Personal Assistant del CEO

_DOT LIFE SA è una società che gestisce e fornisce servizi a esclusive strutture alberghiere: Hotel Villa Principe Leopoldo** e Park Hotel Principe**s, Villa Sassa Hotel e Residence & SPA**, Kurhaus Cademario Hotel & SPA**. _

**Personal Assistant del CEO**

**Posizione**: Personal Assistant del CEO

Località: Lugano ed in seguito a Paradiso

Tipo di contratto a tempo Indeterminato, Full-Time

**Descrizione Generale del Ruolo**

Il/la Personal Assistant del CEO sarà responsabile di supportare il CEO nella gestione delle attività quotidiane, fornendo un servizio organizzativo e amministrativo di alto livello. La figura avrà un ruolo cruciale nel garantire la fluidità delle operazioni aziendali, incluse le vendite online del sito Dot Cosmetics e fungerà da punto di riferimento per clienti, fornitori e collaboratori.

**Responsabilità Principali**

**1. Gestione Uffici Direzionali**
- Accoglienza e ricezione ospiti, garantendo un ambiente professionale.
- Gestione delle forniture per uffici, inclusi materiali di cancelleria e attrezzature.
- Coordinamento della corrispondenza postale e gestione delle spedizioni urgenti.

**2. Pianificazione e Logistica**
- Organizzazione dell’agenda del CEO e coordinamento di appuntamenti personali e professionali.
- Pianificazione e gestione di viaggi e trasferte, comprese prenotazioni e logística.
- Supervisione degli spostamenti e supporto personale durante incontri o eventi.

**3. Supporto Operativo e Relazioni con Clienti e Fornitori**
- Collaborazione con fornitori e partner per garantire l’efficienza delle operazioni.
- Supporto nella gestione del CRM aziendale, monitorando le relazioni con i clienti.
- Assistenza nelle attività di Customer Care, risoluzione di reclami e gestione delle comunicazioni con

i clienti.

**4. Gestione Riunioni e Documentazione**
- Pianificazione di riunioni direzionali e Consigli di Amministrazione (CDA), inviando convocazioni e

preparando materiali.
- Redazione di verbali chiari e completi, garantendone la tempestiva distribuzione.
- Archiviazione ordinata e accessibile di documenti aziendali, sia digitali che cartacei.

**5. Supervisione Vendite Online - Dot Cosmetics**
- Monitoraggio delle vendite online, assicurando l’evasione degli ordini in modo puntuale.
- Gestione del catalogo prodotti e coordinamento delle attività con il magazzino.
- Analisi delle performance di vendita online e redazione di report per la Direzione.
- Customer Care specifico per il sito, rispondendo a richieste dei clienti e risolvendo eventuali

problematiche.

**6. Supporto alla Contabilità e Gestione Amministrativa Dot Cosmetics**
- Supporto emissione fatture, gestione della prima nota e sollecito crediti.
- Collaborazione con il reparto contabilità e fiduciari per verifiche amministrative.
- Monitoraggio delle scorte di magazzino e gestione dei relativi ordini.

**7. Organizzazione Eventi**
- Pianificazione e coordinamento di eventi aziendali e personali, curando logística e dettagli operativi.
- Supervisione delle attività connesse, incluso il coinvolgimento di sponsor e fornitori.

**8. Reportistica e Aggiornamenti Settimanali**
- Redazione e distribuzione di report periodici per aggiornare il CEO e i team coinvolti.
- Monitoraggio degli avanzamenti di progetto e delle attività strategiche aziendali.

**Requisiti**
- Affidabilità, precisione, professionalità, riservatezza ed integrità personale.

**Esperienze e Competenze Richieste**
- Solida esperienza in ruoli di assistenza direzionale o amministrativa.
- Ottime competenze in Customer Care e gestione del CRM.
- Familiarità con sistemi di contabilità di base (es. prima nota) e piattaforme di vendita online.
- Autonomia nell’utilizzo di software gestionali (es. SAP, CRM) e suite Microsoft Office.

**Caratteristiche Personali**
- Eccellenti capacità organizzative e relazionali.
- Flessibilità, resilienza e capacità di lavorare sotto stress.
- Precisione e affidabilità nella gestione delle attività assegnate.

**Requisiti Linguistici e Operativi**
- Italiano, Inglese fluente (auspicabile conoscenza del Tedesco e del Francese).
- Patente di guida valida e disponibilità per occasionali spostamenti.

**Cosa Offriamo**
- Ambiente di lavoro stimolante con possibilità di crescita.
- Pacchetto retributivo competitivo, basato sull’esperienza e le competenze.
- Opportunità di lavorare a stretto contatto con il top management aziendale.

**Riporto gerarchico**
- Chief Executive Officer (CEO)
- Occasionalmente alla Direzione e alla famiglia proprietaria

Contratto di lavoro: 100%, Tempo indeterminato

Disponibilità:

- Dal lunedì al venerdì

Esperienza:

- Personal Assistant: 2 anni (Obbligatorio)

Lingua:

- Inglese (Obbligatorio)

Sede di lavoro: Di persona

Data di inizio prevista: 06.01.2025