Junior Administrative Assistant

vor 2 Wochen

Geneve, Schweiz Adecco Vollzeit

For an international organisation, we're seeking for a
**Junior Administrative Assistant**:
**Your challenges**
- Draft standard correspondence; text process and format, using appropriate software, a variety of documents (official correspondence, tables, reports, presentations, publications, etc.); proofread for accuracy, grammar and style and ensure adherence to corporate standards; may prepare and format documents for Internet publication
- Input, retrieve, structure and update information and data into/from various sources
- Sort, register, route and process incoming mail and correspondence; monitor and follow up on pending actions and deadlines
- Initiate and follow up on administrative tasks in the computerized financial/travel/ procurement/human resources systems, including the administrative processing of consultants' contracts, vacancy announcements, travel authorizations, purchase requisitions, etc.
- Arrange appointments; receive visitors, place and screen telephone calls and respond to routine requests for information
- Provide office, administrative and logistics support for meetings, committees, conferences, etc., including implementation of logistics, preparation of invitation letters, text processing, compilation and distribution of working documents and other material; make travel and hotel arrangements, prepare travel authorizations/claims for staff/participants and prepare cost estimates; take and prepare minutes and/or notes of internal meetings
- Calculate and prepare standard cost estimates, e.g. printing requirements, consultancies, travel); keep track of the budget/expenditure of the Unit/Section
- Perform other related duties as required

**Your skills**
- ** Secretary diploma required**:

- Excellent knowledge of English; a good working knowledge of French and Spanish would be an advantage
- At least 2 years of experience exercising administrative functions, preferably gained at an intergovernmental organization
- Strong IT skills, especially with regard to standard office software products (MS Word, MS Excel, MS Powerpoint, Access database)
- Excellent communications skills; aptitude for dealing with inquiries at all levels; courtesy, tact and discretion
- Keen sense of initiative, high sense of responsibility, strong organization skills, and willingness to learn
- Advanced competence in Zoom (organize and conduct virtual meetings)

**Your horizons**

**Your contact

  • Administrative Assistant

    vor 1 Monat

    Geneve, Schweiz Adecco Vollzeit

    For several international clients, we are looking for **Administrative Assistant**: **Your challenges** - Provide administrative support to your superior, team members and visitors - Draft and prepare presentations, memos, charts, tables, graphs and plans - Be in charge of follow-up of meetings, events and conferences - Ensure fluid circulation of...

  • Administrative Assistant

    Vor 2 Tagen

    Geneve, Schweiz Data Conversion Service SA Vollzeit

    Become the Administrative assistant of our client and provide a smooth service in this international environment. As a Administrative Assistant, you will be the main person of contact for the daily management with special emphasis on information, communication, and organizational services. You will: - Act as a first line support concerning all kind of...

  • Administrative Assistant

    vor 1 Monat

    Geneve, Schweiz United Nations Vollzeit

    This position is located in the Inter-Agency Standing Committee (IASC) secretariat, hosted within the Inter-Agency Support Branch (IASB), Coordination Division, the Office for the Coordination of Humanitarian Affairs (OCHA) in Geneva. OCHA is the part of the United Nations Secretariat responsible for bringing together humanitarian actors to ensure a coherent...

  • Administrative Assistant

    vor 4 Wochen

    Geneve, Schweiz United Nations Vollzeit

    This position is located in the Office of the Chief, Financial Resources Management Service, Division of Administration, United Nations Office at Geneva. The Administrative Assistant will report to the Chief of the Service. **Responsibilities**: Within delegated authority, the Administrative Assistant will be responsible for the following duties: Human...

  • Administrative Assistant

    vor 4 Wochen

    Geneve, Schweiz International Telecommunication Union (ITU) Vollzeit

    INTERNATIONAL TELECOMMUNICATION UNION - ITU is the leading United Nations agency for information and communication technologies, with the mission to connect the world. To achieve this, ITU manages the radio-frequency spectrum and satellite orbits at the international level, works to improve communication infrastructure in the developing world, and...

  • Assistante Administrative

    vor 4 Wochen

    Geneve, Schweiz MY LOFT SPORT CLUB SARL Vollzeit

    Assistant(e) Administratif(ve) à 50-70% pour Groupe Multisectoriel Description de l'entreprise: Notre groupe regroupe plusieurs sociétés opérant dans des secteurs variés, tels que l'événementiel, le sport, les soins esthétiques, la restauration et le second oeuvre. Nous sommes à la recherche d'un(e) assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e) pour...

  • Team Administrative Assistant

    vor 1 Monat

    Geneve, Schweiz UNICC Vollzeit

    **Purpose of the Position**: The purpose of the position is to provide high-quality administrative support services to the Director’s Office, to ensure that routine services and activities within the administrative domain are properly implemented. **Objectives of the Programme**: The objective of the Centre is to provide trusted ICT services and digital...

  • Administrative Assistant

    Vor 2 Tagen

    Geneve, Schweiz International Telecommunication Union (ITU) Vollzeit

    INTERNATIONAL TELECOMMUNICATION UNION - ITU is the leading United Nations agency for information and communication technologies, with the mission to connect the world. To achieve this, ITU manages the radio-frequency spectrum and satellite orbits at the international level, works to improve communication infrastructure in the developing world, and...

