Executive Assistant

vor 2 Wochen

Basel, Schweiz Adecco Vollzeit

For an international company in the global agribusiness market in Basel we are looking for a:
**Executive Assistant - temporary assignment (100%) with option to become permanent**:
**Purpose of the role**
- Provide high level support to the Regional Director EAME CP and the Regional Heads CP Finance and CP Human Resources in EAME including effective coordination and support to their agendas, serving as liaison with direct reports, other executives of the company and their executive assistants and external key stakeholders.
- Ensure high quality administrative and secretarial responsibilities, flexibly adapting and responding to ever-changing environment.

**Accountabilities**
- Manage Regional Director EAME CP and Regional Heads FIN & HR Agendas, with high quality administrative support.
- Support the logistics and organization of regional-international meetings Face to Face as well as video (Zoom, Teams, etc.) based, with the support of technology and digital tools (Smartsheet, Teams) in the coordination of the EAME CP agenda including venue selection, booking meetings, travel and hotel bookings, preparing meetings and events,
- Provide Back-office support, manage documentation and analysis, prepare PowerPoint presentations and maintain team spaces (Teams)
- Planning, coordinating and handling requests, queries to Regional Director CP and Regional FIN / HR heads ensuring that these are dealt with necessary confidentiality, effectively and with fast turnaround, where required, monitoring responses.
- Liaising with relevant internal functions/stakeholders to ensure timely responses, forwarding to others where applicable, and following up on responses.
- Effective planning and organization of Regional CP Head / FIN &HR Heads diaries / schedules and expenses reports
- Highly sensitive management of confidential information (internal/external)
- Coordinating with the other assistants and the support functions
- Provides project support as needed

**Your skills & experiences**
- Digital Savvy able to work with multi digital and traditional tools such as Microsoft Office, Outlook, Smartsheet, TeamSpace's management/maintenance.
- Excellent English language skills required, both written and spoken. German and French fluency is a plus
- Experience in project management and workflows
- People skills - collaborative, relationship, communication at ease with executives as well as with other assistants and colleagues
- Experience managing travel, purchases and expenses through tools and systems (Concur, SAP, Purchase)
- Experience in managing events
- A proactive approach, resilience, adaptability and the ability to work under pressure. Team working, thoroughness, initiative, ability to learn
- Experience and ability to deal with senior level Management and both internal and external customers
- Ability to respond quickly and enjoys a fast paced, demanding environment, ability to manage multiple requests
- Attention to details, strong quality service and customer orientation
- Conscientious, reliable and motivated
- At least 5+ years' experience preferably within a large multinational organization providing executive assistance support at a senior level, with the ability to juggle a variety of tasks and to organize events
- Bachelor's Degree in business administration, Economics, or related fields or vocational educations.
- Master Degreed desirable

**Your contact**

Herr Fabio Antonelli, Deputy Branch Manager, looks forward to answer your questions by phone 061 323 07 45.

  • Executive Assistant

    Vor 2 Tagen

    Basel, Schweiz Tiger Recruitment Ltd Vollzeit

    **Executive Assistant - Private Equity** **Overview** On behalf of our client, an Asset Management firm, we are looking for an experienced Executive Assistant, ideally with knowledge of the Private Equity or Financial Services industries. This is a permanent role and will be based in Zurich. **Key Responsibilities** - All aspects of diary management /...

  • Executive Assistant 80%

    Vor 4 Tagen

    Basel, Schweiz Careerplus Vollzeit

    Support ist Ihre grosse Leidenschaft und Sie lieben es, die Person zu sein, welche im Hintergrund die Fäden zieht? Dann rann an die Tastatur - Bewerben Sie sich noch heute! Wir unterstützen unseren Kunden, ein Unternehmen im Dienstleistungssektor, bei der Suche nach **einer/m Executive Assistant 80%**. Das Unternehmen erbringt wertvolle Dienstleistungen...

  • Executive/team Assistant

    Vor 2 Tagen

    Basel, Schweiz UBS Vollzeit

    Critères de l'offre Description du poste Are you good at balancing different priorities with enthusiasm? Do you enjoy working in a fast-paced environment? **We are looking for an Executive/ Team Assistant to**: - support two seniors leaders by managing their agenda efficiently - plan and organize domestic and international trips as well as the...

