Executive Assistant

vor 1 Woche

Zurich, Schweiz Oxygen at Work Vollzeit

Unternehmensbeschreibung

Oxygen at Work ist ein schnell wachsendes Proptech Startup. Wir verbinden smarte Pflanzenkonzepte mit Software und verbessern so die Luftqualität von tausenden Arbeitsplätzen im In
- und Ausland, machen diese gesünder, nachhaltiger und attraktiver.

Stellenbeschreibung

Diese Position dient als rechte Hand der Geschäftsleitung indem sie vor allem als gate-keeper fungiert und somit sicherstellt, dass die Zeit der GL optimal genutzt wird damit diese ihre Aufgaben erfüllen und Ziele erreichen können.

Unter den Verantwortlichkeiten gehören:

- Unterstützung der Geschäftsleitung bei allen administrativen Aufgaben
- Komplexes Kalendermanagement, Vor
- und Nachbereitung interner und externer Meetings (z.B. Erstellung von Präsentationen)
- Erledigung der Korrespondenz nach Bedarf sowie Sicherstellung von genauem und zeitgerechten Informationsfluss innerhalb des Teams
- Unterstützung bei HR-bezogenen Aufgaben (z.B. On
- und Off-Boardings)
- Übernimmt ad-hoc-Aufgaben bei aktuellen Projekten oder Events
- Fungiert als erste Anlaufstelle für Teamleiter, Mitarbeiter, Kunden und externe Partner
- Fungiert als Office Manager (z.B. Verwaltung von Büromaterial)
- Behält stets die Übersicht über offene Pendenzen und Gesamtüberblick im Unternehmen

Qualifikationen
**Skills**:

- Eine detailorientierte, selbständige Persönlichkeit mit Erfahrung in einer ähnlichen Funktion
- Präsent, empathisches und zugängliches Auftreten
- Teamplayer, der in der Lage ist, produktive Beziehungen innerhalb des Unternehmens zu pflegen
- Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, hohes Mass an Eigenmotivation
- Organisationstalent und bestes Zeitmanagement
- Zuverlässiges, proaktives Handeln und immer einen Schritt voraus zu sein
- Fähigkeit zum Multi-Tasking und dabei die richtigen Prioritäten zu setzen sowie eigenständig zu arbeiten
- Kreativ, lösungsorientiert und unternehmerisch denkend
- Freude an Herausforderungen sowie überall mit anzupacken
- Schnelle Auffassungsgabe
- Fähigkeit zur Einhaltung von Fristen in einem schnelllebigen, sich rasch verändernden Umfeld
- Diskreter und respektvoller Umgang

**Qualifikationen**:

- Fliessende Deutsch
- und Englischkenntnisse vorausgesetzt, andere Sprachen sind von Vorteil
- Erfahrung im kaufmännischen Bereich ist eine Voraussetzung
- Technische Affinität und sehr gute Kenntnisse der MS Office/Google Suite

  • Executive Assistant

    Vor 2 Tagen

    Zurich, Schweiz Demolytic Vollzeit

    **Zürich**: **Schweiz**: Wir suchen einen Executive Assistant, der verschiedene administrative Aufgaben wahrnimmt und die Führungskräfte unseres Unternehmens unterstützt. Zu den Aufgaben des Executive Assistant gehören das Verwalten von Kalendern, das Treffen von Reisevorbereitungen und das Erstellen von Spesenabrechnungen. Um in dieser Rolle...

  • Executive Assistant

    Vor 4 Tagen

    Zurich, Schweiz Zurich Gruppe Deutschland Vollzeit

    Zurich Global Ventures is a collection of companies within Zurich Insurance Group that is focused on providing global services and product offerings that go beyond traditional insurance. We aim to get closer to our customers by offering customized, proactive and digital experiences that empower individuals and businesses to be better prepared for the future....

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Zurich, Schweiz Experis Vollzeit

    Executive Assistant Unser Kunde ist ein führendes Unternehmen in der IT-Branche. Zur Unterstützung unseres bekannten IT Kunden suchen wir eine motivierte und kompetente Executive Assistant. **Standort**: Zurich **Arbeitszeit**: Vollzeit **Pensum**: 100% **Vertrag**: 1,5 Jahr **Aufgaben und Verantwortlichkeiten**: - Effiziente Unterstützung der...

  • Executive Assistant

    Vor 5 Tagen

    Zurich, Schweiz Takeda Pharmaceutical Vollzeit

    **Job Overview**: The Executive Assistant will support the EUCAN Heads of Ethics & Compliance and Patient Value & Access and their teams performing administrative tasks, extensive calendaring, booking travel, handling logistics, organizing events and electronic system maintenance. The Executive Assistant is a liaison role and acts as a partnership between...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Zurich, Schweiz Experis Vollzeit

    **Executive Assistant** **(6 Month Contract)** Experis is the global leader in professional resourcing and project-based workforce solutions. **Overview of contract**: On behalf of our client, a large bank in Zurich, we are looking for an Executive Assistant to manage the calendar, meetings, agendas, travel, expenses, events and visitors for senior...

  • Executive Assistant

    Vor 4 Tagen

    Zurich, Schweiz SIX Vollzeit

    Wir gestalten schon heute die Zukunft der Finanzmärkte. Deshalb investieren wir in kluge Köpfe, in ihre Ideen, ihr Wissen und ihre Entwicklung. Dafür kombinieren wir unsere besten Seiten. Wenn du wissen möchtest, warum Stabilität uns so beweglich, Erfahrung uns so offen für Neues und Empathie uns so erfolgreich macht, bewirb dich auf die...

  • Executive Assistant

    Vor 2 Tagen

    Zurich, Schweiz Robert Half Vollzeit

    **executive Assistant (w/m/d) 100% **gesucht** - Für unseren Kunden, ein internationales Unternehmen mit Sitz im Kanton Zürich, suchen wir ab sofort einen executive Assistant (w/m/d). Bei der Position handelt es sich um eine direkte Festanstellung bei unserem Kunden. Die Betreuung und Vermittlung sowie alle unsere weiteren Serviceleistungen sind für Sie...

  • Teilzeitmitarbeiter:in Executive Assistants Im

    Vor 5 Tagen

    Zurich, Schweiz BAIN & COMPANY Vollzeit

    Bain & Company ist eine international führende Unternehmensberatung, die Entscheiderinnen und Entscheider weltweit bei der Zukunftsgestaltung unterstützt. Bei uns findest du beste Bedingungen für eine aussergewöhnliche Karriere: Herausfordernde Aufgaben, frühzeitige Verantwortung, ein internationales Umfeld und eine einzigartige Unternehmenskultur. Bei...

  • Executive Assistant

    Vor 5 Tagen

    Zurich, Schweiz UBS Vollzeit

    Switzerland - Zürich - Business management, administration and support - Investment Bank **Job Reference #** - 296784BR **City** - Zürich **Job Type** - Full Time **Your role** - Are you a multitasker? Do you know how to make sure things run smoothly? - We’re looking for an Executive Assistant to: - manage calendars, including scheduling external and...

  • Executive Assistant, 60

    vor 1 Woche

    Zurich, Schweiz Yakoubi Associates Vollzeit

    On behalf of a well-known bank, we are looking for an experienced Executive Assistant to a senior management member. **Important**: Start as soon as possible Tasks - Organization and prioritization of an executive member’s agenda - Handle/check daily incoming mail flow - Prioritize and categorize meeting requests based on the provided inputs - Ensure...