Administrative Assistant

Vor 2 Tagen

Genève, Schweiz CERN Vollzeit

**Job Description** Your responsibilities**

Administrative tasks for the Central Secretariat in the Administration and Resources Group (AR), of the Accelerator Systems (SY) Department. As a member of the SY admin team, work closely with the department and technical groups administrative responsible. Interface with other CERN specialized services where necessary, (Human Resources Department, CERN service desk, claims office)

Activities include but are not limited to:

- Administrative support for arriving and departing Members of Personnel, involving the preparation and coordination of the monthly departmental onboarding meeting. (Invitation of personnel and replies to related queries).
- Preparation and processing of travel reimbursements for newcomers and departing personnel according to the different contractual conditions.
- Coordination of departure formalities.
- Personnel contract coordination and follow-up (extensions, terminations, resignations for Members of Personnel) and handling of related documentation.
- Administrative support for departmental job shadowing requests for students and handling of subsistence payments for trainees.
- Administrative support for the department inventory.
- Registration of External Visitors.
- Participation in SY-AR regular meetings.
- Use of several CERN tools and databases.
- Handling of confidential personal data.

**Your profile**

**Skills**:

- Rigorous and structured approach to work
- Builds and maintains constructive and effective work relationships
- Service oriented
- Use of office software packages
- Fluent in both English and French.

Eligibility criteria:

- You are a national of a CERN Member or Associate Member State.
- You have never had a CERN fellow or graduate contract before.
- Applicants with a Bachelor's, Master's or PhD degree are not eligible.

**Additional Information**
Job closing date**:7th February 2025 at 23:59 PM (midnight) CET.**

Contract duration: 24 months, with a possible extension up to 36 months maximum.

Working hours: 40 hours per week

Target start date: 01-May-2025

This position involves:

- A valid driving licence.

Job reference: SY-AR-2025-6-GRAE

Field of work: Support Services (Finance, HR, Legal, Procurement)

Benchmark job: 5C0010 - Administrative Clerk

**What we offer**
- A monthly stipend of **4624** Swiss Francs (net of tax)**.
- Coverage by CERN's comprehensive **health scheme** (for yourself, your spouse and children), and membership of the CERN **Pension Fund**.
- Depending on your individual circumstances: installation grant; family, child and infant allowances; payment of travel expenses at the beginning and end of contract.
- ** 30 days of paid leave per year**.
- On-the-job and formal training at CERN as well as in-house language courses for English and/or French.

**About us**
- Diversity has been an integral part of CERN's mission since its foundation and is an established value of the Organization. Employing a diverse workforce is central to our success._

  • Administrative Assistant

    vor 1 Monat

    Genève, Schweiz Manpower Vollzeit

    Mission Coordinate crisis management procedures Monitor incoming staff communications and liaise with all second level response areas to resolve evolving issues Provide support for document and database management and the preparation of necessary reports Support the Senior Advisor with travel planning, event planning and management, procurement and...

  • Assistante administrative polyvalente

    Vor 2 Tagen

    Genève, Schweiz jobup Vollzeit

    mAssistante administrative polyvalenteNous recherchons un(e) Assistant(e) Administratif(ve) polyvalent(e) et organisé(e) pour intégrer notre équipe. Vous serez un élément clé dans la gestion des opérations administratives et logistiques de notre structure.Vos missions principales :1. Gestion administrative :• Rédaction, vérification et suivi des...

  • Administrative Assistant

    vor 2 Wochen

    Genève, Schweiz Manpower SA Vollzeit

    We are looking for highly motivated candidates to join an international organization as an Administrative Assistant.MissionCoordinate crisis management proceduresMonitor incoming staff communications and liaise with all second level response areas to resolve evolving issuesProvide support for document and database management and the preparation of necessary...

  • Administrative Assistant

    vor 4 Wochen

    Genève, Schweiz United Nations Vollzeit

    Org. Setting and Reporting - The Independent Institution on Missing Persons in the Syrian Arab Republic (IIMP) was established by the General Assembly in its resolution 77/301, adopted on 29 June 2023. This position is based in Geneva, Switzerland. The Administrative Assistant works within the Administration Service Section. The incumbent reports to the...

  • Assistante Administrative

    vor 2 Wochen

    Genève, Schweiz Asterios Sa Vollzeit

    Tu as récemment obtenu ton CFC d'employé de commerce/matu professionnelle ? Tu as réussi une expérience d'au moins 2 ans en assistanat administratif en Family Office et tu recherches un nouveau challenge ? Tu parles français et anglais couramment ? Tu vis ou travailles en Suisse ? Tu recherches un poste sur le long terme avec des tâches variées ?...

  • Assistante administrative

    vor 2 Wochen

    Genève, Schweiz asterios sa Vollzeit

    tu as récemment obtenu ton CFC d'employé de commerce/matu professionnelle ? Tu as réussi une expérience d'au moins 2 ans en assistanat administratif en Family Office et tu recherches un nouveau challenge ? Tu parles français et anglais couramment ? Tu vis ou travailles en Suisse ? Tu recherches un poste sur le long terme avec des tâches variées ?...

  • Administrative Assistant, Dcp/oa

    vor 1 Woche

    Genève, Schweiz United Nations Vollzeit

    Org. Setting and Reporting - This position is located in the Section of the Office for Africa within the Division of Country Programmes. The Office for Africa coordinates ITC’s country relationships and a wide range of technical assistance programmes and projects across Africa. It leads ITC’s strategic planning and programming of technical support and...

  • Administrative Assistant 80-100%

    vor 1 Woche

    Genève, Schweiz Manpower SA Vollzeit

    For our client, an international company, we are looking for an Administrative AssistantYour Responsibilities:Efficiently manage and coordinate projects autonomously.Set up and maintain an internal system to handle requests.Collaborate with various stakeholders to ensure projects are completed on time.Perform administrative tasks related to project...