  • Executive and Personal Assistant to The CEO

    Vor 2 Tagen

    Basel, Schweiz Spiden Vollzeit

    **About Spiden**: Spiden is looking for an experienced Executive and Personal Assistant to support our CEO and founder, Leo Grünstein. Spiden is a Swiss deep-tech startup dedicated to revolutionizing the field of personalized health monitoring. It employs a team of >70 staff, including >50 PhDs and university professors, operating out of its lab facilities...

  • Executive Assistant 80%

    Vor 3 Tagen

    Basel, Schweiz worknet ag Vollzeit

    Als Personalvermittler im Bereich von Temporär - und Dauerstellen sind wir das Bindeglied zwischen Arbeitsuchenden und Unternehmen in verschiedenen Branchen. Für unseren Kunden, ein Marktführendes Dienstleistungsunternehmen, an einer zentral gelegenen und gut erschlossenen Lage, suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine verantwortungsbewusste...

  • Executive Assistant M/w/d 100%

    Vor 6 Tagen

    Basel, Schweiz Adecco Vollzeit

    Sie sind eine gute organisierte Person und auf der Suche nach einer neuen Herausforderung? Dann bewerben Sie sich noch heute auf die Stelle als **Executive Assistant m/w/d 100%**: **Ihre Herausforderung** - Koordination von Terminen für die Führungsebene - Kontieren, kontrollieren und bearbeiten von eingehenden Rechnungen - Zuständig für das Bedienen...

  • Executive Assistant to The CEO Oss

    vor 4 Wochen

    Basel, Schweiz Oerlikon Vollzeit

    **Executive Assistant to the CEO OSS** We are looking for an experienced Executive Assistant for our Headquarters in Pfäffikon SZ. In this interesting role you support the CEO OSS (Oerlikon Surface Solutions) in all its undertakings, especially for the business activities worldwide. Besides the organization of internal and external meetings, events and...

  • Executive Assistant 80-100%

    vor 1 Tag

    Basel, Schweiz SwissBanking Vollzeit

    Die Schweizerische Bankiervereinigung (SBVg) vertritt als Stimme der Bankenbranche die Interessen seiner Mitglieder gegenüber Wirtschaft, Politik und Öffentlichkeit. Als Kompetenzzentrum stellen wir relevantes Wissen bereit, denken voraus und setzen Themen. Wir vertreten unseren Standpunkt selbstbewusst und überzeugen damit bei Politik und in der breiten...

  • Executive Assistant CEO

    vor 4 Wochen

    Basel, Schweiz Adecco Vollzeit

    Sind Sie auf der Suche nach einer spannenden beruflichen Herausforderung, bei der Sie Ihre organisatorischen Fähigkeiten und Ihre kommunikative Stärke unter Beweis stellen können? Dann ist diese Stelle genau das Richtige für Sie! **Executive Assistant CEO (w/m/d) 80-100%**: **Ihre Herausforderung** - Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen,...

  • Executive Assistant CEO

    Vor 2 Tagen

    Basel, Schweiz Adecco Vollzeit

    Sind Sie auf der Suche nach einer spannenden beruflichen Herausforderung, bei der Sie Ihre organisatorischen Fähigkeiten und Ihre kommunikative Stärke unter Beweis stellen können? Dann ist diese Stelle genau das Richtige für Sie! **Executive Assistant CEO (w/m/d) 80-100%**: **Ihre Herausforderung** - Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen,...

  • Executive Assistant to The Head of Operations

    Vor 7 Tagen

    Basel, Schweiz Julius Baer Vollzeit

    At Julius Baer, we celebrate and value the individual qualities you bring, enabling you to be impactful, to be entrepreneurial, to be empowered, and to create value beyond wealth. Let’s shape the future of wealth management together. We are searching for an experienced, reliable and organized personality to support the Head of Operations as her Executive...

