Organisations- Und Finanzadministration

vor 2 Wochen

Bern, Bern, Schweiz collaboratio helvetica Vollzeit
Werde Teil des Teams und hilf unserer Organisation, sich weiter zu entwickeln

Zur Ergänzung unseres Teams suchen wir eine innovative, eigenverantwortliche, kreative und motivierte Person mit mehrjähriger Erfahrung in den Bereichen Finanzen, Administration, Organisationsentwicklung und Management. Suchst du nach einer Chance, dein Wissen und deine Fähigkeiten für einen guten Zweck in einer innovativen Organisation einzusetzen? Hast du Lust, mit uns neue Wege zu beschreiten? Dann bist du bei uns genau richtig

Deine Aufgaben umfassen:
**Finanzmanagement**
- Verwalten von Gehaltsabrechnungen, eingehenden Rechnungen und Zahlungen
- Entwicklung von Strategien und Prozessen bzgl. des Finanzmanagements in Zusammenarbeit mit den verantwortlichen Teammitgliedern für Dienstleistungen und Fundraising
- Leiten der Finanz-, Budgetierungs
- und Personalplanungsprozesse
- Verbessern der Prozesse zur Zeiterfassung und Echtzeit-Finanzsituation für laufende Projekte
- Koordinieren und Leiten der Jahresabschlüsse und Quartalsberichte
- Sicherstellung einer klaren Finanzberichterstattung und -planung
- Nach Bedarf, Unterstützung und Schulung von Kolleg*innen in den oben genannten Bereichen

**Administration**
- Optimieren der Koordinations
- und Administrationsprozesse; Organisieren von Ressourcen und Dokumentieren von Abläufen
- In Übereinstimmung mit der Governance von collaboratio, Unterstützung klarer Entscheidungsprozesse sowie Sicherstellung, dass die rechtlichen Anforderungen der Organisation erfüllt werden und Prozesse für den Informationsfluss vorhanden sind
- Leiten der Rekrutierungsprozesse inkl. Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen und Vorstandsmitglieder sowie übersichtliche Verwaltung HR-bezogener Themen (Verträge, Gehälter, Versicherungen etc.)
- Regelmäßige Erledigung von collaboratio's Administration: Post, Mietverträge, Office Management etc.
- Optimieren der Nutzung digitaler Werkzeuge für Koordination, Verwaltung, Management und Informationsfluss (Google drive, Asana, Bexio, Toggl)
- Nach Bedarf, Unterstützung und Schulung von Kolleg*innen in den oben genannten Bereichen
- Kontaktperson zu Revisionsstellen, Versicherungen, rechtliche Unterstützung
- Darüber hinaus hast du die Möglichkeit, verschiedene Projekte innerhalb von collaboratio helvetica mitzugestalten und relevante neue kreative Projekte in Eigeninitiative zu leiten.

**Dein Profil**

**Worauf es ankommt**: Affinität zu Finanzen und Begeisterung für organisatorisches Lernen, Neugier, Verlässlichkeit, Präzision, Liebe zum Detail, Fähigkeit auch für Emergenz und Komplexität Raum zu halten, Einbringen von Leichtigkeit und Klarheit in all unseren Strukturen.

**Du verfügst über**:

- Mehrere Jahre Arbeitserfahrung in den Bereichen Finanzen, Administration, Organisationsentwicklung und Management
- Hast vielleicht schon Erfahrung mit der Buchhaltungssoftware Bexio
- Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten: 1-1 und in der Gruppe, schriftlich und mündlich
- Stilsichere Schreibweise in Deutsch, Englisch und idealerweise auch Französisch
- Erfahrung mit Online-Tools wie Google Drive, Slack, Toggl und Asana und/oder die Fähigkeit, sich schnell in neue Technologien einzuarbeiten
- Faszination für Präzision
- Motivierte, aktive und smarte Person, die Struktur und Organisation liebt und lösungsorientiert denkt
- Ausgeprägte Fähigkeit, eigenverantwortlich und selbst motiviert zu arbeiten, Leadership-Kompetenzen, hohes Vertrauen in die eigene Leistungsfähigkeit und Arbeit
- Interesse an neuen Formen der Zusammenarbeit, Selbstorganisation und partizipativen Prozessen (New Work)
- Fähigkeit, mit Komplexität und Konflikten konstruktiv umzugehen
- Interesse an Selbstorganisation (z.B. S3, Holacracy, Teal Organisations) und Systemdenken (z.B. Theory U Otto Scharmer, Donella Meadows, Peter Senge)

