Administrative Assistant Front Office

vor 1 Woche

Zug, Zug, Schweiz Barnickel & Fellows GmbH Vollzeit
**Unsere Klientin, ein Finanzunternehmen mit bester Reputation, berät nationale und internationale Firmen in unterschiedlichsten Branchen. Im Fokus stehen dabei Mehrheits
- und Minderheitsbeteiligungen sowie Wachstumsfinanzierungen vorwiegend an mittelständischen Unternehmen. Ein hohes Qualitätsniveau und engagierte Mitarbeitende machen das Unternehmen seit 20 Jahren erfolgreich. Für den Standort in Zug suchen wir eine initiative und gewinnende Persönlichkeit - gerne ab Juli 2024 oder früher.**

**Administrative Assistant | Front Office 100 %**:
**Dein Arbeitgeber**
Flache Hierarchien, schnelle Entscheidungswege, ein lässiges Team und ein dynamisches Umfeld sowie täglicher Kontakt mit interessanter, internationaler Klientel. Es wird Dir Raum für das Einbringen von Ideen geboten. Es gibt klar definierte Entwicklungsmöglichkeiten, Teamevents, und darüber hinaus ein bald ganz neues «state-of-the-Art» Office, in dem das Arbeiten Freude macht.

**Deine Aufgaben & Verantwortlichkeiten**
Wir suchen eine Persönlichkeit, die ihre Dienstleistungsqualitäten mit anspruchsvollem Support verknüpfen möchte. Du sorgst stets für einen professionellen Empfang und agierst Du am Front Desk als sympathische Kontaktperson nach Aussen und wichtige Schnittstelle nach Innen. Das Arbeitsgebiet ist vielfältig und kann von Dir aktiv mitgestaltet werden. Deine Aufgaben in der Übersicht:

- Front Office Management (Empfang, Telefon, Kunden-/Gäste-Betreuung, Organisation von Catering).
- Bestellung und Verwaltung von Office
- & Kitchen Supplies.
- «Feel Good Management»; Organisation von Goodies & Aufmerksamkeiten bspw. für Geburtstage, Jubiläen, etc.
- Vor
- und Nachbereitung von Meetings und entsprechenden Räumlichkeiten, Koordination von Videokonferenzen,
- Steuerung der Terminadministration für die Investment Manager (Reisen, Spesen, Logistik).
- Vertretung der Assistenzkolleginnen bei Abwesenheiten.
- Spesen-/Reisekosten-Management.
- Kontrolle von «action items», Fristen, Terminen, etc.
- Korrespondenz in Deutsch und Englisch.
- Unterstützung bei der Eventorganisation.

Neben ausgeprägten Multitasking-Fähigkeiten braucht es Gespür für Menschen und Situationen, das es Dir erlaubt, Dich auf unterschiedliche Persönlichkeiten einzustellen. Du arbeitest Seite an Seite mit tollen Assistenzkolleginnen und sorgst dafür, dass der Firmenauftritt immer picobello stimmt. Dabei bist Du gefordert und das nicht nur in den grossen Aufgaben, sondern auch in den Details. Denn es gilt einerseits, Deinen Tätigkeiten mit Qualität gerecht zu werden, andererseits musst Du in der Lage sein, rasch zwischen unterschiedlichsten Themen wechseln zu können. Kurzum: Du bist eine Person, die vorausschauend plant und Freude daran hat, das Unternehmen professionell und mit Begeisterung zu repräsentieren.

**Was bringst Du mit?**
- Eine positive Grundeinstellung mit «can-do» approach.
- Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung. Im Anschluss daran hast Du bereits erste Berufserfahrung in der Assistenz, am Empfang oder im Event Management gesammelt. In welcher Branche Du diese erworben hast, lassen wir weitgehend offen. Wir freuen uns auch über Bewerberinnen und Bewerber aus der Hotellerie, dem Beratungs
- oder Agenturumfeld.
- Deutsch ist Deine Muttersprache, Englisch beherrschst Du auf Stufe B2/C1. Schweizerdeutsch ist sehr willkommen.
- Du bist versiert in der Anwendung des MS-Office Pakets und Kollaborationstools wie Zoom und Teams.
- Dein Auge im Hinblick auf Inhalte ist akribisch, komplexe Sachverhalte erfasst Du rasch und in der Umsetzung bist Du nicht zu schlagen - immer lösungsorientiert.
- Du verfügst über jede Menge Teamgeist und bist immer engagiert bei der Sache.
- Du bringst ein Verständnis für Zusammenhänge mit - verbunden mit der Fähigkeit, entsprechend zu handeln.
- Du bist motiviert, in einem spannenden und dynamischen Beratungsumfeld zu arbeiten.
- Du bist überdurchschnittlich engagiert, zuverlässig und verantwortungsbewusst.
- Dein Auftreten ist professionell, gewinnend und zuvorkommend.

