Group Executive Assistant
vor 2 Wochen
**PURPOSE OF THE ROLE**
The Group Executive Assistant is responsible for managing the office administration and agendas of two to three Global Executive Committee members. Working closely with the Officers, the position holder organizes global travel arrangements, meetings, conferences, and video conferences. Additionally, the Group Executive Assistant prepares presentations and documents, handles travel expenses and department invoices, oversees file and archive management, and ensures adherence to standard policies and procedures.
The position is based in Basel, Switzerland.
**RESPONSIBILITIES**
- Independently manages the agendas for the appointed Group Executive Committee members
- Provides support for highly confidential projects
- Coordinates all aspects of worldwide travel in collaboration with an external travel agency, including business trip arrangements
- Organizes meetings, conferences, project team activities, seminars, and video-conferences, both locally and internationally
- Performs general office duties to ensure smooth operations
- Prepares PowerPoint presentations, Excel lists, and Word documents as needed
- Manages travel expenses and department invoices efficiently
- Oversees files and archives, both in hard copy and electronic formats
**WHAT WE ARE LOOKING FOR**
- At least 5 years of experience as a C-Suite Executive Assistant in an international organization
- Proficiency in the MS Office Suite (PowerPoint, Excel, Word) for creating presentations, lists, and documents
- Excellent communication skills in English and German (written and verbal), Spanish is an advantage, any additional language is an asset
- Structured, results-oriented, and systematic working approach, strong organizational and time management skills
- Attention to detail in handling confidential information and managing travel arrangements
- Adaptability and flexibility to accommodate last-minute changes in schedules or travel plans
- Maintaining professionalism and discretion in all interactions
- Outstanding team player with an open-minded, sociable, and flexible personality, capable of working under pressure, maintains a positive outlook in challenging and demanding situations
If you are interested and believe you can be a good fit, please do not hesitate to call me directly on: +41 61 282 22 13 (Alba Jansa)
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Executive Assistant
Vor 3 Tagen
Basel, Schweiz Tiger Recruitment Ltd Vollzeit**Executive Assistant - Private Equity** **Overview** On behalf of our client, an Asset Management firm, we are looking for an experienced Executive Assistant, ideally with knowledge of the Private Equity or Financial Services industries. This is a permanent role and will be based in Zurich. **Key Responsibilities** - All aspects of diary management /...
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Executive and Personal Assistant to The CEO
Vor 3 Tagen
Basel, Schweiz Spiden Vollzeit**About Spiden**: Spiden is looking for an experienced Executive and Personal Assistant to support our CEO and founder, Leo Grünstein. Spiden is a Swiss deep-tech startup dedicated to revolutionizing the field of personalized health monitoring. It employs a team of >70 staff, including >50 PhDs and university professors, operating out of its lab facilities...
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Executive/team Assistant
Vor 3 Tagen
Basel, Schweiz UBS VollzeitCritères de l'offre Description du poste Are you good at balancing different priorities with enthusiasm? Do you enjoy working in a fast-paced environment? **We are looking for an Executive/ Team Assistant to**: - support two seniors leaders by managing their agenda efficiently - plan and organize domestic and international trips as well as the...
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Executive Assistant 80%
Vor 5 Tagen
Basel, Schweiz Careerplus VollzeitSupport ist Ihre grosse Leidenschaft und Sie lieben es, die Person zu sein, welche im Hintergrund die Fäden zieht? Dann rann an die Tastatur - Bewerben Sie sich noch heute! Wir unterstützen unseren Kunden, ein Unternehmen im Dienstleistungssektor, bei der Suche nach **einer/m Executive Assistant 80%**. Das Unternehmen erbringt wertvolle Dienstleistungen...
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Assistant to Cfo
Vor 4 Tagen
Basel, Schweiz Batterman Consulting Basel AG VollzeitUnser Kunde Bei unserem Auftraggeber, einem international tätigen Industrie-Konzern, ist viel Action angesagt. Er gehört weltweit zu den führenden Produzenten innerhalb seines Spezialgebietes. Stetige Innovation verbunden mit neusten Technologien, ein hoher Qualitätsanspruch sowie der Sinn für Nachhaltigkeit prägen den Erfolg der gesamten Gruppe. Das...
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Executive Assistant 80%
Vor 4 Tagen
Basel, Schweiz worknet ag VollzeitAls Personalvermittler im Bereich von Temporär - und Dauerstellen sind wir das Bindeglied zwischen Arbeitsuchenden und Unternehmen in verschiedenen Branchen. Für unseren Kunden, ein Marktführendes Dienstleistungsunternehmen, an einer zentral gelegenen und gut erschlossenen Lage, suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine verantwortungsbewusste...
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Executive Assistant M/w/d 100%
Vor 7 Tagen
Basel, Schweiz Adecco VollzeitSie sind eine gute organisierte Person und auf der Suche nach einer neuen Herausforderung? Dann bewerben Sie sich noch heute auf die Stelle als **Executive Assistant m/w/d 100%**: **Ihre Herausforderung** - Koordination von Terminen für die Führungsebene - Kontieren, kontrollieren und bearbeiten von eingehenden Rechnungen - Zuständig für das Bedienen...
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Executive Assistant to The CEO Oss
vor 4 Wochen
Basel, Schweiz Oerlikon Vollzeit**Executive Assistant to the CEO OSS** We are looking for an experienced Executive Assistant for our Headquarters in Pfäffikon SZ. In this interesting role you support the CEO OSS (Oerlikon Surface Solutions) in all its undertakings, especially for the business activities worldwide. Besides the organization of internal and external meetings, events and...