**Die Arbeitsbedingungen**
- Unbefristete Anstellung (60% Teilzeit)
- **Starttermin 1. September 2023** (oder nach Vereinbarung)
- Das Büro von collaboratio helvetica befindet sich in Bern (Nähe Bahnhof), wo wir uns jeden Dienstag treffen; ansonsten ist der Arbeitsplatz flexibel
- Schweizer Staatsbürgerschaft oder eine gültige Arbeitsbewilligung
- Einen klaren Willen zum Wandel in der Schweiz beizutragen
- Collaboratio helvetica bietet Löhne, die für den NPO-Bereich angemessen sind, sowie zusätzliche Benefits (5 Wochen Ferien pro Jahr, GA-Beitrag, Kinderzulagen, Beitrag Mobiltelefonrechnung, kostenlose Teilnahme an collaboratio helvetica Veranstaltungen und Workshops usw.)

**Wer wir sind**

Collaboratio helvetica ist eine Initiative, die aus der Überzeugung entstanden ist, dass wir für die Herausforderungen unserer Zeit neue Formen der Zusammenarbeit und eine neue, ganzheitliche Denkweise brauchen. Die Schweiz hat eine lange Tradition der Kooperation und des Dialogs über Sprachbarrieren und Religionsunterschiede hinweg. Wir glauben daher an das einzigartige Potenzial der Schweiz, mit partizipativen Ansätzen zu ei

  • Sekretariatsleiter/ Eine Sekretariatsleiterin

    vor 2 Wochen

    Bern, Bern, Schweiz Universität Bern Vollzeit

    Die Forschungsstelle Tourismus (CRED-T) im Center for Regional Economic Development (CRED) sucht Ab 1. August 2023 oder nach Vereinbarung einen Sekretariatsleiter/ eine Sekretariatsleiterin (50-60%).Aufgaben- Selbständige Führung des Sekretariats- Personaladministration und Finanzadministration verschiedener Kreditmittel- Organisation von Veranstaltungen...

  • Sekretariatsleiter/ Eine Sekretariatsleiterin

    vor 2 Wochen

    Bern, Bern, Schweiz Universität Bern Universität Bern Vollzeit

    **Sekretariatsleiter/ eine Sekretariatsleiterin (50-60%) Forschungsstelle Tourismus (CRED-T) im Center for Regional Economic Development (CRED)**:Die Forschungsstelle Tourismus (CRED-T) im Center for Regional Economic Development (CRED) sucht Ab 1. August 2023 oder nach Vereinbarung einen Sekretariatsleiter/ eine Sekretariatsleiterin (50-60%).Aufgaben-...

  • Mitarbeiter in Sekretariat

    vor 2 Wochen

    Bern, Bern, Schweiz Universität Bern Universität Bern Vollzeit

    **Mitarbeiter*in Sekretariat****Krankheitsstellvertretung: ca. 20-50%**:Das Institut für Ökologie sucht eine*n Mitarbeiter*in Sekretariat als Krankheitsvertretung für Mai 2023. Eine Verlängerung der befristeten Anstellung ist sehr gut möglich.AufgabenEs handelt sich um eine vielseitige und verantwortungsvolle Position mit anspruchsvoller und komplexer...

  • Mitarbeiter in Sekretariat

    vor 2 Wochen

    Bern, Bern, Schweiz Universität Bern Vollzeit

    Das Institut für Ökologie sucht eine*n Mitarbeiter*in Sekretariat als Krankheitsvertretung für Mai 2023. Eine Verlängerung der befristeten Anstellung ist sehr gut möglich.AufgabenEs handelt sich um eine vielseitige und verantwortungsvolle Position mit anspruchsvoller und komplexer Tätigkeit, welche die Führung des Sekretariats der Abteilungen...

  • Sekretariatsleiter in

    vor 2 Wochen

    Bern, Bern, Schweiz Universität Bern Vollzeit

    Institution: Laboratorium für Hochenergiephysik (LHEP)Per sofort oder nach Vereinbarung suchen wir eine motivierte, selbständige und verantwortungsbewusste Person als Sekretariatsleiter*in.In dieser Funktion sind Sie verantwortlich für einen gut funktionierenden administrativen Betrieb des LHEP und die Unterstützung der Institutsleitung sowie sämtlicher...

