Office Manager
vor 3 Wochen
Looking for career opportunities within a midsized boutique organization?
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Our Client is a midsized boutique organization specialized in fiduciary services,
administration and other financial services on behalf of multinational companies, private equity and real estate firms, private investors and/or their advisors.
A vacancy has arisen within their office in the vicinity of Zug and they are looking for a talented, motivated, social and pro-active Senior Office Manager / PA for 80 - 100% (w/m)
Baar (Zug), Switzerland
Dynamic, multi-jurisdictional trust and corporate services firm is looking for a Senior Office Manager to join their diverse, international, and fast paced team in Baar, Switzerland.
Your Responsibilities and Tasks would include:
Responsible for office management and reception (within a
team of 3).
Personal assistant to senior partners.
Responsible for friendly and service-oriented welcome and support of clients, staff and visitors.
Ensure smooth flow of communication, including telephone calls.
Overseeing post organization of all incoming and outgoing mail (incl. stamping, ordering couriers and forwarding mail to customers).
Responsible for office organization, maintenance office / kitchen and managing supplies.
Maintenance of office appliances (printers, coffee machine, shredder, etc.)
Time registration as well as agenda coordination of partners and staff.
Responsible for preparation and organization of meetings and meeting rooms.
Copying, scanning, printing, and filing documents.
Support with IT.
Handling correspondence in German and English.
Assist with administration and payments.
Expense reporting, book travel expenses, petty cash.
Scheduling and planning appointments and travel arrangements.
Support (private) clients and partners with administration and personal matters.
Organize Legalizations / Apostilles.
Organize company events, planning of on-site and off-site meetings.
Coordinate client and staff requests and provide support where needed.
General administrative assistance to the management and staff.
Preparing presentations and general marketing support.
Back-up receptionist / maintain agenda and book flights.
Your Profile
Service minded and commercial / administrative / or para legal education.
Minimum of 3-5 years’ experience in a similar position in a corporate environment.
Strong knowledge of computer programs (Microsoft Outlook, Word, PowerPoint, Excel, Nitro, Google).
Our client is s a highly respected boutique provider of trust and corporate services serving ultra-wealthy families from all over the world.
Our has several offices in key locations worldwide while the head office is based in Baar (Zug), Switzerland.
Perks:
Amongst others:
in case of public transportation: reimbursement of membership card
company events
25 paid holidays per year + bank holidays
pension plan
Interested?
Location
Vicinity of Zug Switzerland
**Job Types**: Full-time, Part-time, 80-100%
**Salary**: CHF60,000.00 per year
**Benefits**:
- Company pension
- Professional development assistance
- Work from home
Schedule:
- Monday to Friday
Work Location: One location
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Event & Project Manager / Office Assistant
Vor 2 Tagen
Zug, Schweiz Dialectic Vollzeit**Job Title**:Event & Project Manager / Office Assistant **Company**:Dialectic AG **Location**:Zug, Switzerland **Company Overview**: Dialectic AG, a Swiss-based crypto asset manager is seeking an Event & Project Manager who will also act as an interim Office Assistant. This is a great opportunity to join a dynamic and fast-growing venture capital fund,...
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Office Manager
Vor 3 Tagen
Zug, Schweiz Tiger Recruitment Ltd VollzeitTiger Recruitment is delighted to support an international Gas & Power Trading Company in their search for an exceptional Office Manager for their newly established office in Zug, Switzerland. As an Office Manager, you will report directly to the Country Director and be responsible for ensuring the efficient functioning of the office. This position offers...
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Manager/in Front Office D/F
vor 3 Wochen
Zug, Zug, Schweiz Adecco VollzeitFür einen Kunden im Finanzbereich suchen wir exklusiv per sofort oder nach Vereinbarung eine/nManager/in Front Office D/F (m/w/d %Ihre HerausforderungHerzlicher Empfang und Betreuung von Kunden, Gästen und Geschäftspartnern Effiziente Koordination von Terminen Organisation von Meetings / Events Bedienung der Telefonzentrale Korrespondenz in Deutsch und...
