Office Manager/ea 60-100%

vor 2 Wochen

Zürich, Zürich, Schweiz Pactum AG Vollzeit
Pactum is a FINMA-regulated asset manager based in Zurich. With a team of specialists, Pactum AG offers its clients and investors innovative investment and financing solutions.

Tasks

Areas of Responsibility

  • Office and facility management
  • General team orientation
  • First point of contact external parties
  • Calendar management
  • Meeting and event coordination
  • Expense process
  • Shareholders and board members correspondence
  • First point of contact HR matters
  • Onboarding new hires
Duties

  • Perform administrative duties for Chairman and management team
  • Oversee Chairman and management team routines incl. organization of strategic workshops and team offsites
  • Lead Email handling/filtering for Chairman
  • Travel arrangements in accordance with company policy
  • Handle and approve company expenses in timely manner and in accordance with company policy
  • Coordinate organization of (advisory) board and shareholders meetings
  • Screen/direct phone calls and distribute post mail/correspondence
  • Handle administrative coordination of invoices/credit card
  • Ensure ESG for office management
  • Coordinate recruitment process for all functions


You are characterized by your initiative and your customer-oriented thinking and acting as well as your motivation and the ability to grasp facts quickly.

You have a networked way of thinking and are a self starter with a flexible personality. In hectic situations, you keep a cool head and act in a solution
- and customer-oriented manner. Thanks to your preparatory work, our team is well prepared for meetings and can focus on decision-making issues while you take care of the administrative workaround.

Requirements:

  • Completed vocational school, EFZ or Para-Legal.
  • Impeccable knowledge of Swiss German, German and English, both written and spoken; other language skills would be an advantage.
  • Very good knowledge of MS-Office 2016/365.
You have sound professional experience in a similar function. Ideally, you have already completed the advanced training as an executive assistant or are still in advanced training.

As a communicative, open-minded and yet absolutely discreet sparring partner|in, you act in a highly professional manner at all hierarchical levels.

You are extremely strong in organization, IT-skilled and absolutely independent.

Benefits:

\- Strongly growing company

\- Experienced and helpful team

\- Great variety of tasks and responsibility

\- Flexible working hours

\- Attractive compensation package

This unusual position offers you an exciting mix of board and management tasks with a lot of personal responsibility. You can also actively contribute to positive team building.

  • Office Manager, 60%

    vor 2 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz RAHN AG Vollzeit

    Wir sind ein in den Bereichen Spezialchemikalien und Kosmetik international tätiges Schweizer Unternehmen. Innovation sowie kundenorientiertes Denken und Handeln sind die Grundsteine unseres Erfolgs. Zur Verstärkung des Bereiches ICT & Prozesse suchen wir per 1. Oktober 2023 oder nach Vereinbarung eine zuverlässige und dienstleistungsorientierte...

  • Office & Recruiting Manager/in (60%)

    vor 2 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz hpo management consulting ag Vollzeit

    Bist du eine empathische und kommunikative Persönlichkeit, welche gerne mit einem spannenden Team zusammenarbeitet und in einem leistungsorientierten Umfeld gefördert und gefordert werden möchte? Dann haben wir genau die richtige Stelle für dichFür unser Office in Zürich suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung** eine/n Office und Recruiting...

  • Translation Manager

    vor 2 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz Communications Office UZH Vollzeit

    Communications Office UZH_Translation Manager60-80 % :The University of Zurich (UZH) is an internationally renowned higher education institution and one of Europe's leading research universities. The Communications Office of the university is seeking a translation manager to support its English-language communication channels and manage and coordinate...

  • Office Manager

    vor 2 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz Tiger Recruitment Ltd Vollzeit

    Office Manager - EN / DE %OverviewWe are looking for an Office Manager to oversee the day to day running of the Zurich office of an international provider to the Technology industry.The role will be based in Zurich and has a workload of 60-80%Main responsibilities Supporting the Management team with all Administrative tasks within the office. Assisting with...

