Sekretariatsleitung

Institut für Musikwissenschaft
Anstellungsbeginn: 01. Januar 2025 oder nach Vereinbarung
Die Anstellung ist unbefristet.

Mit etwa 100 Studierenden und etwa 20 Mitarbeitenden bietet das Institut ein familiäres Umfeld. Intime Atmosphäre schliesst jedoch überregionale Ausstrahlung und internationales Flair nicht aus: Es besteht eine rege Zusammenarbeit mit Instituten in ganz Europa. Wir kooperieren zudem mit der Hochschule der Künste Bern und dem Institut für Theaterwissenschaft der Universität Bern.

Aufgaben

Rechnungswesen
- Kontierung Kreditorenrechnungen
- Bewirtschaftung Betriebs
- und Drittmittelkredite (Konteneröffnung, -betreuung & -kontrolle)
- Budgeterstellung & -kontrolle
- Kreditkartenabrechnung
- Spesenmanagement
- Debitorenerstellung & -verwaltung

Personelles
- Anstellungen und Mutationen Personal/Lehrverträge
- Monatliche Gehaltskontrolle
- Verantwortliche Personalplanung und -punkteverwaltung
- Zeitmanagement sowie Abwesenheitskontrolle
- Unterstützung bei der Beantragung von Arbeitsbewilligungen, Quellensteuer, etc.

Diverse Administration
- Ansprechperson für Mitarbeitende & Studierende des IMW, der Universität Bern, externe Anfragen
- Ansprechperson bei Abwesenheit des Direktoriums
- Verwaltung Musikkoje
- Anspruchsvolle Korrespondenz, selbständig/nach Stichworten
- Sachabklärung von anspruchsvollen Teilgebieten in Zusammenarbeit mit dem

Direktorium
- Mitorganisation von universitären Anlässen
- Eigenständige Organisation interner Anlässe
- Postbearbeitung/Telefon/Büromaterialbestellungen

Social Media
- Organisation Arbeitsgruppe
- Hauptbetreuung der Social Media Kanäle (Terminierung, Content Creating, etc.)

KOPAS
- Einführung/Instruktion neuer Mitarbeitenden
- Sicherstellung, dass Gefährdungsmeldungen durchgeführt und Massnahmen festgelegt und Umsetzung überwacht werden.
- Aufrechterhaltung Notfallorganisation

Anforderungen
- Abgeschlossene kaufmännische Berufslehre oder vergleichbare Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung
- Erfahrung in der universitären Administration von Vorteil
- Routinierter Umgang mit der Windows-Palette und Grundkenntnisse über Standardprogramme der Creative Cloud (Adobe, Indesign)
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englisch
- & Französischgrundkenntnisse
- Ausgeprägte organisatorische und kommunikative Fähigkeiten
- Sehr gute Selbstorganisation und hohes Mass an Verantwortungsbewusstsein
- Exakte und zuverlässige Arbeitsweise
- Freundliches Auftreten, Flexibilität, Belastbarkeit

Wir bieten
- vielseitiges und interessantes Aufgabengebiet
- fortschrittliche Anstellungsbedingungen und Soziallleistungen nach kantonalen Richtlinien
- sehr flexibles und aufgeschlossenes Team
- gutes Arbeitsklima

Bewerbung und Kontakt

Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen senden Sie bitte

elektronisch

bis am

27. September 2024
- Rechtliche Hinweise