Office Manager

Vor 2 Tagen

Zürich, Schweiz Vontobel Vollzeit

Do you enjoy the idea of playing a pivotal role in the success of a key function of a global investment house?
In this role, we are looking for an organized and reliable Office Manager / Executive Assistant who will support the Head Private Clients Investments & Distribution (IDCM) and will have direct exposure to international business situations and to a wide range of counterparts.

What would your role be?

  • Independently and professionally manage the secretariat of the Head IDCM and support him in his day-to-day business by thinking independently and with foresight.
  • Manage the demanding agenda and all appointments with overview and care, taking minutes during meetings but also planning and coordinating internal meetings, external customer meetings, town halls, offsite workshops, and other special events.
  • Accompany and coordinate business processes and projects, working closely with other departments and thus making a significant contribution to relieving the workload of the line manager.
  • Support the Head PC Investments & Distribution independently with business management tasks, including drafting and basic analytics of reports and responding to ad-hoc requests but also support by creating and revising presentations for town halls, offsites and management meetings and by executing projects.
  • Handle internal and external correspondence in German and English on a high professional level.
  • Perform other general administrative tasks (e.g. checking and allocating invoices, accepting expenses) efficiently and critically and plan and coordinate business trips, including booking of hotels, restaurants and meetings.

What are we looking for?

  • Similar experience, preferably within an international company in the financial industry.
  • Commercial training or similar, ideally supplemented by further training as an executive assistant and/or assistant.
  • Excellent MS Office skills (Word, Power Point, Excel, Outlook) and familiarity with modern communication tools.
  • Excellent written and spoken German and English skills and the ability to communicate with stakeholders on all seniority levels are a must.
  • Experience working in a fast-paced environment.

What do we offer?

  • Top Zurich location with collaboration spaces (including rooftop terraces) and free lunch.
  • Friendly, diverse team in an open-office space with dancing walls.
  • All the latest technology to help you excel and advance.
  • Agile environment in how we think, the way we work and our trust for each other.
  • Flat hierarchy with collaboration at all levels.
  • Campus feeling and a collaborative spirit.

We are looking for talented people, not just a CV that ticks all the boxes. Even if you do not have absolutely everything we have asked for, if this role sounds like a good fit for you, we encourage you to apply.

At Vontobel, you are building better futures for our clients and society, as well as for yourself. By 2030, we want to be known as one of the leading and most trusted global investment firms. We have 2,300+ engaged professionals, based in over 25 locations globally and headquartered in Zurich.

We are both majority family-owned and publicly listed. Our capacity for long-term focus on topics such as sustainability is underpinned by the security of the family’s 100-year commitment. Driven by an ownership mindset, you can unlock your potential and translate insights into opportunities. We are hiring talented individuals who are determined to deliver in a changing world and who come from a wide variety of backgrounds. Do you want to be Vontobel?

Thank you for applying to Vontobel. We will carefully review your application and will respond to you in a timely manner.

At Vontobel, we are an equal opportunity workplace. We are committed to equal employment opportunity regardless of race, color, ancestry, religion, sex, national origin, sexual orientation, age, citizenship, marital status, disability or gender identity.

We value the many voices within our teams and are committed to creating an environment where everyone who wants to be part of our performance culture can be themselves. It is based on mutual respect and zero tolerance for any form of discrimination.

If you have any questions you can contact us through our contact form.

#J-18808-Ljbffr

  • Office Manager

    vor 19 Stunden

    Zürich, Schweiz Marcuard Family Office Vollzeit

    Deine Mission:Wir suchen auf den 1. März oder nach Vereinbarung eine aufgestellte und motivierte Person als Office Manager mit Freude am Umgang mit Menschen. Zu deiner Funktion gehören unter anderem:verschiedene Aufgaben rund um das Thema Office Managementdie administrative Unterstützung unseres Family Office Services Team sowie anderer Abteilungeneine...

  • Office Manager

    vor 18 Stunden

    Zürich, Schweiz Marcuard Family Office Vollzeit

    Deine Mission:Wir suchen auf den 1. März oder nach Vereinbarung eine aufgestellte und motivierte Person als Office Manager mit Freude am Umgang mit Menschen. Zu deiner Funktion gehören unter anderem:verschiedene Aufgaben rund um das Thema Office Managementdie administrative Unterstützung unseres Family Office Services Team sowie anderer Abteilungeneine...