**Dein Gewinn**

Barnickel & Fellows | Talstrasse 58 | CH-8001 Zürich |

  • Administrative Assistant

    Vor 7 Tagen

    Zug, Zug, Schweiz Barnickel & Fellows GmbH Vollzeit

    Our client is part of a family-owned business that has been built over generations. The direct investment activities were consolidated over 20 years ago to form a group with subsidiaries in Europe and North America. All share the same clear strategic focus and a commitment to the core values of integrity and trust, which are also maintained by their global...

  • Administrative Assistant

    vor 1 Woche

    Zug, Zug, Schweiz Barnickel & Fellows GmbH Vollzeit

    Our client is part of a family-owned business that has been built over generations. The direct investment activities were consolidated over 20 years ago to form a group with subsidiaries in Europe and North America. All share the same clear strategic focus and a commitment to the core values of integrity and trust, which are also maintained by their global...

  • Administrative Assistant

    vor 1 Woche

    Zug, Zug, Schweiz MET Group Vollzeit

    Company DescriptionMET International AG (METI) was established in 2010 in order to consolidate and develop MET Group's international natural gas sales and purchase portfolio, as well as to establish a trading arm for commodity lines.METI is responsible for providing highly competitive supply structures to its gas and power sales affiliates, optimizing its...

  • Front Desk Assistant

    vor 1 Woche

    Zug, Zug, Schweiz Impuls Personal AG Vollzeit

    **Wiedereinsteiger(in) oder versierte(r) Rezeptionist(in)**:- ein vielseitiges Aufgabengebiet mit internationalen Kontakten erwartet Sie Unser Auftraggeber ist ein weltweit tätiges Handelsunternehmen **beim Bahnhof der Stadt Zug** mit äusserst attraktiven Anstellungsbedingungen. Möglichst per sofort, auch «try &hire» möglich, suchen wir die...

  • Team Administrative Assistant

    Vor 7 Tagen

    Zug, Zug, Schweiz Kenvue Vollzeit

    Team Administrative Assistant WDescriptionWe are offering you a multifaceted challenge in a dynamic, international environment with attractive terms and an excellent infrastructure.The Team Administrative Assistant would provide proactive, professional, and high-quality administrative support to the Executive Assistant team as well as support to Senior...

  • Office Assistant

    vor 1 Woche

    Zug, Zug, Schweiz Tiger Recruitment Ltd Vollzeit

    Team Assistant 60-80%**OverviewWe have an excellent opportunity for a driven and experienced Office Administrator to join the Operations team of an Investment company as their Team Assistant.The role will be based in Zug and is available on a 60 or 80% part time basis and will provide support to a team of investment professionals.Main responsibilities...

  • Executive Administrative Assistant

    vor 1 Woche

    Zug, Zug, Schweiz Kenvue Vollzeit

    Executive Administrative Assistant WDescriptionAt Kenvue, part of the Johnson & Johnson Family of Companies, we are currently looking for an Executive Administrative AssistantWe are offering you a multifaceted challenge in a dynamic, international environment with attractive terms and an excellent infrastructure.Responsibilities:Executive Assistant will...

  • Front Office/reservation Agent

    vor 1 Woche

    Zug, Zug, Schweiz SwissEver Hotel Zug Vollzeit

    Front Office / Rooms DivisionEmpfang / RezeptionGuest Relation / KundenbetreuungWillkommen im SwissEver Hotel Zug. Unsere Türen führen in ein Hotel, welches sich zum Ziel gesetzt hat, Gästen und Kunden während ihres Aufenthaltes immer einen Grund zu geben, später wieder zurück zu kehren. Diese wunderbare Aufgabe bewältigt nur ein solides und...

  • Office Manager:in/allrounder:in

    vor 1 Woche

    Zug, Zug, Schweiz Vinivia AG Vollzeit

    **AUFGABEN**- Besorgungen jeglicher Art- Organisation und Bereitstellung von sämtlichen Büromaterial- Büro- & Küchenordnung- Empfang und Bewirtung von Besuchern- Meetingvor- und -nachbereitung- Zusammenarbeit mit Facility Management- Bestandsverwaltung**ANFORDERUNGEN**- Erste Berufserfahrung als Office Manager, Front Office Manager oder Administrative...

  • Administrative Assistant 80%

    vor 1 Woche

    Zug, Zug, Schweiz Maximon Vollzeit

    About UsAvea is a Swiss longevity startup with the vision to become the leading player in the evidence-based longevity supplement industry. We offer science-based longevity supplements to target multiple hallmarks of ageing, allowing individuals to improve their well-being by slowing down ageing itself. Our mission is to optimise people's health- and...