  • Executive Assistant

    Vor 7 Tagen

    Basel, Schweiz Careerplus Vollzeit

    Sind Sie ein wahres Organisationstalent? Möchten Sie ein Teil eines Teams werden, bei dem Humor und Wertschätzung gross geschrieben wird? Dann haben wir die passende Stelle für Sie! Für unseren Kunden, ein etabliertes Dienstleistungsunternehmen, sind wir auf der Suche nach einer / einem **Executive Assistant (w/m/d) 80-100%**. Unser Kunde beschäftigt...

  • Executive Assistant to The CEO

    Vor 2 Tagen

    Basel, Schweiz Barnickel & Fellows GmbH Vollzeit

    **Role Overview** In this pivotal role, the appointee will deliver senior-level one-on-one support, handle day-to-day administrative tasks, and optimize the CEO’s efficiency by streamlining daily operations. An ambitious and entrepreneurial spirit and an unwavering hands-on approach will be crucial to success in this dynamic role. Anticipatory skills are...

  • Executive Assistant

    Vor 7 Tagen

    Basel, Schweiz Careerplus Vollzeit

    Pour notre client, une entreprise industrielle, nous sommes à la recherche d' **un-e Assistant-e de Direction.** **Vos activités chez votre futur employeur** - Vous gérez l'agenda de la direction - Vous organisez les voyages professionnels et privés - Vous accueillez les clients externes - Vous gérez la correspondance en français ainsi qu'en anglais...

  • Assistant to Cfo

    Vor 3 Tagen

    Basel, Schweiz Batterman Consulting Basel AG Vollzeit

    Unser Kunde Bei unserem Auftraggeber, einem international tätigen Industrie-Konzern, ist viel Action angesagt. Er gehört weltweit zu den führenden Produzenten innerhalb seines Spezialgebietes. Stetige Innovation verbunden mit neusten Technologien, ein hoher Qualitätsanspruch sowie der Sinn für Nachhaltigkeit prägen den Erfolg der gesamten Gruppe. Das...

  • Assistante de Direction 60%

    vor 2 Wochen

    Basel, Schweiz Hotelis Executive Vollzeit

    **INTRODUCTION**: Nous sommes aujourd'hui sollicités par notre client, un hôtel de catégorie supérieur situé dans la région des trois lacs pour le recrutement d'une **Assistante de direction (H/F)**: **60%**: **DESCRIPTION DE LA MISSION**: Votre mission principale sera d'assister le Directeur général de l'établissement dans la gestion du...

  • Executive Assistant

    vor 1 Tag

    Basel, Schweiz Pharmaplan AG Vollzeit

    PASSION FOR PHARMA ENGINEERING: Dafür steht PHARMAPLAN. Als führender Engineering-Partner in Europa planen und realisieren wir für unsere industriellen Kunden integrierte und ganzheitliche pharmazeutische Produktionsanlagen und bieten zukunftssichere Lösungen. Als Teil der TTP GROUP mit über 1.100 Mitarbeitenden und 29 Standorten in 6 Ländern legen wir...

  • Team Assistant International Value

    vor 4 Wochen

    Basel, Schweiz Alexion Pharmaceuticals,Inc. Vollzeit

    **T**eam Assistant International Value & Access** **Location**: Hybrid (3 days onsite - 2 remote) Zurich **Reports To**: Head of International Value and Access **This is what you will do**: Team Assistant provides admin support to Head of International Value and Access, and manages projects supporting the IVAP team **You will be responsible for**: -...

  • Temporary Administrative Assistant, Finance

    vor 4 Wochen

    Basel, Schweiz CTC Resourcing Solutions Vollzeit

    **_The Life Science Career Network_** **Temporary Administrative Assistant, Finance Leadership Team (80-100%)** Our client, a global market leader in the production and process support of active pharmaceutical ingredients, both in the chemical and biotechnology sectors, is looking for an Administrative Assistant for a **4-month contract (maternity cover...

  • ASAP: Team Assistant EN- 6 Months

    vor 3 Wochen

    Basel, Schweiz Michael Page Vollzeit

    Organizing local and off site meetings & eventsHandling and managing calendar for senior leadersCoordinating complex and frequent travel arrangementsEntering and submitting expense reportsSupporting with the onboarding and scheduling of new hires within the departmentProviding furtherSuccessfully completed further education in a relevant fieldMinimum of 5...