Wedding & Events Manager

Description de l'entreprise
**Fairmont Le Montreux Palace**

Situé sur les rives du Lac Léman et face à la vue magnifique des Alpes, l'hôtel Fairmont Le Montreux Palace est un établissement hôtelier de distinction, membre du groupe Accor, de la marque Fairmont et affilié à Swiss Deluxe Hotels. Possédant une renommée mondiale incomparable caractérisée par 236 chambres et suites luxueuses et une expérience gastronomique des plus raffinées, l'hôtel Fairmont Le Montreux Palace est réellement un lieu enchanteur. Ses six restaurants et bars offrent un vaste choix de délices qui sauront satisfaire les plus exigeants des palais. Le Montreux Jazz Café est le détour incontournable pour vibrer au rythme du Festival 365 jours par année dans l’écrin féerique du Fairmont le Montreux Palace, le Lemantine by Alan Geaam, la cuisine du chef étoilé franco-libanais qui signe la carte de notre nouveau restaurant éphémère pour la saison estivale et le Funky Claude’s Bar est le lieu incontestable où atterrir jusque tard dans la nuit pour déguster un line-up incroyable de cocktails traditionnels et exclusifs au rythme de la meilleure scène Live en ville. Fairmont Le Montreux Palace se spécialise également dans l'accueil de congrès, réunions et séminaires. Le Fairmont Spa est un espace bien-être de 2000 m² dédié à la forme, la relaxation et la beauté.

Description du poste
**Wedding & Events Manager CDI - H/F**

L’équipe des évènements a pour mission de gérer l'ensemble des demandes des clients banquets et d'être à leur disposition tout au long de leur séjour. Le service agréable, la cuisine délicieuse et les décors uniques font de chaque événement dans les Hôtels Fairmont une expérience incroyable.

Lors de leur mariage, les clients seront accueillis par notre Wedding & Events Manager qui sera à leur disposition tout au long de leur séjour pour transformer de simples moments en souvenirs inoubliables.

**Résumé des responsabilités**:
Relevant du Directeur Catering & Conference Services, les responsabilités et les fonctions essentielles du poste comprennent, sans s’y limiter:

- Proposer en permanence un service professionnel, avenant et attachant
- Gérer et superviser les mariages ou manifestations de la demande initiale du client jusqu’à sa facturation
- Organiser et réaliser des “sites inspections” pour les clients potentiels avec les invitations nécessaires
- Etablir des rendez-vous avec les clients et négocier avec eux les détails de chaque dossier, dans le but de répondre aux besoins spécifiques des clients
- Elaborer, dans les délais impartis, au moyen de Opéra, des contrats clairs et précis pour les clients
- Coordonner avec les Managers Front office et Réservations les aspects relatifs aux chambres demandées pour l’événement jusqu’à la réception de la “rooming list” qui sera ensuite transférée au Manager Front Office pour bloquer les chambres (split)
- Avoir une bonne collaboration avec les différents corps de métier de l’hôtel impliqués dans la préparation des salles
- Coordonner la réunion avant le mariage ou la manifestation et transmettre les informations aux départements respectifs
- Coordonner les demandes des clients (Audiovisuel, musique, location matériel, impression, etc) avec les fournisseurs externes jusqu’à réception de la facture (à provisionner).
- Assister l’organisateur dans l’élaboration des derniers détails et requêtes complémentaires avant le début de la manifestation ou du mariage
- Contrôler la bonne marche des activités durant la manifestation ou le mariage et se tenir à disposition du client pour tout autre service requis, tant au niveau F&B que technique - si nécessaire jusqu’à la fin de la manifestation ou du mariage
- Etre responsable de la facturation de ses dossiers
- Contrôler la facturation des maîtres d’hôtel et contrôler le final de ses dossiers avant l’envoi au client
- Connaître les standards techniques et émotifs de LQA, les mettre en pratique et s’assurer de la personnalisation du service
- Participer aux réunions hebdomadaires avec le directeur de la réception ainsi que les différents chefs de départements concernés suivant les demandes des groupes
- Faire le suivi avec le client après l’évènement pour obtenir un feedback et assurer la répétition de l’évènement
- Préparer les rapports hebdomadaires, les rapports d’activité mensuels et les prévisions
- Communiquer avec la comptabilité afin d’assurer que tous les dépôts des groupes sont reçus selon les contrats
- S’engager sur la qualité de son service, sa discrétion et sur sa parfaite honnêteté
- Avoir une attitude professionnelle, être souriant/e et garder en tout temps le calme
- Respecter les normes ergonomiques de travail en règle de santé & sécurité, les prescriptions d’hygiène et sanitaires
- Respecter les politiques, les procédures et les normes