  • Administrative and Accounting Assistant

    Vor 7 Tagen

    Zug, Zug, Schweiz Golem Factory GmbH Vollzeit

    The Role:We're currently seeking an Administrative and Accounting Assistant to join our dynamic Office Team at Golem.This position is temporary with an 8-month employment contract (employee substitution), and there's a possibility of extending the contract.As an Administrative and Accounting Assistant, you'll play a crucial role in ensuring the smooth...

  • Office Administrator

    vor 1 Woche

    Zug, Zug, Schweiz ArrowResources AG Vollzeit

    Responsibilities:Office Management Monitoring office supplies inventories and ordering office consumables. Ensure the smooth running of the office and general facilities requests Organizing office needs for an ongoing and expanding business: space/facilities, new joiner packs and arrangements etc. Purchasing office supplies and equipment and maintaining...

  • Office Assistant

    vor 2 Monaten

    Zug, Zug, Schweiz Grass & Partner AG Vollzeit

    Offene StellenOffice Assistant / % (w/m/d)Persönlichkeiten / Executives (w/m) als Senior Berater für unsere Geschäftsstelle in Zürich (m/w/d)Persönlichkeiten / Executives (w/m/d)Datenschutzerklärung für Stellenbewerber

  • Administrative Assistant

    vor 1 Woche

    Zug, Zug, Schweiz GSK Vollzeit

    Site Name: Switzerland - ZugPosted Date: Mar This position will provide fast-paced, high-level, proactive, professional administrative support to the rapidly growing Global Oncology Medical Affairs Therapeutic Area Team in the Zug office. The individual will interact with various levels of internal and external customers, vendors and must possess an...

  • Office Manager

    vor 1 Woche

    Zug, Zug, Schweiz ArrowResources AG Vollzeit

    Responsibilities:Office Management Monitoring office supplies inventories and ordering office consumables. Ensure the smooth running of the office and general facilities requests Organizing office needs for an ongoing and expanding business: space/facilities, new joiner packs and arrangements etc. Purchasing office supplies and equipment and maintaining...

  • Job Title: Personal Assistant and Administrative

    vor 1 Woche

    Zug, Zug, Schweiz Dialectic Vollzeit

    Job Title: Personal Assistant and Administrative CoordinatorCompany:Dialectic AGLocation:Zug, SwitzerlandCompany Overview:Dialectic AG, a Swiss-based crypto asset manager, is seeking a personal assistant to a dynamic founder. This is a great opportunity to join a fast-growing venture capital fund, focused on investing in emerging crypto and blockchain...

  • Praktikant Front Office

    vor 1 Woche

    Zug, Zug, Schweiz SwissEver Hotel Zug Vollzeit

    Praktikum / Trainee HotellerieAusbildung / Praktikum (Empfang / Reservierung)Willkommen im SwissEver Hotel Zug. Unsere Türen führen in ein Hotel, welches sich zum Ziel gesetzt hat, Gästen und Kunden während ihres Aufenthaltes immer einen Grund zu geben, später wieder zurück zu kehren. Diese wunderbare Aufgabe bewältigt nur ein solides und fachkundiges...

  • Front Office Agent

    vor 1 Woche

    Zug, Zug, Schweiz SwissEver Hotel Zug Vollzeit

    Empfang / RezeptionReservierungWillkommen im SwissEver Hotel Zug. Unsere Türen führen in ein Hotel, welches sich zum Ziel gesetzt hat, Gästen und Kunden während ihres Aufenthaltes immer einen Grund zu geben, später wieder zurück zu kehren. Diese wunderbare Aufgabe bewältigt nur ein solides und fachkundiges Team, welches dadurch auffällt mit Herz und...

  • Office Manager

    Vor 7 Tagen

    Zug, Zug, Schweiz nChain Vollzeit

    OverviewFor our shared service office at Zug (Switzerland) we are looking for an Office Manager (100%) with an energetic and engaged personality who doesn't mind wearing multiple hats and likes to support diverse and international teams with the following tasks:RESPONSIBILITIESWe expect you toPoint of contact for maintenance, mailing, shipping, supplies,...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Zug, Zug, Schweiz G-20 Group Vollzeit

    We are a growing quantitative trading firm with offices based in Zug, Zürich and Appenzell, Switzerland.We are looking for an Administrative Assistant (f / m, 100%) to manage the organization of a new fintech venture. As administrative assistant, you will be working closely with the company management.You should be highly motivated and entrepreneurial, with...