Administrative Assistant

vor 1 Woche

Luzern, Luzern, Schweiz Organon Vollzeit

Job Description

Role and Responsibilities

As an administrative assistant reporting to the Medical Lead Mid-Europe, you will be in charge of managing the administrative tasks of the Medical Affairs department within your assigned scope. Your main duties will include assisting the Medical Affairs team with daily tasks such as calendar and travel management, meeting organization, document preparation and filing, supplier support, budget management, and information dissemination to ensure the smooth functioning of the team through proper communication channels.

You will work collaboratively with team members across the company and region, potentially leading specific projects within the division/region.

Main Activities:

  • Manage overall administrative tasks of the Medical Department
  • Assist the Medical Affairs Team in daily activities
  • Plan and organize internal team meetings, seminars, and external travel arrangements
  • Handle onboarding of new team members, administrative orders, and training follow-up
  • Ensure proper archiving according to directives and provide backup support for other departments
  • Contribute to projects and propose process improvements
  • Facilitate communication within the Medical Department and with other divisions
  • Support team's expense management and budget monitoring

Meetings Organization

Provide logistics support for medical-affairs events, manage event organization, and maintain internal event systems

Facilitate communication with health care experts, oversee contract processes, and ensure proper archiving

Activities related to Medical Review/Medical Information Services:

  • Supervise submission periods for promotional materials
  • Coordinate with Medical Review Specialists, internal stakeholders, and service providers
  • Manage visa application files, documentation, and intranet publications
  • Participate in Medical Information activities, particularly with the interactive voice server

Required Experience and Competencies

  • Education: Bachelor's degree or equivalent in administrative/commercial/medical field
  • Experience: Minimum 2-3 years in administrative support in the pharmaceutical industry
  • Key Competencies:
  • Languages: French and English required, Dutch and/or German optional
  • Structured, organized, and detail-oriented
  • Strong project management, communication, and relationship-building skills
  • Ability to work independently, take initiative, and manage multiple tasks
  • Proficiency in MS Office, SAP, and budget tasks
  • Experience in communication with health care experts is a plus

Who We Are:

Organon is dedicated to providing innovative health solutions for women to enhance their well-being. With a global focus on Women's Health, biosimilars, and diverse health solutions, we are committed to making a positive impact on society. Our Vision is to create a better and healthier future for women every day.

As an equal opportunity employer, we embrace diversity and strive to create an inclusive workplace environment for all applicants.

Annualized Salary Range

Please Note: Salary ranges vary by market.

Employee Status: Regular

Relocation: Not provided

VISA Sponsorship: Not available

Travel Requirements: Organon employees must meet all travel and credentialing requirements, including vaccination prerequisites

Flexible Work Arrangements: Available

Shift: Not specified

Valid Driving License: Not required

Hazardous Materials: Not applicable

Number of Openings: 1

  • Assistante Administrative 80%

    vor 1 Woche

    Luzern, Luzern, Schweiz S&you Vollzeit

    F/H- Luzern- Pharmacie - Clientèle - Assurances- Type de contrat- Temps plein- Publié Secteur d'activité client- Santé & Pharmaceutique**A propos de nous**: Synergie ist eine internationale HR-Gruppe, die in der Schweiz mit 6 Synergie-Agenturen vertreten ist: Fest- und Temporärstellenvermittlung sowie ein Westschweizer Rekrutierungsbüro für...

  • Administrative Assistant

    vor 1 Woche

    Luzern, Luzern, Schweiz MSD Vollzeit

    In our animal health department in Switzerland we are looking for a savvy, motivated and proactive Administrative Assistant (M/F/d) to support senior management and the department. In this role you will contribute to the efficiency of our business, get deep insights into the running of the corporate pharmaceutical animal health industry, and gain valuable...

  • Administrative Assistant

    vor 1 Monat

    Luzern, Luzern, Schweiz MSD Vollzeit

    Job DescriptionIn our animal health department in Switzerland we are looking for a savvy, motivated and proactive Administrative Assistant (m/f/d) to support senior management and the department. In this role you willcontribute to the efficiency of our business, get deep insights into the running of the corporate pharmaceutical animal health industry, and...

