Administrative Assistant

vor 1 Monat


Basel, Schweiz ITech Consult Vollzeit

**Administrative Assistant **(m/w/d) -** **IT Affinität **/** **MS Office **/** **Strukturen und Systemen / Pharma** / Deutsch
- und Englisch**

**Projekt**:
Für unseren Kunden, ein grosses Pharmaunternehmen mit Sitz in Basel suchen wir einen **Administrative Assistant **(m/w/d).**

**Hintergrund**:
Die Abteilung Group Tax and Insurance (FS) trägt zur effizienten Abwicklung von cross-border Transaktionen der Produkte und Dienstleistungen aus der Sicht der Einkommensteuer, der Mehrwertsteuer (MwSt.) und des Zolls bei. Group Tax and Insurance (FS) ist für alle Unternehmenssteuern weltweit zuständig. Group Tax and Insurance (FS) hat eine große Anzahl externer und interner Interessengruppen und ist in allen wichtigen Ländern präsent. Die bisherige Stelleninhaberin setzt ihre Karriere ausserhalb von fort. Bis zum Stellenantritt der neuen Abteilungsassistentin wird nach einem temporären Ersatz gesucht. Dabei ist wichtig, dass die Person so bald als möglich starten kann.

**Der perfekte Kandidat**:
hat eine kaufmännische Ausbildung mit ersten Erfahrungen mit Strukturen und Systemen, in einer vergleichbaren Position. Ausserdem bringt die Person mehr als 2 Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren Position mit. Der oder die perfekte Kandidat:in ist IT affin und bringt verhandlungssichere Deutsch
- und Englischkenntnisse mit.

**Hauptaufgaben und Verantwortungsbereiche**:

- Führen des Abteilungssekretariats
- Erstellen von Präsentationen (Power Point)
- Regelmässige Aktualisierung / Datenpflege der Intranet-Teamsites
- Organisieren von Reisen, Visa und Erstellung von Spesenabrechnungen
- Koordination/Organisation von Meetings/Seminaren, sowie von Video/Telefonkonferenzen
- Selbständige und termingerechte Routinesachbearbeitung (Rechnungen, Bestellungen)
- Archivverwaltung: Erfassung, Bestellung, Versand, Vernichtung, Rechnungsprüfung
- Vorbereitung und Protokollierung von Team-Meetings
- Literaturpflege und Erstellung des regelmässigen Newsletters an FS
- Budgetkontrolle
- Rückstellungen FS-Team
- Vorbereitung diverser Formulare
- Erfassung Weiterbildungen
**Must Haves**:

- Mind. erste Erfahrung mit Strukturen und Systemen, in einer vergleichbaren Position
- Verhandlungssichere Deutsch
- und Englischkenntnisse
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertig
- Mind. 2-3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
- Kenntnisse für interne IT-Programme (gSuite, Google Applicationen u.a.)
- Gute MS Office-Kenntnisse**Nice to have**:

- Miroboard, Trello
- Kenntnisse

**Referenz Nr.**: 922572SDA
**Rolle**:Administrative Assistant**
**Industrie**:Pharma
**Arbeitsort**:Basel
**Pensum**:60-80%
**Start**: 01.05.2023
**Dauer**:3++
**Bewerbungsfrist**: 20.04.2023

Should you find yourself suitable for this position then please send us your complete CV using the link in this advert. If the position is not a perfect match and you wish to receive other opportunities directly, you can send us your CV anyway via this advert or to jobs[at]itcag[dot]com.

Contact us for further information regarding our company, our positions or our attractive payroll-only-program: +41 41 760 77 01.

**About us**:



  • Basel, Schweiz DRV emplois Vollzeit

    Poste fixe 80-100% **Nous sommes à la recherche pour notre client, importante entreprise de construction du Canton de Neuchâtel, d'une assistante administrative avec un taux d'occupation entre 80 et 100 %, entrée en fonctions dès le 01 Avril 2024.** **Assistante administrative**: **Activités principales**: - Accueil physique et téléphonique -...


  • Basel, Schweiz We make it Vollzeit

    Beschreibung: We make it GmbH is a nationally active company in Switzerland with a high level of expertise in the field of personnel services thanks to many years of successful experience. Concentration of placement activities on the core areas of industry, technology, office/administration, engineering, pharmaceuticals and IT. We make it GmbH places the...

  • Assistante Administrative

    vor 36 Minuten


    Basel, Schweiz New Step Vollzeit

    Nous recherchons pour notre client un Assistant Administratif pour un poste à 50% **Vos missions**: - Gestion des tâches administratives - Gestion de la communication sur les différentes plateformes - Organisation d'événements - Collaborer avec les différentes équipes - Coordination des équipes - Suivi des différents dossiers **Profil...

  • Administrative Assistant

    vor 2 Monaten


    Basel, Schweiz Brine SA Vollzeit

    **Wir suchen eine Person, die**: **BRINE SA **sucht Administrative Assistant für unseren Kunden in Basel*** **BRINE SA **setzt seit über 30 Jahren Top Spezialisten bei namhaften Kunden ein. Dabei setzen wir auf Leistungsfähigkeit, Kompetenz, Erfahrung und partnerschaftliche Beziehungen. **Ihre Verantwortung** - Allgemeine Administrative Tätigkeiten &...


  • Basel, Schweiz Universität Basel Vollzeit

    The Biozentrum of the University of Basel is one of the leading life sciences institutes in the world. It consists of 32 groups and 500 employees that research how molecules and cells create life, spanning the scale from atom to organism. Founded in 1971, the Biozentrum has been the birth place of many fundamental discoveries in biology and medicine,...