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Executive Assistant 80-100%
Vor 2 Tagen
Basel, Schweiz SwissBanking VollzeitDie Schweizerische Bankiervereinigung (SBVg) vertritt als Stimme der Bankenbranche die Interessen seiner Mitglieder gegenüber Wirtschaft, Politik und Öffentlichkeit. Als Kompetenzzentrum stellen wir relevantes Wissen bereit, denken voraus und setzen Themen. Wir vertreten unseren Standpunkt selbstbewusst und überzeugen damit bei Politik und in der breiten...
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Executive Assistant CEO
vor 4 Wochen
Basel, Schweiz Adecco VollzeitSind Sie auf der Suche nach einer spannenden beruflichen Herausforderung, bei der Sie Ihre organisatorischen Fähigkeiten und Ihre kommunikative Stärke unter Beweis stellen können? Dann ist diese Stelle genau das Richtige für Sie! **Executive Assistant CEO (w/m/d) 80-100%**: **Ihre Herausforderung** - Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen,...
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Executive Assistant
Vor 2 Tagen
Basel, Schweiz Pharmaplan AG VollzeitPASSION FOR PHARMA ENGINEERING: Dafür steht PHARMAPLAN. Als führender Engineering-Partner in Europa planen und realisieren wir für unsere industriellen Kunden integrierte und ganzheitliche pharmazeutische Produktionsanlagen und bieten zukunftssichere Lösungen. Als Teil der TTP GROUP mit über 1.100 Mitarbeitenden und 29 Standorten in 6 Ländern legen wir...
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Executive Assistant CEO
Vor 3 Tagen
Basel, Schweiz Adecco VollzeitSind Sie auf der Suche nach einer spannenden beruflichen Herausforderung, bei der Sie Ihre organisatorischen Fähigkeiten und Ihre kommunikative Stärke unter Beweis stellen können? Dann ist diese Stelle genau das Richtige für Sie! **Executive Assistant CEO (w/m/d) 80-100%**: **Ihre Herausforderung** - Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen,...
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Executive Assistant to The Head of Operations
vor 1 Woche
Basel, Schweiz Julius Baer VollzeitAt Julius Baer, we celebrate and value the individual qualities you bring, enabling you to be impactful, to be entrepreneurial, to be empowered, and to create value beyond wealth. Let’s shape the future of wealth management together. We are searching for an experienced, reliable and organized personality to support the Head of Operations as her Executive...
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Executive Assistant
vor 1 Woche
Basel, Schweiz Careerplus VollzeitSind Sie ein wahres Organisationstalent? Möchten Sie ein Teil eines Teams werden, bei dem Humor und Wertschätzung gross geschrieben wird? Dann haben wir die passende Stelle für Sie! Für unseren Kunden, ein etabliertes Dienstleistungsunternehmen, sind wir auf der Suche nach einer / einem **Executive Assistant (w/m/d) 80-100%**. Unser Kunde beschäftigt...
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Commodity Group Manager Assistant
Vor 3 Tagen
Basel, Schweiz COMET Group VollzeitDate: Feb 20, 2024- Division: Plasma Control Technologies (40000002)- Location: Flamatt, CH- Requisition ID: 8188To complement our team, we are looking for a customer - and team-oriented individual for our Plasma Control Technologies division at the Flamatt site as a **Commodity Group Manager Assistant (m/w/d)** For 75 years, we have been following our...
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Executive Assistant to The CEO
Vor 3 Tagen
Basel, Schweiz Barnickel & Fellows GmbH Vollzeit**Role Overview** In this pivotal role, the appointee will deliver senior-level one-on-one support, handle day-to-day administrative tasks, and optimize the CEO’s efficiency by streamlining daily operations. An ambitious and entrepreneurial spirit and an unwavering hands-on approach will be crucial to success in this dynamic role. Anticipatory skills are...
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Executive Assistant
vor 1 Woche
Basel, Schweiz Careerplus VollzeitPour notre client, une entreprise industrielle, nous sommes à la recherche d' **un-e Assistant-e de Direction.** **Vos activités chez votre futur employeur** - Vous gérez l'agenda de la direction - Vous organisez les voyages professionnels et privés - Vous accueillez les clients externes - Vous gérez la correspondance en français ainsi qu'en anglais...
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Group Department Head Group Treasury
vor 1 Woche
Basel, Schweiz Ronal VollzeitLand/Region: CH- Ort: Härkingen- Funktionsbereich: Finanzen- ID: 6538**HALLO!** Wir sind die RONAL GROUP. Unsere weltweit tätigen Mitarbeitenden sind unser wichtigstes Gut. Gemeinsam mit ihnen bewegen wir die Welt mit unserer Leidenschaft. **PASSEN WIR ZU DIR - UND DU ZU UNS?** Dürfen wir uns vorstellen: Die RONAL GROUP ist ein globales und...
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Assistante de Direction 60%
vor 2 Wochen
Basel, Schweiz Hotelis Executive Vollzeit**INTRODUCTION**: Nous sommes aujourd'hui sollicités par notre client, un hôtel de catégorie supérieur situé dans la région des trois lacs pour le recrutement d'une **Assistante de direction (H/F)**: **60%**: **DESCRIPTION DE LA MISSION**: Votre mission principale sera d'assister le Directeur général de l'établissement dans la gestion du...
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Leader Assistant
Vor 4 Tagen
Basel, Schweiz Coopers Group AG Vollzeit................ An uppermost level of professionalism, confidentiality and discretion - can YOU do this? For our pharmaceutical client in Basel we are looking for an Assistant (M/F/d) for one of the leadership teams, who provides a full range of secretarial/ administrative support. **Your tasks**: - maintains files, records, calendars and diaries -...