Assistant de direction H/F, 80-100%, CDI

Vor 2 Tagen

Genève, Schweiz Hospice général Vollzeit

Votre mission

Dans le cadre d’une équipe de direction d’environ 15 personnes, vous soutenez la direction de l’Aide aux migrants en facilitant l’interface entre la direction et les différents relais ou partenaires de la fonction à tous les niveaux, tout en assurant une gestion optimale et efficace des activités de son secrétariat.

Vous apportez un soutien au bon fonctionnement d’entités et services coordonnés par la direction de l’Aide aux migrants. Vous menez différentes activités et contribuez à des projets transversaux à toutes les fonctions de l’Hospice général, en particulier en lien avec la mise en œuvre de la stratégie institutionnelle.

Vous gérez la qualité du flux de communication de l’Aide aux migrants et contribuez à la rédaction des contenus ainsi qu’à leur cohérence.

Vos activités principales

  • Vous assumez un rôle de liaison à l’interne et à l’externe. Vous coordonnez le suivi des dossiers entre la direction de l’Aide aux migrants, les services compétents de l'Hospice général, de l'Etat et des divers partenaires;
  • Vous assurez l’organisation des divers événements internes et externes rattachés à la direction de l’Aide aux migrants;
  • Vous assurez la rédaction, la réécriture et la relecture de textes en lien avec le périmètre d’activité (mise en page, finalisation de documents, utilisation de la chartre graphique, etc.), coordonnez les réponses des collaborateurs et garantissez le traitement efficace des demandes en respectant les délais ainsi que la qualité exigée;
  • Vous assurez l’accès et la diffusion à l’interne de l’information émanant de la direction de l’Aide aux migrants au travers des canaux de diffusion appropriés;
  • Vous gérez de manière autonome certains dossiers directement rattachés à la direction de l’Aide aux migrants;
  • Vous établissez un système de suivi des décisions. Vous proposez et gérez un système de documentation pertinent et veillez à la disponibilité de la documentation pour chaque sujet, à des fins de communication, de suivi ou d’archivage;
  • Vous assistez le directeur et son adjoint dans leurs tâches administratives : courriels, agendas, courriers, téléphones, archivage.

Qualifications

Votre profil

  • Vous êtes au bénéfice d’une maturité commerciale, d’une maturité complétée par une formation complémentaire commerciale ou d’une formation jugée équivalente;
  • Vous maîtrisez parfaitement la langue française. Vous pouvez rédiger seul des procès-verbaux, courriers et notes de qualité;
  • Vous êtes garant-e de l'image et de la gestion administrative du secrétariat d’une direction. A ce titre vous démontrez un sens aigu du service public et faites preuve de discrétion;
  • Votre capacité d’analyse vous permet d’avoir une compréhension fine de l’environnement complexe dans lequel vous évoluez;
  • Vous êtes reconnu-e pour votre esprit d'équipe et pour nouer des relations de qualité avec des interlocuteurs de tout niveau;
  • Vous êtes autonome et dynamique et vous appréciez la polyvalence;
  • Vous maîtrisez l’anglais (niveau B2-C1) et l’allemand (atout);
  • Vous vous appuyez au quotidien sur vos capacités d’organisation, de planification et de gestion des priorités, vous êtes curieux-se de nature et démontrez également votre résistance au stress et votre souplesse;
  • Vous maîtrisez parfaitement les outils informatiques usuels.

Informations supplémentaires

Nous vous proposons

  • Une culture d’entreprise ouverte et respectueuse;
  • Un développement continu des compétences grâce à une politique de formation attractive;
  • Des opportunités d’évolution de carrière et de mobilité interne;
  • De vraies solutions pour favoriser un équilibre vie professionnelle -vie privée ;
  • De nombreuses activités culturelles et sportives à vivre en collectif au sein de l’institution.

Taux d'activité : 80-100%

Type de contrat : CDI

Classe de fonction : 14

Date de début de la prise de fonction : Dès que possible

Délai de postulation : 20/01/2025

Notre processus de recrutement

Il se déroule en plusieurs phases selon le type de poste, où chaque étape conditionne la suivante: analyse de candidature, entretien téléphonique et le cas échéant, test métier et/ou évaluation. Cette dernière est organisée dans nos locaux sur une demi-journée avec des managers de l’institution et en présence d’une personne des ressources humaines. Les candidats sont soumis à des exercices tant individuels que collectifs.

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Envoyez-nous votre dossier complet (lettre de motivation, CV, diplôme du plus haut niveau de formation atteint, certificats de travail).

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