  • Office Manager

    vor 2 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz Aviando Vollzeit

    **Aufgaben**- Organisatorische Aufgaben des Office Managements- Administrative Unterstützung des CEOs und bei Sitzungen- Verwaltung und Mutationen der Kundendossiers im System- Kommunikation mit Banken, Treuhand (Backoffice) und Behörden- Prüfen der Einhaltung der FINMA-Regulationen- Prüfen und kontieren der monatlichen Abschlüsse der Dossiers-...

  • Front Office Agent 60-100%

    vor 2 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz Hotel Adler und Restaurant Swiss Chuchi Vollzeit

    Das 3-Sterne-Superior Hotel Adler Zürich liegt inmitten des belebten Niederdorfs. Dieser Teilder Altstadt ist bekannt für seine mittelalterlichen Gassen und Plätze, das romantischeGrossmünster und die Uferpromenade Limmatquai. 52 klimatisierte und individuellausgestattete Hotelzimmer bieten unseren Gästen höchsten Komfort.Das dazugehörige Swiss Chuchi...

  • Front Office Agent 60-100%

    vor 2 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz Hotel Adler Zürich Vollzeit

    Empfang / RezeptionReservierungDas 3-Sterne-Superior Hotel Adler Zürich liegt inmitten des belebten Niederdorfs. Dieser Teil der Altstadt ist bekannt für seine mittelalterlichen Gassen und Plätze, das romantische Grossmünster und die Uferpromenade Limmatquai. 52 klimatisierte und individuell ausgestattete Hotelzimmer bieten unseren Gästen höchsten...

  • Office Manager 80-100%

    vor 2 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz glaus personal gmbh Vollzeit

    Ort: ZürichUnser Kunde in Zürich ist international tätig und handelt mit Rohstoffen. Wir suchen für ihn eine erfahrene, teamfähige und sprachlich versierte Persönlichkeit als**Office Manager 80-100% (m/w)**Als Office Manager wirst Du Teil eines eingespielten Teams. Das Unternehmen ist stolz darauf, die Kunden mit hochwertigen Produkten und...

  • Office Manager

    Vor 6 Tagen

    Zürich, Zürich, Schweiz Eisai Pharma AG Vollzeit

    Eisai ist ein weltweit führendes, forschungs- und entwicklungsorientiertes Pharmaunternehmen mit Hauptsitz in Japan. Mit mehr als Mitarbeitenden in unserem weltweiten Netzwerk aus Forschung, Produktion und Vertrieb arbeiten wir an der Verwirklichung unserer hhc-Philosophie, indem wir innovative Produkte in verschiedenen therapeutischen Bereichen anbieten,...

  • Office Manager

    vor 2 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz Allfunds Bank S.A., Zurich Branch Vollzeit

    Position: Office Manager at Allfunds in ZurichAllfunds is looking for an enthusiastic Office Manager to join their team. If you thrive in a busy environment and are great at juggling tasks, this might be the perfect role for you.About the Role: Act as the main contact for office administration. Manage reception tasks and handle administrative...

  • Office Manager

    vor 1 Monat

    Zürich, Zürich, Schweiz Hexagon Geosystems Services AG Vollzeit

    Committed and with passion for precision we create digital reality solutions combining sensor, software, and autonomous technologies to empower a sustainable future.As an Office Manager, at "Hexagon" you will be a strong and reliable support to company operations, maintaining procedures and communications. Not only will your effects allow us to achieve...

  • Front Office Agent60-100%

    vor 2 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz Hotel Belvoir Vollzeit

    Empfang / RezeptionReservierungBegeistern Sie unsere Gäste von der Reservation, über Empfang und Aufenthalt bis zur Verabschie-dung. Werden Sie ein Teil unseres Belvoir-Teams und überraschen Sie unsere Gäste jeden Tag neu.Unser Front Office Manager fördert in seinem Team selbständiges Arbeiten, vernetztes und dienstleistungsorientiertes Denken und...

