Administrative Assistenz

Das **Department of Biomedical Engineering (DBE)** der Universität Basel ist ein Joint-Venture der Universität Basel, des Universitätsspitals Basel und des Universitätskinderspitals beider Basel. Das DBE hat derzeit ca. 130 Forschende, die im Austausch mit den Spitälern Spitzenforschung auf dem Gebiet der Biomedizinischen Technik betreiben. Robotik & Laser, Bildgebung und -analyse mit Hilfe von KI, die Entwicklung von forensischen und analytischen Methoden, 3D-Druck und Biomaterialien sind unter anderen Bereiche, in denen bei uns geforscht wird. Das DBE biet zusammen mit der FHNW ein Master of Science-Programm und ein PhD-Programm an. Darüber hinaus ist das DBE die Wiege einer Reihe von preisgekrönten medizintechnischen Spin-offs.
Forschung und Lehre am DBE werden durch ein hochmotiviertes und dienstleistungsorientiertes administratives Team unterstützt, für das wir eine neue Kollegin oder Kollegen suchen, die/der selbständig den Bereich dezentrales HR für das ganze DBE abdeckt, Prof. Cattin als Sekretär/in unterstützt und im Leuchtturmprojekt MIRACLE als administrativer Support agiert.

**Ihre Aufgaben**
- Persönliches Sekretariat von Prof. Cattin (ca. 20%): Sie übernehmen für ihn alle administrativen Aufgaben z.B. die Organisation von Meetings und Reisen, Datenerfassung für Grants, für den SNF und für Jahresberichte; sie tätigen Tranchenabrufe und überwachen die entsprechenden Geldeingänge u.v.m.
- Selbständiges Sicherstellen der dezentralen HR am DBE: Sie sind die administrative Schnittstelle und Ansprechperson für alle Mitarbeitenden am DBE zum zentralen HR der Universität, dabei beraten Sie die Gruppenleitenden in Personalgeschäften, holen Informationen zu zukünftigen Anstellungen ein und erfassen sie. Sie betreuen die Mitarbeitenden bez. ihrer Anstellung, überwachen Fristen und holen Bewilligungen für Stipendiat*inn/en ein. Sie betreuen die Ein
- und Austritte und helfen mit, die HR-Prozesse zu optimieren.
- Sie unterstützen Mitarbeitende im Leuchtturmprojekt MIRACLE bei administrativen Aufgaben, z.B. erfassen Sie Spesen, Honorare und erledigen finanzielle Abrechnungen von MIRACLE Events.
- Sie helfen dem administrativen Team bei der Pflege der diversen Datenbanken des DBEs und der Universität: Geräteinventar, dezentrales HRM, genehmigen Zugänge der Projektmitarbeitenden aus den Spitälern, etc.
- Sie beteiligen sich an der Organisation von Events (Veranstaltungen für und Meetings mit Angehörigen der Spitäler, Wirtschaft und Politik; Forschungstag; etc.).

**Ihr Profil**
- Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische oder äquivalente Ausbildung. Berufserfahrung im universitären, medizinischen oder Lifesciences und/oder HR-Bereich wird bevorzugt.
- Sie haben Freude am Umgang mit Menschen aus aller Welt, respektieren kulturelle Unterschiede und kommunizieren sowohl in Deutsch als auch Englisch perfekt.
- Sie haben ihren Computer und die MS-Office-Software im Griff und spezielle SAP-Anwendungen lernen sie leicht.
- Sie arbeiten selbstständig und proaktiv und sind eine lösungs
- und dienstleistungsorientierte Persönlichkeit.
- Gute Organisation ist eine Ihrer Stärken (Aufgabenplanung, Termine, Mails, gemeinsame Ablage).
- Sie sind freundlich, offen, kommunikationsstark und arbeiten gerne im Team.

**Wir bieten Ihnen**
- Es erwartet Sie eine vielseitige Tätigkeit in einem innovativen und internationalen Umfeld.
- Sie werden Teil eines kleinen Powerteams, das mit Begeisterung das gemeinsame Ziel verfolgt, die Spitzenforschung und die derzeit ca. 130 Forschenden am DBE nach allen Kräften administrativ zu unterstützen.
- Flexible Arbeitszeiten in Absprache mit dem Team, ½ Tag Homeoffice möglich.
- Familienfreundliche Anstellungsbedingungen gemäss Personal
- und Gehaltsordnung der Universität Basel.

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