Conference Services Assistant

vor 4 Wochen

CH Genève Organisation Météorologique Mondiale - OMM Vollzeit
ORGANIZATIONAL UNIT

Conference Services (CNF) Section
Governance Services Department DUTIES AND RESPONSIBILITIES

The Conference Services Assistant is responsible for operating, maintaining, and troubleshooting all conference technology systems at WMO Secretariat, including simultaneous interpretation (SI), audiovisual (AV) equipment, and virtual videoconferencing platforms. The role demands a high level of technical expertise and excellent organizational skills to ensure seamless support for in-person, virtual, and hybrid meetings.

Key Responsibilities:
1. Equipment and Platform Operation:
- Operate, test, and manage all installed and remote SI, AV, and virtual videoconferencing platforms and equipment.
- Train meeting participants and staff on the effective use of these technologies.
- Regularly perform checks, routine maintenance, and troubleshooting of all SI, AV, and videoconferencing equipment.

2. Meeting and Event Preparation:
- Prepare and implement audio and video plans for various meeting formats by collaborating with relevant departments and external partners.
- Ensure the availability and operability of all equipment necessary for the operation of meetings and events.
- Assist in the setup and operation of equipment for presentations, including unscheduled requirements in meeting rooms.
- Digital Integration and Automation: Implement digital tools and automated systems to simplify the setup and management of conferences.
- Remote Collaboration Enhancement: Improve tools and platforms for remote attendees, aiming to enhance their overall experience and ease of access. Establish clear protocols to ensure smooth and equal participation for everyone, no matter where they join from.

3. Documentation and Communication Support:
- Prepare interpreters' booths and assist in the compilation and distribution of materials such as briefs, statements, and presentations to interpreters and delegates.
- Manage the recording of meeting proceedings in audio and video formats as required.

4. Technical Coordination and Development:
- Coordinate with external logistics teams for the repair and maintenance of conference technology systems.
- Recommend modifications, redesigns, and upgrades to existing audio and video equipment, including drafting technical specifications for new equipment.
- Prepare and schedule graphics and messaging for digital signage throughout the Secretariat.

5. Operational and Administrative Support:
- Prepare conference rooms in line with the meeting schedules.
- Update information displayed on digital signage systems.
- Provide input for the preparation of budget estimates and maintain up-to-date inventory records.
- Support in contract registration processes and data entry ensuring accuracy in documentation.

6. General Duties:
- Provide web-streaming and remote conferencing services as per requests.
- Carry out other relevant duties as required, adapting to the changing needs.
QUALIFICATIONS

Education
Completed secondary education or equivalent in commercial, or technical studies, with corresponding diploma. Specialization in Multimedia Electronics is a plus.

Experience
Applicants must have a minimum of five years of general work experience, including at least two years specifically focused on conferencing and meetings in an international environment.

Required experience includes operating SI and AV equipment.

Proficiency in a range of electronic and audiovisual equipment is essential, along with a thorough understanding of virtual meeting platforms.

Other requirements
Punctuality, reliability, initiative, attention to detail, tact, and discretion. Actively research and stay informed about emerging technologies and industry trends in conference technology to enhance the functionality and efficiency of the WMO Secretariat's conference systems.

Skills: Demonstrated ability to work with Microsoft Office 365, Zoom, Proteus, RICAD, C# software, and related software.

Languages
Excellent command of English, and French both oral and written. Knowledge of other official languages of the Organization is an advantage.

(Note: The official languages of the Organization are Arabic, Chinese, English, French, Russian and Spanish.)

  • Conference Services Assistant

    vor 4 Wochen

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    Vor 5 Tagen

    Genève, GE, CH Cartier International AG Vollzeit

    Postuler »Code de référence:  101322 Customer Service Assistant Genève, GE, CHFixed Term       L’histoire de Cartier repose sur l'audace et la passion. Nous avons adopté un esprit pionnier et audacieux qui continue d’inspirer nos équipes, tous métiers confondus, de nos boutiques à nos ateliers et nos sièges sociaux depuis plus de 170 ans....

  • Customer Service Assistant

    Vor 6 Tagen

    Genève, Schweiz Richemont Vollzeit

    CONTEXTE   Au sein du Département Commercial, et de l’équipe Client Expérience and Programming, vous accompagnerez la Client Services & Care Project Manager dans la mise en place et le pilotage des opérations Care Services sur le Marché Suisse.   COMMENT ALLEZ-VOUS FAIRE LA DIFFERENCE ?   En tant que Customer Service Assistant...

  • Assistant-e médical-e/ secrétaire médical-e à 80%

    vor 1 Tag

    Genève, Schweiz SwissMedPro Health Services SA Vollzeit

    Assistant-e médical-e/ secrétaire médical-e à 80% Pour renforcer son équipe, SwissMedPro Health Services SA cherche un-eassistant-e médical-e/ secrétaire médical-e à 80% SwissMedPro Health Services SA est une société reconnue pour son expertise en tant que prestataire de...