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Office Manager
Vor 3 Tagen
Zug, Schweiz Tiger Recruitment Ltd VollzeitTiger Recruitment freut sich, ein internationales Gas - und Stromhandelsunternehmen bei der Suche nach einem/einer herausragenden Office Manager/in für ihr neu gegründetes Büro in Zug, Schweiz, zu unterstützen. Als Office Manager/in berichten Sie direkt an den Country Director und sind verantwortlich für die effiziente Funktionsweise des Büros. Diese...
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Back Office Manager D/e 60-100%
vor 4 Wochen
Zug, Schweiz Adecco VollzeitWir suchen exklusiv für unseren Kunden, ein erfolgreiches Dienstleistungsunternehmen mit Spezialisierung auf Treuhand/ Immobilien/ Recht im Kanton Zug per 01. Februar 2023 oder nach Vereinbarung eine/n **Back Office Manager D/E 60-100%**: **Ihre Herausforderung** - Telefon/Empfang - Koordination von Terminen - Organisation von Meetings -...
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Back Office Manager D/e 40-50% Mit Zahlenflair
Vor 3 Tagen
Zug, Schweiz Adecco VollzeitWir suchen exklusiv für unseren Kunden, ein erfolgreiches Dienstleistungsunternehmen mit Spezialisierung auf Treuhand/ Immobilien/ Recht im Kanton Zug per 01. März 2024 oder nach Vereinbarung einen **Back Office Manager D/E 40-50% mit Zahlenflair**: **Ihre Herausforderung** - Bedienung der Telefonzentrale - Kontrolle von Mietzins - und Domizil -...
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Front Office Manager D/f
Vor 4 Tagen
Zug, Schweiz Adecco VollzeitWir suchen **exklusiv **für unseren Kunden, ein renommiertes Unternehmen in Zug, per sofort oder nach Vereinbarung einen **Front Office Manager D/F (m/w/d) 80-100%**: **Ihre Herausforderung** - Empfang von Kunden - Effiziente Koordination von Terminen - Organisation von Meetings / Events - Bedienung der Telefonzentrale - Korrespondenz in Deutsch und...
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Front Office Manager D/f
Vor 2 Tagen
Zug, Schweiz Adecco VollzeitWir suchen **exklusiv **für unseren Kunden, ein renommiertes Unternehmen in Zug, per sofort oder nach Vereinbarung einen **Front Office Manager D/F (m/w/d) 80-100%**: **Ihre Herausforderung** - Empfang von Kunden - Effiziente Koordination von Terminen - Organisation von Meetings / Events - Bedienung der Telefonzentrale - Korrespondenz in Deutsch und...
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Manager/in Front Office D/f
vor 4 Wochen
Zug, Schweiz Adecco VollzeitFür einen Kunden im Finanzbereich suchen wir exklusiv per sofort oder nach Vereinbarung eine/n **Manager/in Front Office D/F (m/w/d) 80-100%**: **Ihre Herausforderung** - Herzlicher Empfang und Betreuung von Kunden, Gästen und Geschäftspartnern - Effiziente Koordination von Terminen - Organisation von Meetings / Events - Bedienung der Telefonzentrale -...
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Office Manager
Vor 7 Tagen
Zug, Schweiz Adecco VollzeitWir suchen exklusiv für unseren Kunden, ein erfolgreiches Rohstoffhandelsunternehmen in Zug, per sofort oder nach Vereinbarung einen **Office Manager (m/w/d) D/R/E 100%**: **Ihre Herausforderung** - Telefon/Empfang - Koordination von Terminen - Organisation von Meetings / Reisen / Events - Interne Post - Ablage - Korrespondenz D/E/R - Allgemeine...
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Front Office Manager(M/w/d) 80-100% Für Ein
vor 4 Wochen
Zug, Schweiz Adecco VollzeitBist du bereit für eine neue berufliche Herausforderung? Unser Partnerbetrieb in der Region Zug sucht nach Vereinbarung einen **Front Office Manager(m/w/d) 80-100% für ein modernes Hotel/ Region Zug**: **Ihre Herausforderung** - Leitung und Koordination des Front-Office-Teams - Gewährleistung eines reibungslosen Check-in - und Check-out-Prozesses für...