  • Administrative Assistant

    vor 2 Monaten


    Basel, Schweiz Manpower Vollzeit

    MANPOWER AG ist spezialisiert auf Temporär - und Dauerstellen und bietet umfassende Personaldienstleistungen an. Mit Standorten in der ganzen Schweiz unterstützen wir unsere Kunden, um deren Aufträge und Projekte erfolgreich zu realisieren. Für unseren Kunden in der Region suchen wir eine/n **Your mission** - Support team members and team leads in...


  • Basel, Schweiz Manpower Vollzeit

    MANPOWER AG ist spezialisiert auf Temporär - und Dauerstellen und bietet umfassende Personaldienstleistungen an. Mit Standorten in der ganzen Schweiz unterstützen wir unsere Kunden, um deren Aufträge und Projekte erfolgreich zu realisieren. Für unseren Kunden in der Region suchen wir eine/n **Your mission** - Support team members and team leads in...


  • Basel, Schweiz Work Selection Vollzeit

    **Beschreibung**: For our international medical partner, F. Hoffmann-La Roche Ltd. in Basel, we are looking for a qualified and motivated **Administrative Team Assistant** for a temporary contract of 12 months. **Tasks**: - As a Network Administrative Team Assistant you will play a variety of roles according to your experience, knowledge, and the general...


  • Basel, Schweiz CTC Resourcing Solutions Vollzeit

    **_The Life Science Career Network_** **Administrative Assistant** Our client is a pioneer in Drug Discovery and Development and one of the frontrunners in Personalised Healthcare. As the world's largest R&D spender in the pharmaceutical and diagnostics domain, they work in a vast number of drug discovery & therapeutic areas and are highly recognized...


  • Basel, Schweiz Proclinical AG Vollzeit

    Proclinical AG is actively looking for an exceptionally motivated and detail-oriented individual to join our esteemed client's team as an Administrative Assistant. This is an exciting opportunity for a highly capable professional seeking a 6-month contract, with potential for extension. **Please note this position is 40% workload requiring work on Tuesday...


  • Basel, Schweiz Proclinical AG Vollzeit

    Proclinical AG is actively looking for an exceptionally motivated and detail-oriented individual to join our esteemed client's team as an Administrative Assistant. This is an exciting opportunity for a highly capable professional seeking a 6-month contract, with potential for extension. **Responsibilities**: - Handles details of a highly confidential and...


  • Basel, Schweiz Global Personal Partner Vollzeit

    **EINFÜHRUNG**: Our profession and our passion "HR Management." Global Personal is an independent company of the Interiman Group SA with over 100 employees offering a complete range of human resources services at 21 locations in German-speaking Switzerland. For our client F. Hoffmann La Roche in Kaiseraugst, we are looking for a reliable and...


  • Basel, Schweiz Kelly Services (Schweiz) AG Vollzeit

    Tasks: Administrative support Organization of meetingsTravel arrangementsOrganize and support internal projectsKey contact for communication and correspondence with internal departments and external contact partnersAct as a Team AssistantRequirements:Commercial degreeFluent in Englisch and GermanStrong MS-Office skills1-3 years work-experience as an...


  • Basel, Schweiz Kelly Services (Schweiz) AG Vollzeit

    Tasks: Administrative support Organization of meetingsTravel arrangementsOrganize and support internal projectsKey contact for communication and correspondence with internal departments and external contact partnersAct as a Team AssistantRequirements:Commercial degreeFluent in Englisch and GermanStrong MS-Office skills1-3 years work-experience as an...


  • Basel, Schweiz Global Personal Partner Vollzeit

    **EINFÜHRUNG**: Our profession and our passion "HR Management." Global Personal is an independent company of the Interiman Group SA with over 100 employees offering a complete range of human resources services at 21 locations in German-speaking Switzerland. For our client F. Hoffmann La Roche in Basel, we are looking for a reliable and...


  • Basel, Schweiz Manpower Vollzeit

    We are currently looking for a Junior Administrative Assistant for our client Philip Morris in Neuchâtel to assist in the Clinical Operations department. **Your mission** **Responsible for assisting in the pay process**: - Perform new vendor creation - Assist in creation, update, and close purchase orders (POs) as requested - Check receipts accuracy in...


  • Basel, Schweiz Daconsulting pro Vollzeit

    Recherche un-e Assistant-e administratif-ve à 50% en CDI à Bâle, en Suisse. En tant qu'Assistant-e administratif-ve, vous serez responsable de soutenir les activités administratives et opérationnelles. Vos principales responsabilités seront les suivantes: - Assurer le suivi des dossiers clients en traitant les demandes, en préparant les documents...


  • Basel, Schweiz Work Selection Vollzeit

    **Beschreibung**: For our international medical partner, F. Hoffmann-La Roche Ltd. in Kaiseraugst, we are looking for a qualified and motivated **Administrative Assistant** for a temporary contract of 6 months. In Roche’s Pharmaceutical Research and Early Development organisation (pRED), we make transformative medicines for patients in order to tackle...


  • Basel, Schweiz Panda International Vollzeit

    **Administrative Assistant I_CH**: **Location** - Basel, Switzerland **Business Sector** - Biotechnology **Job ref** - 23079 **Published** - 41 minutes ago For our client, a leading CMO in Basel, I am looking for an **administrative assistant** that can support the head of a department with administration tasks. This is your chance to join a global...


  • Basel, Schweiz Flexsis Vollzeit

    **EINFÜHRUNG**: Flexsis is a Swiss company born of the merger between Interima and Global Personal Partner, two leading recruitment companies in our country. This partnership makes us a major player in recruitment in Switzerland, offering extensive expertise throughout the country. Whichever region of Switzerland you're in, Flexsis's nationwide network...