Office Manager:in 60%

Bist du ein Organisationstalent, behältst auch bei komplexen Aufgaben den Überblick und bist nun auf der Suche nach einer neuen Herausforderung? Dann passt du perfekt zu KINASTIC
Wir suchen per 01. Juli 2025 oder nach Vereinbarung eine\*n Office Manager\*in (60%), der/die unser Team in einem spannenden Wachstumsmomentum unterstützt.
Was dich erwartet? Du wirst Teil unseres Kernteams, lebst deine unternehmerische Persönlichkeit vollkommen aus und erreichst mit uns zusammen Grosses. Gestalte mit uns den Teamspirit von morgen als Office Manager\*in mit Führungskompetenz, HR-Verantwortung und dem Freiraum, Prozesse neu zu denken und ein wachsendes Team in einer besonderen Phase zu begleiten.
**Unser Ziel ist klar**: Wir möchten der führende Anbieter für betriebliche Gesundheitsförderung in einer hybriden Arbeitswelt werden.
Glaubst du, dass du das Talent und die Motivation hast, uns auf diesem Weg zu unterstützen? Du schätzt gute Teamarbeit ebenso wie eigenständiges, strukturiertes und analytisches Arbeiten? Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen.
Aufgaben
- Zentrale Anlaufstelle: Du übernimmst die Drehscheibenfunktion für alle administrativen Themen und sorgst dafür, dass alles reibungslos läuft.
- Büroorganisation: Du kümmerst dich um die Verwaltung von Büromaterialien und -ausstattung, damit immer alles griffbereit ist.
- Lizenzen und Accounts: Du sorgst dafür, dass alle Lizenzen und Accounts stets aktuell sind und behältst die Kontrolle über deren Verwaltung.
- Buchhaltung: Du bist die Verbindung zur Buchhaltung, bereitest Abschlüsse vor und sorgst dafür, dass alle Zahlen stimmen.
- Zahlungsvorgänge: Du verwaltest die Zahlungsvorgänge und sorgst für eine reibungslose Abwicklung.
- Postorganisation: Du kümmerst dich um die gesamte Eingangs
- und Ausgangspost an unserem Zürcher Standort und sorgst dafür, dass alles ankommt, wo es hingehört.
- Support und Kommunikation: Du beantwortest externe E-Mail-Anfragen und bearbeitest Support-Tickets.
- Terminkoordination: Du bist für die Terminverwaltung und -koordination mit Kundinnen und Kunden sowie externen Partnern zuständig und behältst dabei den Überblick.
- Personalmanagement: Du unterstützt beim Onboarding und Offboarding, kümmerst dich um Personalmutationen, organisierst Teamevents und behältst das Zeitmanagement im Auge.
- Finanz
- und Budgetplanung: Du hilfst bei der Finanz
- und Budgetplanung in Zusammenarbeit mit Experten und der Direktion.
- Rechnungsstellung und Mahnwesen: Du übernimmst die Rechnungsstellung und kümmerst dich um das Mahnwesen, damit Kundenzahlung rechtzeitig eingehen.

Qualifikation
- Ausbildung: Du verfügst über eine kaufmännische Grundbildung oder eine vergleichbare Ausbildung.
- Sprachen: Du sprichst Deutsch auf Muttersprachniveau und verfügst über verhandlungssichere Englischkenntnisse (C1); weitere Sprachen sind ein Plus.
- HR-Erfahrung: Du hast Erfahrung im Personalmanagement, idealerweise mit entsprechender Weiterbildung (z. B. HR-Fachausweis), und überzeugst als vertrauensvolle, diskrete Ansprechperson für das Team.
- Finanzen: Du bringst fundierte Kenntnisse in der Finanzplanung mit und nutzt Excel sicher zur Analyse und Auswertung von Daten.
- Technologie: Du fühlst dich im Umgang mit digitalen Tools wohl und bringst eine natürliche Tech-Affinität mit
- Kommunikation: Du kommunizierst klar, stilsicher und zielgruppenorientiert, sowohl mündlich als auch schriftlich
- Arbeitsweise: Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und eigenverantwortlich und behältst auch bei mehreren Aufgaben den Überblick und die richtigen Prioritäten
- Einstellung: Du gehst Aufgaben mit einer lösungsorientierten „Can-Do“-Einstellung an und hast Freude daran, neue Prozesse mitzugestalten oder aufzubauen
- Persönlichkeit: Du trittst empathisch, freundlich und mit positiver Ausstrahlung auf
- Motivation: Du möchtest dich sowohl fachlich als auch persönlich weiterentwickeln und bist bereit, Verantwortung zu übernehmen und aktiv Einfluss zu nehmen

**Benefits**:

- Freiheit und Gestaltungsspielraum: Du kannst eigene Ideen einbringen und umsetzen.
- Enger Austausch: Du bist Teil eines dynamischen, lockeren, talentierten und effizienten Teams, arbeitest eng mit allen zusammen und bist nah an der Produktentwicklung.
- Hybrid-Working-Modell: Flexible, orts
- und zeitunabhängige Arbeit (obwohl unser Büro an der Toplage beim Zürcher Stauffacher schon sehr cool ist ).
- Persönliche Entwicklung: Spannende Herausforderungen in einem dynamischen Umfeld.
- Impact: Mit deiner Arbeit leistest du einen echten Beitrag zur Gesundheitsförderung in Unternehmen.
- Specials: 5 Wochen Ferien und jedes Dienstjahr gibts einen zusätzlichen Ferientag obendrauf. 1h/Woche für eine sportliche Aktivität deiner Wahl auf Arbeitszeit und regelmässige Teambuilding Aktivitäten.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung