Front office assistant 100%

vor 2 Wochen

Lausanne, Schweiz Michael Page Vollzeit
About Our Client

International company

Job Description
  • Handle incoming and outgoing communications, including calls, emails, postal mail, and internal correspondence, while serving as a key point of contact both within and outside the organization.
  • Oversee front desk operations, ensuring a professional welcome for visitors, setting up meeting spaces to a high standard, coordinating videoconferencing, and managing transport and hospitality arrangements for attendees.
  • Supervise access control for external vendors and visitors, managing temporary badges, key distribution, and necessary authorizations in collaboration with the administrative team.
  • Ensure adequate stock of office essentials, refreshments, and kitchen supplies, maintaining smooth operations across all facilities.
  • Maintain and update the internal phone directory and coordinate maintenance and service requirements with external providers.
  • Oversee the upkeep and organization of kitchen and shared spaces, ensuring hygiene standards are met.
  • Manage onboarding-related logistics, including distributing temporary access passes and essential office materials to new employees.
  • Provide occasional support to executive-level administrative functions, such as processing expense reports, coordinating travel arrangements, and scheduling meetings.
  • Organize and manage all logistical aspects of executive and board-level meetings, including transportation, accommodation, catering, and post-event administrative follow-ups.
  • Plan and execute corporate events, including seasonal celebrations, by defining themes, obtaining quotes, securing approvals, and coordinating logistics with relevant stakeholders.
  • Assist with broader office initiatives to ensure smooth daily operations and a well-functioning work environment.
  • Facilitate and manage internal and external company events, ensuring seamless execution and coordination with all teams involved.
  • Assign and manage visitor parking spaces using the designated parking system.
The Successful Applicant
  • Dynamic, strong stress resilience, interpersonal intelligence, flexibility, strong communication skills, proactivity, anticipation of needs.
  • Minimum of 2 years of experience in a similar role.
  • English C1, French C2.
What's on Offer
  • Very interesting and challenging work environment.
  • Strong team spirit.
  • Attractive compensation.
Contact

Lea Baubil

Quote job ref: JN-022025-6657736

Job Function

Office & Management Support

Specialisation

Receptionist

Industry

Healthcare / Pharmaceutical

Location

Lausanne Region

Contract Type

Permanent

Consultant Name

Lea Baubil

Job Reference

JN-022025-6657736

#J-18808-Ljbffr

  • Office Assistant 50%

    Vor 4 Tagen

    Lausanne, Schweiz Interiman Vollzeit

    **INTRODUCTION**: On behalf of a mid-size international organization based near **Lausanne**, we are searching for an **Office Assistant 50%** **DESCRIPTION DE LA MISSION**: You assist the HR & Office Manager with a variety of administrative tasks such as: - Welcoming visitors and answering in-coming calls - Handling mail and other courier services...

  • Front Office Manager

    Vor 4 Tagen

    Lausanne, Schweiz Mövenpick Hotel Lausanne Vollzeit

    Pour rejoindre notre équipe de chefs de départements, nous sommes à la recherche d'un(e) Front Office Manager **Les tâches sont les suivantes (entre autres)**: - Gestion de l'équipe - Recrutement - Accueil des nouveaux collaborateurs et formation - Suivi formation équipes - Gestion des plannings mensuels - Mise en place de procédures et suivi -...

  • Business analyst Front/Middle Office

    vor 4 Wochen

    Lausanne, Schweiz Qim info SA Vollzeit

    Qim info, qui sommes-nous ? Société d’ingénierie informatique et de services du numérique créée en 2004 et implantée sur Genève, Lausanne, Annecy et Zurich, Qim info c’est surtout un ensemble de consultant.e.s capables d’intervenir à tous les niveaux d’un Système d’Information. Avec plus de 500 collaborateurs, nous sommes toujours à la...