  • Office Manager

    Vor 2 Tagen

    Zürich, Schweiz TN Switzerland Vollzeit

    Unsere Mandantin ist in der Schweiz und in Europa ein führendes Unternehmen im Bereich von Batterie-Energiespeichersystemen. Sie unterstützt, plant, finanziert und betreibt industrielle Anlagen für die Energiespeicherung. Um das weitere Wachstum zu organisieren, suchen wir im Auftrag der Geschäftsleitung für den Standort in der Region Zug eine...

  • Office Manager 80%

    Vor 5 Tagen

    Zürich, Schweiz Michael Page Vollzeit

    Für unseren Kunden, ein internationales Unternehmen mit europäischem Hauptsitz in Zürich, suchen wir derzeit eine/n Office Manager zur Verstärkung des Teams. Sie übernehmen das Office Management für das Büro in Zürich und unterstützen zudem auch einzelne Themen für die Schweizer Gesellschaft.StellenbeschreibungErste Anlaufstelle für Mitarbeitende...

  • Office Manager*in Temporär

    Vor 4 Tagen

    Zürich, Schweiz job impuls ag Zürich Vollzeit

    Für unseren Kunden in Zürich suchen wir eine*n Office Manager*in zur Unterstützung des bestehende Teams. Aufgaben - Qualifizierte Unterstützung des Team bei allen anfallenden administrativen Aufgaben - Organisation und Koordination von sämtlichen betrieblichen Belangen (Fahrzeuge, etc.) - Selbstständige Organisation des Office-Managements wie zum...

  • Office Manager*in Temporär

    Vor 5 Tagen

    Zürich, Schweiz Job Impuls AG Vollzeit

    Für unseren Kunden in Zürich suchen wir eine*n Office Manager*in zur Unterstützung des bestehenden Teams. Aufgaben Qualifizierte Unterstützung des Teams bei allen anfallenden administrativen Aufgaben Organisation und Koordination von sämtlichen betrieblichen Belangen (Fahrzeuge, etc.) Selbstständige Organisation des Office-Managements wie zum Beispiel...

  • Office Manager

    Vor 5 Tagen

    Zürich, Schweiz Arethia Vollzeit

    Role descriptionWe are looking for a proactive and hands-on Office Manager to help establish our new Swiss office and lab, supporting our dynamic growth. In this role, you’ll be pivotal in setting up efficient processes, ensuring seamless daily operations, and fostering a welcoming and productive work environment for our team.As our Office Manager, you...

  • Office Manager*in Temporär

    Vor 2 Tagen

    Zürich, Schweiz TN Switzerland Vollzeit

    Für unseren Kunden in Zürich suchen wir eine*n Office Manager*in zur Unterstützung des bestehenden Teams.AufgabenQualifizierte Unterstützung des Teams bei allen anfallenden administrativen AufgabenOrganisation und Koordination von sämtlichen betrieblichen Belangen (Fahrzeuge, etc.)Selbstständige Organisation des Office-Managements wie zum Beispiel...

  • Office Manager*in Temporär

    vor 1 Tag

    Zürich, Schweiz Job Impuls Vollzeit

    Für unseren Kunden in Zürich suchen wir eine*n Office Manager*in zur Unterstützung des bestehende Teams.AufgabenQualifizierte Unterstützung des Team bei allen anfallenden administrativen AufgabenOrganisation und Koordination von sämtlichen betrieblichen Belangen (Fahrzeuge, etc.)Selbstständige Organisation des Office-Managements wie zum Beispiel...

  • Office Manager*in

    Vor 5 Tagen

    Zürich, Schweiz Publicisgroupe Vollzeit

    Company descriptionHey, Office Manager*in! Bei MetaDesign bewegen wir Menschen und Unternehmen mit der Kraft der Kreativität. Hierfür denken, gestalten und führen wir Marken ganzheitlich. Und das mit viel Erfahrung, voller Leidenschaft, inspiriert, interdisziplinär und international.OverviewAls Office Manager*in bist du die zentrale Person, die das Team...

  • Office Manager*in Temporär

    Vor 6 Tagen

    Zürich, Schweiz job impuls ag Zürich Vollzeit

    Für unseren Kunden in Zürich suchen wir eine*n Office Manager*in zur Unterstützung des bestehende Teams.AufgabenQualifizierte Unterstützung des Team bei allen anfallenden administrativen AufgabenOrganisation und Koordination von sämtlichen betrieblichen Belangen (Fahrzeuge, etc.)Selbstständige Organisation des Office-Managements wie zum Beispiel...

