to successfully manage a wide range of administrative and executive support-related tasks, providing support to both internal and external parties with a high level of professionalism,...

  • Executive Assistant

    vor 3 Wochen

    Basel, Schweiz Flexsis Vollzeit

    Unser Beruf und unsere Leidenschaft «HR-Management». Flexsis AG ist ein eigenständiges Unternehmen der Interiman Group SA mit über 140 Mitarbeitenden, die an 47 Standorten in der Schweiz ein komplettes Programm von Dienstleistungen im Bereich Human Resources anbieten. Für unseren Kunden, ein innovatives Pharmaunternehmen, suchen wir per sofort oder nach...

  • Executive Assistant 100%

    vor 2 Wochen

    Basel, Schweiz nemensis ag Vollzeit

    Unser Kunde sucht zur Verstärkung des Gruppensekretariats in der Nähe von Zürich eine/n **Executive Assistant 100% (m/w/d)** **Dein Aufgabenbereich** - Unterstützung der Geschäftsleitung / des Generalsekretärs in vielfältigen Aufgaben und Projekten - Planung von Geschäftsreisen und Anlässen, Erstellung von Präsentationen und Mitwirkung in der...

  • Group Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Basel, Schweiz Dufry International AG Vollzeit

    Dufry is the world’s leading global Travel Experience Player, combining Travel Retail and Food & Beverage businesses to creating innovative and integrated offerings to travellers in approximately 5,500 outlets worldwide. Our team has a background of over 150 nationalities - living the 'Dufry Spirit' every day. It's our employees who make our vision of...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Basel, Schweiz Coopers Group AG Vollzeit

    Ein wachsendes Technologieunternehmen in Basel-Stadt sucht eine engagierte Persönlichkeit als Executive Assistant & Office Manager. Sie unterstützen das Executive Management und steuern den operativen Bürobetrieb. Der ideale Kandidat hat mindestens 5 Jahre Erfahrung und sehr gute Kenntnisse in MS Office sowie fließende Deutsch- und Englischkenntnisse....