Assistant Director Events

Description de l'entreprise
**Fairmont Le Montreux Palace**

Situé sur les rives du Lac Léman et face à la vue magnifique des Alpes, l'hôtel Fairmont Le Montreux Palace est un établissement hôtelier de distinction, membre du groupe Accor, de la marque Fairmont et affilié à Swiss Deluxe Hotels. Possédant une renommée mondiale incomparable caractérisée par 236 chambres et suites luxueuses et une expérience gastronomique des plus raffinées, l'hôtel Fairmont Le Montreux Palace est réellement un lieu enchanteur. Ses six restaurants et bars offrent un vaste choix de délices qui sauront satisfaire les plus exigeants des palais. Le Montreux Jazz Café est le détour incontournable pour vibrer au rythme du Festival 365 jours par année dans l’écrin féerique du Fairmont le Montreux Palace, le Lemantine by Alan Geaam, la cuisine du chef étoilé franco-libanais qui signe la carte de notre nouveau restaurant éphémère pour la saison estivale et le Funky Claude’s Bar est le lieu incontestable où atterrir jusque tard dans la nuit pour déguster un line-up incroyable de cocktails traditionnels et exclusifs au rythme de la meilleure scène Live en ville. Fairmont Le Montreux Palace se spécialise également dans l'accueil de congrès, réunions et séminaires. Le Fairmont Spa est un espace bien-être de 2000 m² dédié à la forme, la relaxation et la beauté.

Description du poste
**Assistant Directeur Catering & Conference Services CDI - H/F**

L’équipe des évènements a pour mission de gérer l'ensemble des demandes des clients banquets et d'être à leur disposition tout au long de leur séjour. Le service agréable, la cuisine délicieuse et les décors uniques font de chaque événement dans les Hôtels Fairmont une expérience vraiment incroyable.

Votre vision et votre leadership au poste de Assistant Directeur Catering & Conferences Services assureront le dévouement de l’équipe, l’efficacité des activités et une qualité de service dépassant les attentes de tous les clients

**Résumé des responsabilités**:
Relevant du Directeur Catering & Conference Services, les responsabilités et les fonctions essentielles du poste comprennent, sans s’y limiter:

- Proposer en permanence un service professionnel, avenant et attachant
- Assister le Directeur Catering & Conference Services dans la gestion des conférences et groupes de la signature du contrat du client avec l’équipe des ventes jusqu’à la facturation
- Communiquer avec la clientèle directe corporate accounts, Agences Evènementiels, Incentive houses, Destination Management Companies pour comprendre tous leurs besoins et leur proposer nos services banquets, restaurations, traiteur, spa, hébergement.
- Préparer des contrats pour les évènements définitifs
- Coordonner avec le directeur de la réception & la directrice des réservations les aspects relatifs aux chambres demandées pour l’événement jusqu’à la réception de la “rooming list” qui sera ensuite transférée au directeur de la réception pour bloquer les chambres (split)
- Communiquer avec la Réception et le département des Banquets & Conférences sur les événements à venir
- Coordonner avec le responsable restauration ainsi que le responsable banquet tous les détails relatifs aux besoins du client en restauration, banquet et traiteur
- Communiquer avec les différents départements tous les détails importants pour garantir le déroulement parfait des groupes et évènements en cours.
- Gérer et superviser des conférences/rassemblement de groupe de la demande initiale du client jusqu’à la facturation
- Interagir avec les Sales Managers, le département des banquets, et la réception l’hôtel
- Gérer toutes les demandes pour les groupes (vérification de disponibilités, offre écrite, inscription de la réservation dans Opera Sales & Catering system)
- Faire le suivi hebdomadaire et la mise à jour de tous les dossiers
- Organiser et réaliser des “site inspections” pour les clients potentiels avec les invitations nécessaires
- Informer le directeur des ventes & marketing et les Sales Managers des nouveaux business, des business perdus et des business définitifs de différentes marches
- En l’absence de son supérieur immédiat, il doit pouvoir le remplacer
- Suivi avec le client après l’événement pour obtenir un feedback et assurer la répétition de l’événement
- Préparer les rapports hebdomadaires, les rapports d’activité mensuels et les prévisions
- Participer aux réunions mensuelles du départements des ventes et marketing
- Développer et maintenir un système efficace de l’administration du département
- Communiquer avec la comptabilité afin d’assurer que tous les dépôts des groupes sont reçus selon les contrats
- Suivre tout le business optionnel qui tournent définitif et établir le pourcentage du business perdu
- Connaître les standards techniques et émotifs de LQA, les mettre en p