Assistant(e) , appui administratif

vor 3 Wochen

Genf, Schweiz International Labour Organization Vollzeit

Date de publication: 11 novembre 2024
Date de clôture (minuit, heure de Genève): 12 décembre 2024

Job ID: 12538
Département: INTSERV
Unité: DST
Lieu d'affectation: Genève
Type de contrat: Durée déterminée

Le processus de recrutement des services généraux (GS) est soumis aux règles de recrutement local et de l'Article 4.3 du Statut du Personnel du BIT. Dans ce cadre, le BIT n'offrira un contrat qu'aux personnes qui sont en possession d'un statut de résident valable en Suisse ou qui résident actuellement en France voisine.

Peuvent participer:

  • Les candidats/tes internes du BIT, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l'annexe I du Statut du personnel.
  • Candidats/tes externes*

Le BIT attache une grande importance à la diversité parmi son personnel. Les candidatures de femmes et d'hommes qualifiés, et aussi celles de personnes handicapées sont encouragées.

Les candidats/tes pourraient être amené(e)s à passer une épreuve de connaissances en Microsoft Word, Excel et/ou Power Point, ou d'autres épreuves écrites. Outre les entretiens et épreuves que tout candidat peut être tenu de passer, la réussite du Centre d'évaluation du BIT est requise pour tout candidat externe.

Conditions d'emploi pour les candidats externes: Conformément à la pratique en vigueur au BIT, le/la candidat/e extérieur/e sera normalement recruté/e au premier échelon de ce grade. Le salaire d'entrée pour ce grade est : 71,936 CHF par an.

Structure organisationnelle

Ce poste est à pourvoir au sein de l’Equipe de Soutien du Département (DST) au sein du département des services internes et de l'administration (INTSERV). INTSERV est responsable d'un large éventail de services concernant la gestion des installations et des biens, la durabilité environnementale, la sécurité et la santé au travail, la sécurité et la sûreté, la logistique et les services de courrier, la gestion et la production de publications, les privilèges diplomatiques, les voyages et les transports, ainsi que de la mise à disposition d'autres services centraux. Au-delà de la prestation de services au siège de l'OIT, chaque unité fournit, dans son domaine respectif, une expertise, des conseils et des orientations au siège de l'OIT et sur le terrain. DST apporte un soutien général à la directrice et aux autres responsables hiérarchiques du département dans les domaines des finances et de la programmation, de l’administration, du contrôle financier, des ressources humaines et de la gestion générale du bureau.

Le (la) titulaire du poste fournira principalement un soutien administratif à l'unité de sécurité (SECURITY) et aux autres unités du département, selon les besoins et sous la direction du Chef de DST.

Fonctions et responsabilités essentielles
  • Exécuter diverses tâches d’appui administratif, telles que la préparation de la correspondance et des documents, l’appui à la gestion des informations et des dossiers, le suivi des canaux de communication de l’unité administrative et l’appui administratif logistique et courant pour les réunions.
  • Se tenir informé(e) des règles, dispositions réglementaires, procédures et processus administratifs et bureautiques pertinents, et veiller à ce que le travail effectué leur soit conforme.
  • Recevoir et/ou consigner les communications entrantes et les transmettre aux parties concernées.
  • Organiser des rendez-vous et des réunions en fonction des besoins.
  • Tenir à jour les systèmes de gestion des informations et des dossiers.
  • Traiter et assurer le suivi de transactions courantes à l’aide du progiciel de gestion intégré (ERP).
  • Maintenir les fournitures de bureau et le matériel de bureau courants.
  • S’acquitter des autres tâches pertinentes assignées.
Expérience

Au moins quatre ans d’expérience professionnelle pertinente.

Excellente maîtrise de l’une des langues de travail (anglais, français, espagnol) de l’Organisation et connaissance pratique d’une deuxième langue de travail.

Connaissances et compétences
  • Connaissance des procédures administratives générales et capacité à travailler dans le respect des règles, dispositions réglementaires, politiques et procédures applicables.
  • Maîtrise de l’utilisation de logiciels bureautiques, tels qu’Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Teams).
  • Connaissance de SharePoint ou d’un autre système de gestion des documents.
  • Bonne capacité à travailler avec le progiciel de gestion intégré (ERP).
  • Capacité à comprendre et à travailler efficacement avec les outils et les logiciels bureautiques, les systèmes, les applications et les plateformes web.
  • Aptitude à rédiger la correspondance courante.
  • Aptitude à travailler efficacement dans un environnement multiculturel.

Processus de recrutement

Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur le site ILO People.

Alerte à la fraude

Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement. Les messages émanant d'adresses email différentes de celles du BIT - ilo@.org - ne doivent en aucun cas être considérés.

#J-18808-Ljbffr

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