  • Sekretariatsleitung (F/m/x)

    vor 2 Wochen

    Bern, Bern, Schweiz Universität Bern Universität Bern Vollzeit

    **Sekretariatsleitung (f/m/x)****80%**:Das Grants Office und das Innovation Office sind Abteilungen des Vizerektorats Forschung. Wir (15 Mitarbeitende) unterstützen die Forschenden der Universität bei der Akquise von kompetitiven Fördermitteln und beim Transfer innovativer Forschungsresultate in die Wirtschaft und Gesellschaft.Per 1. Dezember 2023 suchen...

  • Sekretariatsleitung (F/m/x)

    vor 2 Wochen

    Bern, Bern, Schweiz Universität Bern Vollzeit

    Das Grants Office und das Innovation Office sind Abteilungen des Vizerektorats Forschung. Wir (15 Mitarbeitende) unterstützen die Forschenden der Universität bei der Akquise von kompetitiven Fördermitteln und beim Transfer innovativer Forschungsresultate in die Wirtschaft und Gesellschaft.Per 1. Dezember 2023 suchen wir wegen längerer Abwesenheit der...

  • Sekretariatsleitung der Klinikdirektion

    vor 2 Wochen

    Bern, Bern, Schweiz Universität Bern Vollzeit

    Klinik für Oralchirurgie und Stomatologie Anstellungsbeginn: nach Vereinbarung Die Klinik für Oralchirurgie und Stomatologie der Zahnmedizinischen Kliniken der Universität Bern ist die grösste oralchirurgische Klinik der Schweiz und ein international anerkanntes Zentrum für Lehre, Forschung und Dienstleistung der Universität Bern. Mit einem Team von...

  • Sekretariatsleitung der Klinikdirektion

    vor 2 Wochen

    Bern, Bern, Schweiz Universität Bern Vollzeit

    Klinik für Oralchirurgie und Stomatologie Anstellungsbeginn: nach Vereinbarung Die Klinik für Oralchirurgie und Stomatologie der Zahnmedizinischen Kliniken der Universität Bern ist die grösste oralchirurgische Klinik der Schweiz und ein international anerkanntes Zentrum für Lehre, Forschung und Dienstleistung der Universität Bern. Mit einem Team von...

  • Sekretariatsleitung

    vor 4 Wochen

    Bern, Bern, Schweiz Kanton Bern Vollzeit

    Institution: Laboratorium für Hochenergiephysik (LHEP), Physikalisches Institut Anstellungsbeginn: sofort oder nach Vereinbarung Anstellungsort: Bern Das Laboratorium für Hochenergiephysik (LHEP) ist eine der führenden Forschungsinstitutionen im Bereich der experimentellen Elementarteilchenphysik. Wir entwickeln und betreiben Detektoren für Experimente...

  • Sekretariatsleitung

    vor 2 Monaten

    Bern, Bern, Schweiz Kanton Bern Vollzeit

    Institution: Laboratorium für Hochenergiephysik (LHEP), Physikalisches Institut Anstellungsbeginn: sofort oder nach Vereinbarung Anstellungsort: Bern Das Laboratorium für Hochenergiephysik (LHEP) ist eine der führenden Forschungsinstitutionen im Bereich der experimentellen Elementarteilchenphysik. Wir entwickeln und betreiben Detektoren für Experimente...

  • Assistent/in Abteilung Sub Sahara

    vor 2 Wochen

    Bern, Bern, Schweiz Das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Vollzeit

    Als Assistentin unterstützen Sie als Mitglied des Stabs die Abteilungsleitung in allen administrativen und organisatorischen Belangen.**Ihre Aufgaben**:- Selbständige Koordination und Planung des Terminkalenders der Abteilungsleitung, verantwortlich für den reibungslosen Tagesablauf und das fristgerechte Eintreffen der Dokumente für Treffen, Sitzungen...