  • Gestionnaire Commercial Front Office

    Vor 7 Tagen

    Lausanne, Schweiz Assura SA Vollzeit

    Nous sommes un acteur majeur de l’assurance-maladie en Suisse, engagé et responsable. Nos convictions et valeurs nous portent chaque jour et fondent notre singularité. Nous rejoindre, c’est découvrir un domaine d’activité et des missions utiles. Et avec près de 100 métiers représentés, notre quotidien est stimulant et nos échanges très...

  • Front Office Integration Manager Corporate Temp 12 months

    vor 3 Wochen

    Lausanne, Schweiz UBS Vollzeit

    Your roleDo you see opportunities when facing a challenge, and are you willing to deep dive to identify solutions and deliver results? Are you keen to shape your future and expand your network in Corporate Clients? Are you eager to provide a seamless migration experience to our clients? We are seeking an ambitious, motivated, and detail-oriented individual...

  • Front Office Integration Manager Corporate Temp 12 months

    vor 3 Wochen

    Lausanne, Schweiz UBS AG Vollzeit

    Switzerland - Western SwitzerlandBusiness management, administration and support, Client advisory / Relationship managementPersonal & Corporate BankingYour roleDo you see opportunities when facing a challenge, and are you willing to deep dive to identify solutions and deliver results? Are you keen to shape your future and expand your network in Corporate...

  • Assistant Office Management

    Vor 3 Tagen

    Lausanne, Schweiz PUBLISHING FACTORY Vollzeit

    Publishing Factory SA offre tous les outils et services opérationnels et supports nécessaires à la réalisation des missions de ses sociétés partenaires : depuis la gestion des listes d’adresses et des abonnements, le paramétrage des mailings, l’hébergement de contenu jusqu’à l’encaissement, la réconciliation bancaire et les outils de...

  • Assistant Front Offfice Manager

    vor 3 Wochen

    Lausanne, Schweiz SA DE L’HOTEL ROYAL Vollzeit

    **Vos missions quotidiennes**: - Assister le Front Office Manager dans la supervision et coordination de l'équipe de la Réception - Collaborer et communiquer continuellement avec les autres départements afin d'assurer un déroulement des opérations le plus professionnellement possible - Travailler en étroite collaboration avec les shifts leader, les...

  • Executive Office Assistant

    Vor 5 Tagen

    Lausanne, Schweiz Neural Concept Vollzeit

    We are a unique team of passionate ML Engineers, Software Developers, Product Specialists and Sales & Marketing Professionals, working for global industry leaders. We believe that with a healthy team culture we can achieve wonders. **Executive Office Assistant (50%-60%)**: - location- Lausanne, Switzerland- job type- PermanentOur mission is to enable the...

  • Executive Liaison Officer

    vor 1 Tag

    Lausanne, Waadt, Schweiz KFC Corporation Vollzeit

    Job DescriptionThe Executive Assistant serves as the right-hand person to the General Manager and Leadership Team. This role requires exceptional time-management and organizational skills to ensure smooth day-to-day operations within the executive office.Key functions of the position include:Assistant to the General Manager and Leadership TeamMeeting...

  • Assistant administratif en Ressources Humaines h/f

    vor 4 Wochen

    Lausanne, Schweiz Génération Intérim SA Vollzeit

    Assistant administratif en Ressources Humaines h/fAfin de renforcer le service RH d’une PME dans la région lausannoise, nous offrons une opportunité entre 80 et 100% en contrat temporaire longue durée à un/e.Expérience :Gestion des salaires et gestion des tempsSuivi administratif du cycle de vie des collaborateursGestion des cas relatifs aux...

  • Stagiaire Assistant(E) Office Management

    vor 3 Wochen

    Lausanne, Schweiz Mazars Vollzeit

    Ta mission - Gestion de la vie du bureau de Lausanne (traitement des demandes diverses, gestion des salles de réunions, gestion de l’économat et des commandes, etc) - Gestion du courrier - Accueil et prise en charge des clients et visiteurs - Participation à l’organisation des événements internes du bureau et au bon fonctionnement général -...