  • Assistante médicale

    vor 2 Wochen

    Genève, Schweiz AtlanticSanté Vollzeit

    Assistant(e) médical(e)50%-100%Madame, Monsieur, Nous souhaitons vous présenter une excellente occasion de collaborer avec notre centre médical situé au cœur de Genève. Ce centre, bien plus qu'un lieu de soins, est aussi un centre de formation reconnu dans les domaines de la médecine et de la...

  • Assistante ou Assistante de direction

    vor 2 Wochen

    Genève, Schweiz Hôpitaux Universitaires de Genève Vollzeit

    Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2023 en cliquantici.La Direction médicale et qualité est...

  • Assistante ou Assistante de direction

    vor 2 Wochen

    Genève, Schweiz Hôpitaux Universitaires de Genève Vollzeit

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  • Administrative Assistant

    vor 1 Monat

    Genève, Schweiz Richemont Vollzeit

    Administrative Assistant  – Job description Short term contract M 2024 – 30 August 2024 Percentage: 50% Reports to: Head of Education Location: Geneva   Position summary We are looking for an Administrative Assistant to assist our Education and Institutional Partnership team on administrative, operational and research...

  • Assistant ou Assistante de recherche

    vor 2 Wochen

    Genève, Schweiz Hôpitaux Universitaires de Genève Vollzeit

    Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2023 en cliquantici.Comptant près de 1’100 collaboratrices...

  • Assistant ou Assistante de recherche

    vor 2 Wochen

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  • Assistant Responsable RH,

    Vor 7 Tagen

    Genève, Schweiz Hospice général Vollzeit

    Acteur genevois du mieux-vivre ensemble, l’Hospice général œuvre afin que chacun ait sa place dans la communauté et puisse y apporter sa contribution.Notre mission consiste à favoriser la réinsertion des personnes à l’aide sociale, à intégrer les migrants et à lutter contre l’isolement. Nous accompagnons aujourd’hui plus de 30'000 personnes.Nos...

  • Assistant(e) technique

    vor 2 Wochen

    Genève, Schweiz m3 IMMOBILIER Vollzeit

    Fondé en 1950, m3 IMMOBILIER est un acteur incontournable de l'immobilier à Genève.Notre société propose une gamme complète de services pour les projets résidentiels, commerciaux et industriels, y compris : le développement de projets immobiliers, l’architecture, la rénovation, la vente et...

  • Assistante technique 2 ou Assistant technique 2 MAV-TIC 50%

    Vor 3 Tagen

    CH-1204 Genève Canton de Genève Teilzeit

    Type de publication Offres d'emploi de l'Etat de Genève Date de publication25 avril 2024AuteurDépartement de l'instruction publique, de la formation et de la jeunesse , ECG Ella-MaillartRémunérationclasse 12 Taux d'activité50%Type de contratContrat à durée indéterminéeDélai d'inscription20.05.2024Entrée en fonction01.09.2024 Votre mission L’ECG...

  • Assistant Responsable RH, H/F, 100%, CDD 6 mois

    vor 1 Woche

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  • Assistante ou Assistante de direction

    vor 1 Woche

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  • Assistant RH

    vor 2 Wochen

    Genève, Schweiz Accès Personnel SA Vollzeit

    Assistant RH / Fr/All - H/FMissions :Gérer le cycle de vie des collaborateurs, de l'entrée à la sortie, en veillant à une intégration harmonieuse et à un départ bien orchestré.Assurer un suivi rigoureux des absences, en traitant les déclarations d'accidents, de maladies, et en garantissant la conformité aux politiques internes.Fournir un support...

  • Assistant Administratif Junior FR-ANG

    vor 2 Wochen

    Genève, Schweiz Multi Personnel Vollzeit

    Reconnue et incontournable depuis plus de 40 ans, Multi Personnel est une agence spécialisée dans la mise à disposition de personnel administratif et de cadres, temporaire et fixe, dans de nombreux secteurs économiques, tels que la banque, sociétés financières, multinationales, ONG, PME et institutions locales.Pour notre client, une multinationale de...

  • Assistant Responsable RH, H/F, 100%, CDD 6 mois

    Vor 7 Tagen

    Genève, Schweiz Hospice général Vollzeit

    Au sein d'une équipe composée d'assistantes RH, responsables RH, assistants en recrutement, community manager et chargée d'acquisition des talents, ainsi qu'en coordination avec l'ensemble du département RH, vous contribuez au développement de la gestion des ressources humaines. En fonction du périmètre que vous suivez, vous intervenez sous...

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    Vor 6 Tagen

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  • Assistant Achat

    vor 2 Wochen

    Genève, Schweiz ValJob Vollzeit

    Vous êtes à la recherche d’un nouveau challenge ?ValJob, active depuis 1995 dans le placement et les services en Ressources Humaines, est une société suisse leader, reconnue et appréciée pour la qualité de ses services et la haute performance de ses collaborateurs.Nous recherchons pour l’un de nos clients le profil suivant :Assistant Achat - H/F...