  • Sekretariatsleitung Der Klinikdirektion

    vor 2 Wochen

    Bern, Bern, Schweiz Universität Bern Vollzeit

    Klinik für Oralchirurgie und StomatologieAnstellungsbeginn: nach VereinbarungDie Klinik für Oralchirurgie und Stomatologie der Zahnmedizinischen Kliniken derUniversität Bern ist die grösste oralchirurgische Klinik der Schweiz und ein internationalanerkanntes Zentrum für Lehre, Forschung und Dienstleistung der UniversitätBern. Mit einem Team von rund 70...

  • Sekretariatsleitung 70%

    vor 1 Monat

    Bern, Bern, Schweiz Universität Bern Vollzeit

    Sekretariatsleitung70 %Institution: Laboratorium für Hochenergiephysik (LHEP), Physikalisches InstitutAnstellungsbeginn: sofort oder nach VereinbarungAnstellungsort: BernDas Laboratorium für Hochenergiephysik (LHEP) ist eine der führenden Forschungsinstitutionen im Bereich der experimentellen Elementarteilchenphysik. Wir entwickeln und betreiben...

  • Sekretariatsleitung 70%

    vor 4 Wochen

    Bern, Bern, Schweiz Universität Bern Vollzeit

    Sekretariatsleitung70 %Institution: Laboratorium für Hochenergiephysik (LHEP), Physikalisches InstitutAnstellungsbeginn: sofort oder nach VereinbarungAnstellungsort: BernDas Laboratorium für Hochenergiephysik (LHEP) ist eine der führenden Forschungsinstitutionen im Bereich der experimentellen Elementarteilchenphysik. Wir entwickeln und betreiben...

  • Sekretariatsleitung der Klinikdirektion

    vor 2 Wochen

    Bern, Bern, Schweiz Kanton Bern Vollzeit

    Klinik für Oralchirurgie und Stomatologie Anstellungsbeginn: nach Vereinbarung Die Klinik fu-r Oralchirurgie und Stomatologie der Zahnmedizinischen Kliniken der Universität Bern ist die grösste oralchirurgische Klinik der Schweiz und ein international anerkanntes Zentrum fu-r Lehre, Forschung und Dienstleistung der Universität Bern. Mit einem Team von...

  • Sekretariatsleitung der Klinikdirektorin

    vor 2 Wochen

    Bern, Bern, Schweiz Universität Bern Vollzeit

    Die Klinik für Oralchirurgie und Stomatologie der Zahnmedizinischen Kliniken derUniversität Bern ist die grösste oralchirurgische Klinik der Schweiz und ein internatio-nal anerkanntes Zentrum für Lehre, Forschung und Dienstleistung der UniversitätBern .Mit einem Team von rund 70 engagierten Mitarbeitenden bieten wir ein umfas-Medizinische...

  • Sekretariatsleitung der Klinikdirektorin

    vor 4 Wochen

    Bern, Bern, Schweiz Universität Bern Vollzeit

    Die Klinik für Oralchirurgie und Stomatologie der Zahnmedizinischen Kliniken derUniversität Bern ist die grösste oralchirurgische Klinik der Schweiz und ein internatio-nal anerkanntes Zentrum für Lehre, Forschung und Dienstleistung der UniversitätBern .Mit einem Team von rund 70 engagierten Mitarbeitenden bieten wir ein umfas-Medizinische...

  • Programmassistent:in

    vor 2 Wochen

    Bern, Bern, Schweiz Movetia - Austausch und Mobilität Vollzeit

    Movetia ist die nationale Agentur für Austausch und Mobilität. Wir unterstützen Mobilitäts- und Kooperationsprojekte in der Schweiz, Europa und weltweit im Auftrag von Bund und Kantonen, mit einer starken Vision: Jede Auszubildende soll eine andere Sprach- oder Kulturregion erleben. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine:n Programmassistent:in...

  • Hochschulpraktikant / Hochschulpraktikantin

    vor 2 Wochen

    Bern, Bern, Schweiz Staatssekretariat für Bildung, Forschung und Innovation SBFI Vollzeit

    Ihre VerantwortlichkeitenUnterstützung des Leiters und der Stellvertreterin der Geschäftsstelle SWR bei der Organisation von Plenarsitzungen des Rates und anderen MeetingsTeilnahme an der öffentlichen Kommunikation des SWR und Organisation von VeranstaltungenMitarbeit bei der Durchführung von SWR-Projekten (Koordination, Organisation, Inhalt)Organisation...