Executive Meeting Manager

Description de l'entreprise
**Fairmont Le Montreux Palace**

Situé sur les rives du Lac Léman et face à la vue magnifique des Alpes, l'hôtel Fairmont Le Montreux Palace est un établissement hôtelier de distinction, membre du groupe Accor, de la marque Fairmont et affilié à Swiss Deluxe Hotels. Possédant une renommée mondiale incomparable caractérisée par 236 chambres et suites luxueuses et une expérience gastronomique des plus raffinées, l'hôtel Fairmont Le Montreux Palace est réellement un lieu enchanteur. Ses six restaurants et bars offrent un vaste choix de délices qui sauront satisfaire les plus exigeants des palais. Le Montreux Jazz Café est le détour incontournable pour vibrer au rythme du Festival 365 jours par année dans l’écrin féerique du Fairmont le Montreux Palace, le Lemantine by Alan Geaam, la cuisine du chef étoilé franco-libanais qui signe la carte de notre nouveau restaurant éphémère pour la saison estivale et le Funky Claude’s Bar est le lieu incontestable où atterrir jusque tard dans la nuit pour déguster un line-up incroyable de cocktails traditionnels et exclusifs au rythme de la meilleure scène Live en ville. Fairmont Le Montreux Palace se spécialise également dans l'accueil de congrès, réunions et séminaires. Le Fairmont Spa est un espace bien-être de 2000 m² dédié à la forme, la relaxation et la beauté.

Description du poste
**Executive Meeting Manager**

L’équipe des Sales & Marketing vont chercher les clients individuels et les groupes aux quatre coins du monde afin de leur faire découvrir nos Hôtels et notre service inoubliable. Lors de leur arrivée, les groupes seront accueillis par nos Executive Meeting Manager qui seront à leur disposition tout au long de leur séjour pour transformer de simples moments en souvenir inoubliable.

**Résumé des responsabilités**:
Relevant du Directeur Catering & Conference Services, les responsabilités et les fonctions essentielles du poste comprennent, sans s’y limiter:

- Proposer en permanence un service professionnel, avenant et attachant
- Gérer et superviser des conférences/rassemblement de groupe (dès 10 chambres) de la demande initiale du client jusqu’à la facturation
- Interagir avec les Sales Managers, le département des banquets, et la réception l’hôtel
- Communiquer avec la clientèle directe (corporate accounts), Tour Operators, Incentive houses, Destination Management Companies
- Gérer toutes les demandes pour les groupes (vérification de disponibilités, offre écrite, inscription de la réservation dans Opera Sales & Catering system)
- Faire le suivi hebdomadaire et la mise à jour de tous les dossiers
- Organiser et réaliser des “site inspections” pour les clients potentiels avec les invitations nécessaires
- Préparer des contrats pour les groupes définitifs
- Coordonner avec le directeur de la réception & la manager des réservations les aspects relatifs aux chambres demandées pour l’événement jusqu’à la réception de la “rooming list” qui sera ensuite transférée au directeur de la réception pour bloquer les chambres (split)
- Coordonner avec le département des banquets tous les aspects de l’événement qui concerne le F&B
- Remplir l’ »event function sheet” basé sur les demandes des clients
- Compléter le “Group info sheet” et le distribuer à tous les départements concernés
- Coordonner la réunion avant la conférence/événement et transmettre les informations aux départements respectifs
- Informer le directeur des ventes & marketing et les Sales Managers des nouveaux business, des business perdu et des business définitifs de différentes marches
- Communiquer avec la Réception et le département des Banquets & Conférences sur les événements à venir
- Maintenir un contact régulier avec les agences locales, nationales et internationales, les « corporate accounts » et les entreprises de « Destination Management »
- Assurer une communication efficace dans le département et entre les différents départements
- Participer aux réunions hebdomadaires avec le directeur de la réception ainsi que les différents chefs de départements concernés suivant les demandes des groupes
- En l’absence de son supérieur immédiat, il doit pouvoir le remplacer
- Suivi avec le client après l’événement pour obtenir un feedback et assurer la répétition de l’événement
- Préparer les rapports hebdomadaires, les rapports d’activité mensuels et les prévisions
- Participer aux “yield meetings” une fois par semaine
- Participer aux réunions mensuelles du départements des ventes et marketing
- Développer et maintenir un système efficace de l’administration du département
- Communiquer avec la comptabilité afin d’assurer que tous les dépôts des groupes sont reçus selon les contrats
- Suivre tous le business optionnel qui tournent définitif et établir le pourcentage du business perdu
- S’engager