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Zug, Schweiz sea chefs - Jobs im Office Zug Vollzeitsea chefs ist ein internationaler Dienstleister in den Bereichen Hotel-, Gastronomie - und Crew-Management an Bord von Hochsee - und Fluss-Kreuzfahrtschiffen im Premium-, Luxus - und Expeditions-Bereich. Für den reibungslosen Ablauf an Bord stärken unsere mehr als 200 Mitarbeitenden an den Standorten in der Schweiz, Deutschland, Malta und Zypern den ca....
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Technical Project Manager
Vor 2 Tagen
Zug, Schweiz Videresoft VollzeitTechnical Project Manager (QualtricsCX) to be in the Zug, Switzerland office.. Job Responsibilities - Business Analyst/Product/Project Manager - Manage Priorities of Support, Change and Feature Requests - Define and groom change and feature request requirements as pertaining to business outcomes - Act as a liaison between business groups and vendor in...
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Office Manager
vor 3 Wochen
Zug, Schweiz Kantonale Verwaltung Zug VollzeitIhre AufgabenDu bist mit deiner initiativen und kommunikativen Art für unseren Empfang und das Telefon zuständigDu bist verantwortlich für die Triage der eingehenden Rechnungen und übernimmst deren Bearbeitung im Kreditorenworkflow sowie unterstützt die Mitarbeitenden im ProzessDu übernimmst Arbeiten in der Personaladministration und unterstützt bei...
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Zug, Zug, Schweiz Adecco VollzeitBist du bereit für eine neue berufliche Herausforderung? Unser Partnerbetrieb in der Region Zug sucht nach Vereinbarung einenFront Office Manager(m/w/d % für ein modernes Hotel/ Region ZugIhre HerausforderungLeitung und Koordination des Front-Office-Teams Gewährleistung eines reibungslosen Check-in- und Check-out-Prozesses für Geschäftsgäste...
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Project Manager
vor 3 Wochen
Zug, Schweiz G-20 Group VollzeitWe are an investment and trading firm with offices based in Zug, Zurich and Appenzell, Switzerland.We are looking for a results-driven Project Manager (f / m, 100%) role to lead and manage key projects within our organization. The successful candidate will be responsible for planning, executing, and closing projects, ensuring that they are completed on time,...
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Project Manager
vor 3 Wochen
Zug, Schweiz TherianLabs Vollzeit**Responsibilities**: - Coordinate with clients, internal resources, user and stakeholders for the execution of projects - Ensure that all projects are delivered on time, within scope and budget - Develop project scopes and objective - Develop detailed project plan to track progress - Report and escalate to management as needed - Manage the relationship...
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Frontoffice Assistentin, Office Manager 80
vor 2 Wochen
Zug, Zug, Schweiz Universal-Job AG VollzeitWas ist meine Funktion? Du bist die sympathische Stimme und Persönlichkeit am dynamischen Frontoffice unseres Kunden und übernimmst vielseitige Aufgaben: Unterstützung des Teams in administrativen und zahlenorientierten Aufgaben. Koordination von Meetings und herzlicher Empfang von Kunden und Mitarbeitenden. Überwachung von Fristen,...
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Finance & Administration Manager (80-100%)
Vor 2 Tagen
Zug, Schweiz SAM International GmbH VollzeitFounded in 2014, our client has offices in the US and Switzerland. It is continuously growing and developing its products and to facilitate this, our client is currently offering an exciting position as Finance & Administration Manager. Tasks The position was created to ensure the smooth administration of the Swiss entities, as well as to take an important...
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Accounts Payable Manager
Vor 7 Tagen
Zug, Schweiz Swisslinx VollzeitOn behalf of our client, a company within the beverage sector, based in Zug, Swisslinx is looking for an Accounts Payable Manager to join Accounting & Finance team. The individual will report to the Head of Accounting Operations International and will be responsible for managing the Accounts Payable Team based in Zug. You will oversee all Accounts Payable...