  • Administrative Assistant

    vor 3 Wochen

    Luzern, Luzern, Schweiz MSD Vollzeit

    Job DescriptionIn our animal health department in Switzerland we are looking for a savvy, motivated and proactive Administrative Assistant (m/f/d) to support senior management and the department. In this role you willcontribute to the efficiency of our business, get deep insights into the running of the corporate pharmaceutical animal health industry, and...

  • Personal Assistant

    vor 1 Woche

    Luzern, Luzern, Schweiz Swisslinx Vollzeit

    Our client is an Investment Boutique located in Central Switzerland.On behalf of our client, Swisslinx is looking for a trustworthy, discreet and diligent Personal Assistant.You will be working together with another Assistant to handle both professional and private matters for the CEO and owner of this company.Your mission To allow the CEO to operate...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Luzern, Luzern, Schweiz ROCKEN Vollzeit

    Unser Partner gehört mit seinen Standorten in der Schweiz und in Deutschland zu den führenden IT-Unternehmen der Schweiz.Mit mehr als 200 Mitarbeitenden bietet man Branchenübergreifend Informatik-Gesamtlösungen an, welche von der Software bis hin zur Betreuung der gesamten Infrastruktur vor Ort oder auch in einem der firmeneigenen Rechenzentren...

  • Assistant Restaurant Manager

    vor 1 Woche

    Luzern, Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Hotel Group Vollzeit

    **Position**: Assistant Restaurant Manager (m/w/d) (Full time #539663)**Property / Office**: Mandarin Oriental Palace, Luzern**Location**: Luzern, Switzerland**Wir suchen einen/eine Assistant Restaurant Manager für das Mandarin Oriental Palace in Luzern**Das legendäre Hotel Palace Luzern wurde erstmals im Jahr 1906 eröffnet und befindet sich in Luzern am...

  • Administrativer Assistent 20-30%

    vor 1 Woche

    Luzern, Luzern, Schweiz Academic Work Switzerland SA Vollzeit

    About the OpportunityOur client, a leading player in the insurance industry, specialized in handling claims for both individual and business customers, is looking for a motivated temporary administrative assistant for a 2-month period.This role provides you with the opportunity to showcase your organizational skills and gain valuable insights into the...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Luzern, Luzern, Schweiz Jörg Lienert Vollzeit

    **Hier erwartet Sie eine facettenreiche Vertrauensposition - gefragt sind Ihr Organisationstalent, Ihre analytischen Fähigkeiten und Ihre Vielseitigkeit.**Die Bucherer AG ist eine attraktive, erfolgreiche Unternehmung in der Zentralschweiz und verfügt über einen hohen Bekanntheitsgrad - dies aufgrund ihrer Philosophie, die für allerhöchste Qualität und...

  • Assistant Restaurant Manager

    vor 1 Woche

    Luzern, Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Hotel Vollzeit

    Assistant Restaurant Manager (m/w/d) Apply now Position: Assistant Restaurant Manager (m/w/d) (Full time #539663) Property / Office: Mandarin Oriental Palace, Luzern Location: Luzern, Switzerland Wir suchen einen/eine Assistant Restaurant Manager für das Mandarin Oriental Palace in Luzern Das legendäre Hotel Palace Luzern wurde erstmals im Jahr...

  • Assistant In-room Dining Manager

    vor 1 Woche

    Luzern, Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Hotel Group Vollzeit

    **Position**: Assistant In-Room Dining Manager (Full time #538984)**Property / Office**: Mandarin Oriental Palace, Luzern**Location**: Luzern, Switzerland**Wir suchen einen/eine Assistant In-Room Dining Manager/in für das Mandarin Oriental Palace in Luzern**Das legendäre Hotel Palace Luzern wurde erstmals im Jahr 1906 eröffnet und befindet sich in Luzern...

  • Junior Office Assistant

    vor 1 Woche

    Luzern, Luzern, Schweiz Salona Consulting GmbH Vollzeit

    Job Title: Junior Office Assistant (40 – 60%)Company: Salona Consulting GmbHLocation: Switzerland (Lucerne)About Us: There are more than 4 million people of Croatian ancestry around the world. Salona Consulting is the first agency specializing in assisting these descendants to reconnect to their Croatian heritage by claiming Croatian citizenship by...