  • Office Manager

    Vor 2 Tagen

    Zürich, Schweiz Allfunds Vollzeit

    Location:Zurich AFB Type of job vacancy:Permanent Employee No. Job vacancies:1 About us Allfunds – we give you the path, you blaze your trail! Looking for your next challenge? Allfunds (AMS: ALLFG) is a fast-paced, dynamic, Wealthtech leader with 17* offices around the globe and our employees are the best at what they do. We have a relentless...

  • Office Manager*in

    Vor 5 Tagen

    Zürich, Schweiz Publicis Groupe Vollzeit

    Als Office Manager*in bist du die zentrale Person, die das Team und das Management in allen Belangen unterstützt. Unser Brand Space ist dein Revier. Hier hast du das Wohl des Teams im Blick und das Geschehen im Griff, und du bist bei Anliegen aller Art wichtiges Bindeglied und Ansprechpartner*in. Du lebst den Servicegedanken, setzt Prioritäten, entwickelt...

  • RECEPTIONIST / OFFICE MANAGER (CDD)

    vor 1 Woche

    Zürich, Schweiz Lotus Partners Vollzeit

    For one of our clients, a private bank based in Zurich, we are looking for a :RECEPTIONIST / OFFICE MANAGER (CDD)Job descriptionProvide a professional and friendly welcome to clients and visitors.Handle incoming calls and emails with efficiency and courtesy.Oversee mail handling (incoming and outgoing).Manage office supplies and place orders as...

  • Office Manager 60%

    vor 2 Wochen

    Zürich, Schweiz Energy Infrastructure Partners AG Vollzeit

    **Your area of responsibility**: Your role will focus on supporting our team mainly on the operational side. Based in our modern offices in the center of Zurich, you will work in close collaboration with the local team as well as with external parties. Key tasks: - Act as employees point of contact for office management queries for the office at...

  • Front Office Manager

    vor 1 Woche

    Zürich, Schweiz Aparthotel Adagio Zurich City Center Vollzeit

    Die neuen Hotels der Accor-Gruppe, ibis Styles und Adagio entanden vor kurzer Zeit im Herzen der Stadt Zürich, vier Gehminuten vom Hauptbahnhof Zürich entfernt. Die Hotel-Combo verfügt über insgesamt 268 Zimmer, aufgeteilt in zwei Marken der Kategorien 3 und 4 Sterne. Die grossen Gemeinschaftsbereiche des Hotels bieten unseren Kunden alles, was sie für...

  • Front Office Manager

    Vor 5 Tagen

    Zürich, Schweiz Aparthotel Adagio Zurich City Center Vollzeit

    Im Herzen von Zürich gelegen, bietet das Ibis Styles & Adagio eine einzigartige Kombination aus stilvollen Hotelzimmern und Serviced Apartments, die sowohl für Kurz- als auch Langzeitaufenthalte geeignet sind. Mit einem Fokus auf modernen Komfort und Schweizer Gastfreundschaft sind wir stolz darauf, unseren Gästen ein herausragendes Erlebnis zu bieten. ...

  • Office Manager 60%

    Vor 5 Tagen

    Zürich, Schweiz Energy Infrastructure Partners (EIP) Vollzeit

    Your area of responsibilityYour role will focus on supporting our team mainly on the operational side. Based in our modern offices in the center of Zurich, you will work in close collaboration with the local team as well as with external parties.Key tasks:Act as employees point of contact for office management queries for the office at Selnaustrasse in...

  • Office Manager*in

    Vor 3 Tagen

    Zürich, Schweiz MetaDesign Vollzeit

    Company DescriptionHey, Office Manager*in! Bei MetaDesign bewegen wir Menschen und Unternehmen mit der Kraft der Kreativität. Hierfür denken, gestalten und führen wir Marken ganzheitlich. Und das mit viel Erfahrung, voller Leidenschaft, inspiriert, interdisziplinär und international.OverviewAls Office Manager*in bist du die zentrale Person, die das Team...

  • Office Manager 60%

    Vor 4 Tagen

    Zürich, Schweiz Energy Infrastructure Partners Vollzeit

    Your area of responsibilityYour role will focus on supporting our team mainly on the operational side. Based in our modern offices in the center of Zurich, you will work in close collaboration with the local team as well as with external parties.Key TasksAct as employees point of contact for office management queries for the office at Selnaustrasse in...