  • Assistante Administrative

    vor 4 Wochen

    Geneve, Schweiz Ethical Insurance Group Vollzeit

    Nous sommes à la recherche d'un ou d'une assistante administrative à partir du 01.09.2023. Le but est est soutenir le directeur dans l'établissement d'offres, le suivi des contrats ainsi que le suivi général des dossiers. Il s'agit d'un poste ouvert à temps partielle d'environ 30-40 %. Votre profil: - Dynamique - Français écrit à la perfection -...

  • Assistante Administrative Junior Fr-all

    vor 1 Monat

    Geneve, Schweiz Multi Personnel Vollzeit

    Reconnue et incontournable depuis plus de 40 ans, Multi Personnel est une agence spécialisée dans la mise à disposition de personnel administratif et de cadres, temporaire et fixe, dans de nombreux secteurs économiques, tels que la banque, sociétés financières, multinationales, ONG, PME et institutions locales. Mandaté par une organisation de premier...

  • Assistante Administrative Junior Fr-all

    vor 1 Monat

    Geneve, Schweiz Multi Personnel Vollzeit

    Reconnue et incontournable depuis plus de 40 ans, Multi Personnel est une agence spécialisée dans la mise à disposition de personnel administratif et de cadres, temporaire et fixe, dans de nombreux secteurs économiques, tels que la banque, sociétés financières, multinationales, ONG, PME et institutions locales._ - _ - Mandaté par une organisation de...

  • Assistant(E) Administratif(Ve) Junior Fr..

    vor 4 Wochen

    Geneve, Schweiz Multi Personnel Vollzeit

    Reconnue et incontournable depuis plus de 40 ans, Multi Personnel est une agence spécialisée dans la mise à disposition de personnel administratif et de cadres, temporaire et fixe, dans de nombreux secteurs économiques, tels que la banque, sociétés financières, multinationales, ONG, PME et institutions locales._ - Pour notre client, une multinationale...

  • Stagiaire Assistante Administrative

    vor 4 Wochen

    Geneve, Schweiz B3 Group Vollzeit

    Personal assistant internship Our law firm based in Geneva, Zug and Istanbul is looking for a personal assistant intern to work from Geneva office with Career growth opportunities in a short time. **Tasks**: - reception of clients - phone calls and mails management - administrative and support assistance - preparation and filing of legal documentation,...

  • Assistant(E) Administratif(Ve) Junior Fr-ang

    vor 4 Wochen

    Geneve, Schweiz Multi Personnel Vollzeit

    Reconnue et incontournable depuis plus de 40 ans, Multi Personnel est une agence spécialisée dans la mise à disposition de personnel administratif et de cadres, temporaire et fixe, dans de nombreux secteurs économiques, tels que la banque, sociétés financières, multinationales, ONG, PME et institutions locales._ - _ - Pour notre client, une...

  • Assistante Administrative

    vor 4 Wochen

    Geneve, Schweiz Etude de Maître Mike HORNUNG Vollzeit

    Notre Etude conseille ses clients suisses et internationaux dans de nombreux domaines du droit, en particulier en droit du bail, des successions, droit de la famille et des personnes, droit de la responsabilité civile, droit des poursuites, droit pénal, droit du travail et droit de la protection de l'adulte et de l'enfant (notamment curatelle). Elle...

  • Assistante Administrative

    Vor 7 Tagen

    Geneve, Schweiz Permed Soins à Domicile Vollzeit

    **Permed Spitex SA **actif dans les soins à domicile à Genève recrute un-e assistant-e administratif-ve / RH dans le cadre d'un contrat de 6 mois avec possibilité de CDI. - Entrée en fonction : dès le 01.06.2024_ **RESPONSABILITES**: **1- Support aux responsables administratives**: Aide à la saisie des heures des collaborateurs de terrains Travaux de...

  • Administrative Assistant 50%

    vor 4 Wochen

    Geneve, Schweiz Adecco Vollzeit

    Mandated by a company based in the canton of Geneva, we are looking for a **Administrative assistant 50%**: **Our Tasks** - Reception management - Assisting the Head of Compliance with responses to regulatory inquiries and requests - Filling and daily administrative duties - Ensuring KYC records are maintained in accordance with Swiss Laws and regulations -...

  • Administrative Assistant

    vor 1 Monat

    Geneve, Schweiz Michelangelo Foundation Vollzeit

    Reference Code: 93710**Administrative Assistant**: - Michelangelo Foundation- Genève, GE, CH- Fixed TermThe Michelangelo Foundation for Creativity and Craftsmanship is a non-profit institution based in Geneva which champions contemporary craftspeople worldwide with the aim of promoting a more human, inclusive and sustainable future. The Foundation seeks to...

  • Assistante Administrative

    vor 4 Wochen

    Geneve, Schweiz Starter Vollzeit

    **Lieu**: Genève **Votre profil**: - Expérience dans un poste équivalent - Bonnes connaissances du secteur de la plomberie. - Maîtrise parfaite de la langue française( parlé et écrit) - Bonne orthographe et capacité de rédaction - A l’aise avec le téléphone - Connaissances comptabilité et RH - Soutien au technicien en cas de besoin ou...

  • Assistante Administrative Batiment

    vor 4 Wochen

    Geneve, Schweiz Groupe PGN Vollzeit

    Nous recrutons pour l'un de nos clients une **assistante administrative** au bénéfice **d'au moins une expérience **dans une entreprise du **bâtiment **en Suisse. Le poste se trouve à Genève. Votre mission: - accueil téléphonique et physique - gestion du planning de l'équipe d'intervention - gestion du courriers entrants et sortants - rédaction...