  • Assistante administrative

    vor 2 Wochen

    Genève, Schweiz asterios sa Vollzeit

    tu as récemment obtenu ton CFC d'employé de commerce/matu professionnelle ? Tu as réussi une expérience d'au moins 2 ans en assistanat administratif en Family Office et tu recherches un nouveau challenge ? Tu parles français et anglais couramment ? Tu vis ou travailles en Suisse ? Tu recherches un poste sur le long terme...

  • Assistante administrative

    vor 2 Wochen

    Genève GE, Schweiz asterios sa Vollzeit

    tu as récemment obtenu ton CFC d'employé de commerce/matu professionnelle ? Tu as réussi une expérience d'au moins 2 ans en assistanat administratif en Family Office et tu recherches un nouveau challenge ? Tu parles français et anglais couramment ? Tu vis ou travailles en Suisse ? Tu recherches un poste sur le long terme avec des tâches...

  • Assistante Administrative Polyvalente

    vor 24 Stunden

    1205 Genève, Schweiz Entreprise anonyme Vollzeit

    Nous recherchons un(e) Assistant(e) Administratif(ve) polyvalent(e) et organisé(e) pour intégrer notre équipe. Vous serez un élément clé dans la gestion des opérations administratives et logistiques de notre structure.Vos missions principales :1. Gestion administrative :• Rédaction, vérification et suivi des contrats locatifs. • Émission et...

  • Assistante Administrative Marketing et Commercial

    Vor 2 Tagen

    Genève, Schweiz FORCE PROMOTION SA Vollzeit

    Force Promotion est une entreprise familiale avec près de 40 ans d'engagement et d'expertise dans la régie publicitaire à Genève. Nous proposons des solutions de communication innovantes et personnalisées pour accroître la visibilité de nos annonceurs et développer leurs affaires.Pour en savoir plus, consultez notre site :...

  • Assistante administrative

    vor 2 Wochen

    Genève, Schweiz asterios sa Vollzeit

    tu as récemment obtenu ton CFC d employé de professionnelle ? Tu as réussi une expérience d au moins 2 ans en en Family Office et tu recherches un nouveau challenge ? Tu parles français et anglais couramment ? Tu vis ou travailles en Suisse ? Tu recherches un poste sur le long terme X tâches variées ? Alors ce poste est fait pour toi ! plus et postule...

  • Assistante administrative

    vor 2 Wochen

    Genève, Schweiz asterios sa Vollzeit

    Assistant e administratif veSauvegarder l'emploiInfos sur l'emploiDate de publication :30 décembre 2024Taux d'activité :100%Type de contrat :Durée indéterminéeLieu de travail :Genèvetu as récemment obtenu ton CFC d'employé de commerce/matu professionnelle ? Tu as réussi une expérience d'au moins 2 ans en assistanat administratif en Family Office et...

  • Administrative Assistant

    vor 3 Wochen

    Genève, Schweiz International Organization for Migration Vollzeit

    Position Title**: Administrative Assistant (Private Sector Partnerships Division** **(PSP))** Duty Station **:Geneva, Switzerland** Classification**: General Service Staff, Grade G4** Type of Appointment**: Fixed term, one year with possibility of extension** Estimated Start Date**: As soon as possible** Closing Date**: 09 January 2025** Established in...

  • Assistant administratif

    vor 1 Woche

    Genève, Schweiz Anticimex Vollzeit

    Vos missions :Assistance téléphonique à la clientèle sous forme d'informations, de conseils, de tarification et de transferts d’appelsTraitement complet de commandes (de la demande du client à la facturation)Saisie et actualisation des bases de données et des dossiers clientsGestion appropriée des commandes, des bons de travail et de la...

  • Assistante Administrative Marketing et Commercial

    Vor 3 Tagen

    Genève, Schweiz FORCE PROMOTION SA Vollzeit

    Description du posteNous recherchons une Assistante Administrative Marketing et Commerciale motivée, polyvalente et désirant s’engager sur du long terme, pour rejoindre notre équipe dynamique.En étroite collaboration avec notre Responsable Ventes & Marketing Digital, vous jouerez un rôle clé dans le développement et la fidélisation de notre...

  • Assistante Administrative Marketing Et Commercial

    Vor 2 Tagen

    Genève, Schweiz FORCE PROMOTION SA Vollzeit

    Description du poste Nous recherchons une Assistante Administrative Marketing et Commerciale motivée, polyvalente et désirant s’engager sur du long terme, pour rejoindre notre équipe dynamique.En étroite collaboration avec notre Responsable Ventes & Marketing Digital, vous jouerez un rôle clé dans le développement et la fidélisation de notre...

  • Assistante Administrative

    vor 1 Woche

    1204 Genève, Schweiz asterios sa Vollzeit

    Assistant e administratif ve Postuler rapidementSauvegarder l'emploiInfos sur l'emploiDate de publication :30 décembre 2024Taux d'activité :100%Type de contrat :Durée indéterminéeLieu de travail :Genève  tu as récemment obtenu ton CFC d'employé de commerce/matu professionnelle ? Tu as réussi une expérience d'au moins 2 ans en assistanat...

  • Assistante administrative

    vor 3 Wochen

    1204 Genève, Schweiz asterios sa Vollzeit

    Assistant e administratif ve   Postuler rapidementSauvegarder l'emploi Infos sur l'emploi Date de publication :30 décembre 2024 Taux d'activité :100% Type de contrat :Durée indéterminée Lieu de travail :Genève     tu as récemment obtenu ton CFC d'employé de commerce/matu...