  • Assistant Executive Housekeeper

    vor 1 Woche

    Luzern, Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Hotel Group Vollzeit

    Position: Assistant Executive Housekeeper (Full time #525472)Property / Office: Mandarin Oriental Palace, LuzernLocation: Luzern, SwitzerlandWe're looking for an Assistant Executive Housekeeper to join our team at Mandarin Oriental Palace, Luzern.The iconic Hotel Palace Luzern first opened in 1906 and is located in the heart of the city, on the shores of...

  • Assistant Restaurant Manager

    vor 1 Woche

    Luzern, Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Palace Luzern Vollzeit

    EinleitungSind Sie bereit für eine neue Herausforderung? Wir suchen ab sofort eine:n Assistant Restaurant Manager für unser Mandarin Oriental Palace, Luzern Team Das legendäre Hotel Palace Luzern wurde erstmals im Jahr 1906 eröffnet und befindet sich in Luzern am Ufer des Vierwaldstättersees. Nach einer kompletten Renovierung eröffnete das Mandarin...

  • Assistant In-Room Dining Manager

    vor 1 Woche

    Luzern, Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Hotel Vollzeit

    Assistant In-Room Dining Manager Apply now Position: Assistant In-Room Dining Manager (Full time #538984) Property / Office: Mandarin Oriental Palace, Luzern Location: Luzern, Switzerland Wir suchen einen/eine Assistant In-Room Dining Manager/in für das Mandarin Oriental Palace in Luzern Das legendäre Hotel Palace Luzern wurde erstmals im Jahr...

  • marketing assistant

    vor 1 Woche

    Luzern, Luzern, Schweiz HERMITAGE Lake Lucerne Vollzeit

    MARKETING ASSISTANT (M/​W/​D) bei HERMITAGE Lake Lucerne | softgardenView job here MARKETING ASSISTANT (M/​W/​D)Voll- oder Teilzeit Seeburgstrasse 72, 6006 Luzern, Schweiz Mit Berufserfahrung 50-80% per Juli 2024 oder nach VereinbarungDeine AufgabenDu übernimmst gerne administrative Aufgaben und hast Lust Neues auszuprobierenRoutinierter...

  • HR Assistant

    vor 1 Woche

    Luzern, Luzern, Schweiz arcade solutions ag Vollzeit

    Wir wollen dich in unserem Team in Luzern**HR Assistant & Happiness Manager %, m/w/d)**:**Das gibt es zu tun — du...**- entwickelst Strategien zur Förderung der Mitarbeiterzufriedenheit und des Wohlbefindens und setzt diese um- erarbeitest Chancen und deckst Schwierigkeiten im HR-Bereich auf und löst diese gewinnbringend und zur besseren Zufriedenheit...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Luzern, Luzern, Schweiz Evergreen Human Resources Vollzeit

    In dieser vielseitigen Funktion übernehmen Sie diverse Tätigkeiten in der persönlichen Assistenz für ein Mitglied des Executive Boards/BU Leiter (Gruppenweit, International) und unterstützen diesen sowie den Verwaltungsrat in administrativen- sowie Projekt-Tätigkeiten. Sie führen das Reise- und Agendamanagement Ihres Vorgesetzten, koordinieren...

  • Marketing Assistant 60

    vor 4 Wochen

    Luzern, Luzern, Schweiz Grand Casino Luzern AG Vollzeit

    Wir suchen für unser Team zum frühestmöglichen Eintrittstermin tatkräftige UnterstützungMarketing Assistant % (m/w)Ihre AufgabenAdministrative Unterstützung der gesamten Marketing- & Kommunikationsabteilung Mithilfe bei der Umsetzung von Kampagnen und Projekten Mithilfe bei der Planung, Konzeption und Umsetzung verschiedener Online- und...

  • Marketing Assistant 60

    vor 1 Woche

    Luzern, Luzern, Schweiz Grand Casino Luzern AG Vollzeit

    Wir suchen für unser Team zum frühestmöglichen Eintrittstermin tatkräftige UnterstützungMarketing Assistant % (m/w)Ihre AufgabenAdministrative Unterstützung der gesamten Marketing- & Kommunikationsabteilung Mithilfe bei der Umsetzung von Kampagnen und Projekten Mithilfe bei der Planung, Konzeption und Umsetzung verschiedener Online- und...