Group Executive Assistant

vor 2 Wochen


Basel, Schweiz Experis Vollzeit

**PURPOSE OF THE ROLE**

The Group Executive Assistant is responsible for managing the office administration and agendas of two to three Global Executive Committee members. Working closely with the Officers, the position holder organizes global travel arrangements, meetings, conferences, and video conferences. Additionally, the Group Executive Assistant prepares presentations and documents, handles travel expenses and department invoices, oversees file and archive management, and ensures adherence to standard policies and procedures.

The position is based in Basel, Switzerland.

**RESPONSIBILITIES**
- Independently manages the agendas for the appointed Group Executive Committee members
- Provides support for highly confidential projects
- Coordinates all aspects of worldwide travel in collaboration with an external travel agency, including business trip arrangements
- Organizes meetings, conferences, project team activities, seminars, and video-conferences, both locally and internationally
- Performs general office duties to ensure smooth operations
- Prepares PowerPoint presentations, Excel lists, and Word documents as needed
- Manages travel expenses and department invoices efficiently
- Oversees files and archives, both in hard copy and electronic formats

**WHAT WE ARE LOOKING FOR**
- At least 5 years of experience as a C-Suite Executive Assistant in an international organization
- Proficiency in the MS Office Suite (PowerPoint, Excel, Word) for creating presentations, lists, and documents
- Excellent communication skills in English and German (written and verbal), Spanish is an advantage, any additional language is an asset
- Structured, results-oriented, and systematic working approach, strong organizational and time management skills
- Attention to detail in handling confidential information and managing travel arrangements
- Adaptability and flexibility to accommodate last-minute changes in schedules or travel plans
- Maintaining professionalism and discretion in all interactions
- Outstanding team player with an open-minded, sociable, and flexible personality, capable of working under pressure, maintains a positive outlook in challenging and demanding situations

If you are interested and believe you can be a good fit, please do not hesitate to call me directly on: +41 61 282 22 13 (Alba Jansa)


  • Executive Assistant

    Vor 3 Tagen


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    **Executive Assistant - Private Equity** **Overview** On behalf of our client, an Asset Management firm, we are looking for an experienced Executive Assistant, ideally with knowledge of the Private Equity or Financial Services industries. This is a permanent role and will be based in Zurich. **Key Responsibilities** - All aspects of diary management /...


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    **About Spiden**: Spiden is looking for an experienced Executive and Personal Assistant to support our CEO and founder, Leo Grünstein. Spiden is a Swiss deep-tech startup dedicated to revolutionizing the field of personalized health monitoring. It employs a team of >70 staff, including >50 PhDs and university professors, operating out of its lab facilities...


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  • Basel, Schweiz worknet ag Vollzeit

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  • Basel, Schweiz Adecco Vollzeit

    Sie sind eine gute organisierte Person und auf der Suche nach einer neuen Herausforderung? Dann bewerben Sie sich noch heute auf die Stelle als **Executive Assistant m/w/d 100%**: **Ihre Herausforderung** - Koordination von Terminen für die Führungsebene - Kontieren, kontrollieren und bearbeiten von eingehenden Rechnungen - Zuständig für das Bedienen...


  • Basel, Schweiz Oerlikon Vollzeit

    **Executive Assistant to the CEO OSS** We are looking for an experienced Executive Assistant for our Headquarters in Pfäffikon SZ. In this interesting role you support the CEO OSS (Oerlikon Surface Solutions) in all its undertakings, especially for the business activities worldwide. Besides the organization of internal and external meetings, events and...


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    Die Schweizerische Bankiervereinigung (SBVg) vertritt als Stimme der Bankenbranche die Interessen seiner Mitglieder gegenüber Wirtschaft, Politik und Öffentlichkeit. Als Kompetenzzentrum stellen wir relevantes Wissen bereit, denken voraus und setzen Themen. Wir vertreten unseren Standpunkt selbstbewusst und überzeugen damit bei Politik und in der breiten...


  • Basel, Schweiz Adecco Vollzeit

    Sind Sie auf der Suche nach einer spannenden beruflichen Herausforderung, bei der Sie Ihre organisatorischen Fähigkeiten und Ihre kommunikative Stärke unter Beweis stellen können? Dann ist diese Stelle genau das Richtige für Sie! **Executive Assistant CEO (w/m/d) 80-100%**: **Ihre Herausforderung** - Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen,...

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    Vor 2 Tagen


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    vor 1 Woche


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    vor 1 Woche


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