Une ou Un Commis Administratif

**Description de l'entreprise**

Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour découvrir les moments forts et chiffres clefs de l’année 2021 en cliquant ici.
Comptant près de 1'000 collaborateurs et collaboratrices, le Département de médecine aiguë (D-MA) inclut les Services d’anesthésiologie, de pharmacologie et toxicologie cliniques, des soins intensifs et des urgences. Il répond à une quadruple mission au travers de ses services qui apportent leur expertise en interaction fréquente avec l'ensemble des Hôpitaux universitaires de Genève, grâce à un plateau transversal, dans l’objectif d’assurer la meilleure prise en charge possible des patients et patientes.
Le Service des urgences est un service transversal qui a pour missions d’accueillir les patients et patientes 24h/24 quelle que soit la nature de leur problème de santé, d’assurer une prise en soins rapide et efficace afin de les orienter vers la structure la plus appropriée. Le Service des urgences assure également au niveau cantonal une aide médicale urgente, coordonnée et gère les événements majeurs, tout en étant un service de référence pour les structures du canton.

**Description du poste**

Au sein de votre service, vous gérez quotidiennement la gestion des demandes de changement d’horaires des collaborateurs et collaboratrices, dans le respect des règles de gestion du temps en vigueur. Dans ce cadre, vous modifiez les plannings dans Excel, vous saisissez les plannings dans Vision RH et vous répondez aux demandes du personnel par mail, puis les classez.
Vous contrôlez et saisissez les certificats médicaux (maladie et accident), vous effectuez la mise à jour plannings dans Excel et Vision RH. Vous les scannez, classez et les envoyez au service des ressources humaines.
Vous contrôlez également et émettez la feuille de répartition journalière.
Pour chaque nouveau planning, vous préparez le nouveau masque de planning sur Excel pour chaque équipe, vous contrôlez les mouvements d’équipes : rocades, congés maternité, départs/arrivées, taux d'activité, mise en forme et formules, vous saisissez dans Gesplan les souhaits de planning du personnel, vous contrôlez les affectations dans Vision RH ainsi que les vacances, les formations, les codes horaires.
Après la sortie du nouveau planning, vous saisissez manuellement dans Vision RH les horaires en mandats ainsi que les plannings non-transférés par Gesplan.
Vous assurez divers travaux de secrétariat (prise de procès-verbaux, préparation du masque des plannings des vacances annuelles et souhaits des fêtes de fin d'année, saisie des souhaits de vacances, vérification et correction des soldes de jours fériés, contrôle des décomptes horaires hebdomadaires des intérimaires, demande de droits d'accès, mise à jour des groupes de messagerie ainsi que diverses tâches ponctuelles) pour les responsables d’équipes de soins (RES) et les adjoints et adjointes du responsable des soins (ARS).
Grâce à votre aisance relationnelle, vous développez un lien de proximité avec vos collègues et vous assurez une continuité de service en assurant la permanence lors des absences. Et plus généralement, votre sens du service fait de vous une personne agile prête à mettre sa polyvalence au service de l’institution pour exercer dans différents services en fonction des besoins.

**Qualifications**

Vous êtes au bénéfice d'un diplôme de secrétaire médical ou médical, d'un CFC d'employé ou employée de commerce, d’un diplôme de secrétariat ou tout diplôme jugé équivalent. Vous possédez de très bonnes connaissances de la terminologie médicale.
Vous disposez d'une expérience réussie d'une année, dans un poste similaire, au sein d'un centre hospitalier.
Vous avez une excellente maîtrise de la langue française, tant à l’oral et l’écrit. Pour les non-francophones le niveau C1 est requis.
Vous avez de très bonnes connaissances des outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook et/ou Web - certification ECDL niveau standard exigée) ainsi que des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, OPALE, GRECO, Gesplan, Vision RH).
Tout en ayant un excellent sens de l'organisation et des priorités, vous faites preuve d’autonomie, d’organisation et d’efficience.
Vous êtes une personne dynamique, rigoureuse et précise dans les tâches qui vous sont confiées.
Vous démontrez de bonnes capacités de communication et d’écoute, vous aimez travailler en équipe.
Vous êtes capable de travailler de manière simultanée avec plusieurs RES (gestion des priorités, hiérarchisation des demandes, flexibilité), vous savez faire preuve de polyvalence et de discrétion.
Vous disposez également des outils vous