  • Communications- Und Office Manager

    vor 2 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz ESSENCE RELATIONS AG Vollzeit

    **Wir suchen per sofort "Communications- und Office Manager %)"**Als Communications- und Office Manager spielen Sie eine Schlüsselrolle bei der Umsetzung strategischer und kreativer Projekte. Sie entlasten den CEO und das Team von Strategieexperten gezielt. Sie managen die Kommunikation von uns und unseren Kunden und vermitteln dadurch Markenbotschaften...

  • Office & Recruiting Manager/in (60-80%)

    vor 2 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz hpo management consulting ag Vollzeit

    Bist du eine empathische und kommunikative Persönlichkeit, welche gerne mit einem spannenden Team zusammenarbeitet und in einem leistungsorientierten Umfeld gefördert und gefordert werden möchte? Dann haben wir genau die richtige Stelle für dichFür unser Office in Zürich suchen wir nach Vereinbarung** eine/n Office und Recruiting Manager/in.**In dieser...

  • Office Manager/in 80-100%

    vor 2 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz Kantonale Verwaltung Zürich Vollzeit

    Generalsekretariat Office Manager/in 80-100% % Der Volkswirtschaftsdirektion des Kantons Zürich ) unterstehen das Amt für Wirtschaft, das Amt für Arbeit, das Amt für Mobilität sowie administrativ der Zürcher Verkehrsverbund (ZVV). Das Generalsekretariat ist die Stabsstelle der Direktions-vorsteherin und das Dienstleistungszentrum der Direktion.Für...

  • Office Manager, 100%

    vor 2 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz Yakoubi Associates Vollzeit

    Im Auftrag unseres Kunden, einem internationalem Asset Manager mit Büros in Zürich und Malta, suchen wir auf den nächstmöglichen Zeitpunt eine/-n Office Manager.Aufgaben- Sie planen und organisieren internationale Geschäftsreisen und koordinieren Kundentreffen und Teamveranstaltungen- Zudem unterstützen Sie die Geschäftsleitung bei administrativen...

  • Front Office Agent 60-100%

    vor 2 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz Hotel Adler und Restaurant Swiss Chuchi Vollzeit

    Das 3-Sterne-Superior Hotel Adler Zürich liegt inmitten des belebten Niederdorfs. Dieser Teilder Altstadt ist bekannt für seine mittelalterlichen Gassen und Plätze, das romantischeGrossmünster und die Uferpromenade Limmatquai. 52 klimatisierte und individuellausgestattete Hotelzimmer bieten unseren Gästen höchsten Komfort.Das dazugehörige Swiss Chuchi...

  • International Account Manager Healthcare 60-100%

    vor 2 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz Ogilvy Switzerland AG Vollzeit

    **International Account Manager / Projetktleiter**: in HealthCare 60-100% (ALL), Ogilvy Schweiz, ZürichOgilvy AG Schweiz ist die Schweizer Niederlassung von Ogilvy, einer führenden globalen Kommunikationsagentur in den Bereichen Kreativität, Marketing und PR. Zur Verstärkung unseres erfolgreichen und wachsenden internationalen Kundenportfolios suchen wir...

  • Office Manager

    Vor 2 Tagen

    Zürich, Zürich, Schweiz Allfunds Bank S.A., Zurich Branch Vollzeit

    Job in 8001 Zürich:Allfunds is seeking a dedicated and experienced Office Manager to join our team in Zurich. This role requires a highly organized and flexible individual who is both a people person and a multitasker. Please note that this position does not offer the option for home office. We believe in the power of face-to-face collaboration and value...

  • Front Office Manager

    vor 2 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz IBIS Styles & Adagio Zurich City Center Vollzeit

    Empfang / RezeptionFür unsere kürzlich neu eröffnete Hotel Combo ibis Styles & Aparthotel Adagio Zurich City Center, suchen wir ab sofort einen engagierten und innovativen**Front Office Manager (all genders) **mit einem Arbeitspensum von 100 %.Als Front Office Manager an unserer Reception sind Sie Teil eines jungen und dynamischen Teams und arbeiten in...