  • Assistante ou Assistant de Département PME

    Vor 4 Tagen

    Lausanne, Schweiz Banque Cantonale Vaudoise Vollzeit

    Assistante ou assistant de département PME**Et si votre histoire professionnelle se poursuivait à la BCV ?** Rejoignez la première banque universelle du canton de Vaud, l’une des banques les plus solides au monde, et ses quelques 2000 collaboratrices et collaborateurs. Prenez part au succès d’une institution notée AA par Standard & Poor’s depuis...

  • Assistante de Laboratoire

    vor 3 Wochen

    Lausanne, Waadt, Schweiz Gi Group SA Vollzeit

    Mandaté par notre client à Lausanne, notre équipe Gi Life Sciences est à la recherche d'un/e Assistant/e de laboratoire.Date d'entrée : A convenirContrat fixeASSISTANT/E ADMINISTRATIF 100%Mission- Réception des échantillons et enregistrement des programmes d'analyses des clients dans le logiciel- Envoi des rapports et des factures aux clients- Accueil...

  • Assistante de Laboratoire

    vor 3 Wochen

    Lausanne, Waadt, Schweiz Gi Group SA Vollzeit

    Mandaté par notre client à Lausanne, notre équipe Gi Life Sciences est à la recherche d'un/e Assistant/e de laboratoire.Date d'entrée : A convenirContrat fixeASSISTANT/E ADMINISTRATIF 100%Mission- Réception des échantillons et enregistrement des programmes d'analyses des clients dans le logiciel- Envoi des rapports et des factures aux clients- Accueil...

  • Assistante Médicale 30

    Vor 3 Tagen

    Lausanne, Schweiz Medi-Emploi Sàrl Vollzeit

    Nous recherchons pour un centre hospitalier **des assistant -e -s médical -e -s entre 30% et 100%** Travail à proximité des équipes soignantes divers possibilité de services : médecine, chirurgie, pédiatrie, réadaptation. - Accueil des patients - Assister les médecins - Tâches administratives d’un cabinet médical - Gérer les appels...

  • Assistant Administratif

    vor 1 Woche

    Lausanne, Schweiz VTF Vacances Vollzeit

    **Assistant Administratif (H/F) 80 % à 100 %**: Description du poste: **Type de contrat**: CDI **Missions**: Pour compléter son équipe administrative, notre unité **"Bâtiments Fluides & Energie"** recherche pour le site de **Lausanne** un/e **Assistant Administratif (H/F)** **80 % à 100 %** Titulaire d'un CFC d'employé de commerce (ou diplôme...

  • Consultant Front Arena, Lausanne District

    vor 3 Wochen

    Lausanne, Schweiz TN Switzerland Vollzeit

    Consultant Front Arena, Lausanne DistrictALTER SOLUTIONS est une société de conseil et d’expertise en technologies créée en 2006. Notre vocation est d’accompagner nos clients sur leurs enjeux de transformation numérique. Notre offre s’articule autour des expertises suivantes :Nous sommes un groupe international implanté dans plus d’une dizaine...

  • Assistant-e 80%-100%

    vor 1 Woche

    Lausanne, Schweiz Interiman Vollzeit

    **INTRODUCTION**:Nous sommes à la recherche, pour le compte d'un organisme de renom situé dans la région de **Lausanne**, d'un-e **Assistant-e 80%-100%** Disponible rapidement pour une mission temporaire avec possibilité de fixe par la suite **DESCRIPTION DE LA MISSION**: - Vous êtes en charge de la gestion administrative d'un secrétariat pour le...

  • Assistant/e Administratif/ve

    Vor 7 Tagen

    Lausanne, Waadt, Schweiz Gi Life Sciences Vollzeit

    Mandaté par notre client à Lausanne, notre équipe Gi Life Sciences est à la recherche d'un/e Assistant/e de laboratoire.Date d'entrée : A convenirContrat fixeASSISTANT/E ADMINISTRATIF 100%Mission- Réception des échantillons et enregistrement des programmes d'analyses des clients dans le logiciel- Envoi des rapports et des factures aux clients- Accueil...