Asistente (a) Administrativo (a)

vor 3 Wochen

Geneva, Schweiz International Labour Organization Vollzeit

Pueden participar:

Los candidatos internos de la OIT, con arreglo a lo dispuesto en los párrafos 31 y 32 del anexo I del Estatuto del Personal. Personal con más de cinco años de servicio continuo serán considerados elegibles; se les anima a postular y se les dará una consideración especial en las etapas de revisión de las candidaturas y de evaluación. Candidatos externos*

Se podría exigir que los candidatos tomen una prueba para evaluar sus conocimientos en Microsoft Word, Excel y/o Power/Point, u otros conocimientos. Además de las entrevistas y exámenes que se puedan exigir a todo candidato, todos los candidatos externos deberán superar el Centro de Evaluación de la OIT.

*Condiciones de empleo para los candidatos externos: Conforme a la práctica vigente en la OIT, el candidato externo será normalmente contratado en el primer escalón de dicho grado. El salario de entrada para este puesto es : 77571 francos suizos por año.

Marco orgánico


El puesto está ubicado en la Unidad de Servicios de Proyectos, Gobernanza, Gestión y Administración (PGMS) dentro del Departamento de Gestión de la Información y la Tecnología (INFOTEC). INFOTEC es responsable de la gestión de la información y la utilización de la tecnología para la OIT. INFOTEC proporciona infraestructuras, servicios y tecnologías de aplicaciones informáticas modernas, seguras y fiables para que la OIT pueda gestionar eficazmente la información y utilizar la tecnología para llevar a cabo su misión. La Unidad PGMS proporciona una amplia gama de apoyo, como una función centralizada de coordinación de proyectos, una oficina de gestión de proyectos para evaluar sistemáticamente los argumentos comerciales que subyacen a las iniciativas de proyectos, examinando los puntos fuertes, los riesgos, los costes, los beneficios y el coste total de propiedad; la provisión de capacidad de gestión para diversos proyectos de TI con impacto departamental y/o global. También desempeña funciones de unidad de apoyo a la gestión, como la planificación y presupuestación de los recursos departamentales, la ejecución de todos los eventos empresariales que tienen impacto financiero y programático, su seguimiento e informe, la compra centralizada, la facturación y la conciliación de los contratos de hardware, software y mantenimiento de TI en toda la Oficina, y la gestión de las previsiones y el gasto de los costes fijos recurrentes. La Unidad también dirige complejos proyectos informáticos interfuncionales para la Oficina.

Objetivo principal

El/la titular del puesto proporcionará diversos servicios de apoyo administrativo y de oficina que contribuyen al funcionamiento eficiente del servicio/departamento. Las tareas asistenciales se distribuirán en áreas de trabajo de oficina y de administración general, así como de recursos humanos, finanzas y adquisiciones, las cuales requieren el uso y la aplicación de las reglas, reglamentos, políticas, procedimientos y procesos administrativos y financieros de la OIT (normas aplicables).

Supervisión recibida/ejercida

El/la titular trabaja bajo la supervisión directa del Jefe de la Unidad (PGMS) El/la titular del puesto trabajará con autonomía en la prestación de servicios de apoyo especializado. El trabajo será examinado para comprobar la obtención de los resultados en los plazos establecidos. La supervisión recibida se centrará en la calidad de la ejecución de los procesos y en proporcionar asistencia técnica y en desarrollo. El/la titular del puesto dará orientaciones y podrá asignar tareas a miembros del personal de apoyo administrativo y de oficina.

Relaciones de trabajo

A nivel interno, el/la titular del puesto estará en contacto con diversas unidades institucionales de toda la Organización a fin de coordinar reuniones, captar apoyo, aclarar e intercambiar información, y realizar el seguimiento de acciones administrativas y plazos. A nivel externo, estará en contacto con visitantes y participantes en reuniones, así como con proveedores de servicios, con quienes intercambiará la información necesaria para ultimar cuestiones pendientes. 

Funciones y responsabilidades fundamentales

Ejecutar y coordinar una amplia gama de tareas de apoyo administrativo y de oficina, asegurándose del cumplimiento de las normas aplicables. Supervisar y orientar la labor del personal de apoyo administrativo y de oficina, establecer las prioridades de trabajo, asignar tareas e impartir formación en el trabajo, según proceda. Mantenerse al día sobre la evolución de las reglas, reglamentos, políticas, procedimientos y procesos administrativos y financieros y proporcionar orientaciones y asistencia sobre ellos cuando proceda. Mantenerse al día sobre las actividades y las prioridades de trabajo de la unidad orgánica.  Examinar, procesar y realizar un seguimiento de las comunicaciones entrantes, en particular las relativas a asuntos delicados y confidenciales. Gestionar las solicitudes de información administrativa y general. Preparar, redactar, realizar controles de calidad, finalizar y/o cargar contenidos en páginas web/difundir correspondencia general y administrativa saliente, informes, publicaciones y demás documentación. Realizar traducciones oficiosas. Llevar la agenda del supervisor(a). Atendiendo al orden de prioridad, concertar citas y reuniones en favor, entre otros, de delegados y otros/as altos/as funcionarios/as. Recibir y guiar a los/las visitantes hasta las salas de reunión. Preparar archivos de las misiones. Colaborar con los trámites relativos a los viajes oficiales. Elaborar estimaciones de costos. Velar por el mantenimiento de los sistemas de gestión de la información y de registro, así como por el mantenimiento, la actualización, la disponibilidad y la estructuración correcta de los espacios de trabajo electrónicos. Tramitar una amplia gama de transacciones y realizar su seguimiento, utilizando el sistema de planificación de los recursos institucionales (ERP), y verificar que la información esté completa y cumpla las normas aplicables.  Proporcionar, organizar y coordinar una gama de servicios de apoyo administrativo y logístico para reuniones y otros eventos. Velar por la puntual elaboración, traducción, publicación y difusión de documentos, presentaciones, archivos informativos y materiales conexos. Redactar actas de las reuniones si se le solicita. Encargarse de tareas de administración de licencias. Suministrar al supervisor(a) información sobre viajes oficiales, licencias y horarios de teletrabajo cuando se le solicite. Ejercer de punto focal para los asuntos administrativos relativos a la gestión del desempeño, pasantes y otros asuntos relativos a los recursos humanos.  Gestionar los suministros, el mobiliario y los equipos de oficina. Organizar traslados de oficina en las fechas convenidas y colaborar en la ejecución de los mismos. Gestionar la logística de los desplazamientos de personal.  Desempeñar otras tareas afines que se le asignen.

sección opcional (solo si necesario)

-

Requisitos mínimos

Formación

Estudios secundarios completos.

Experiencia

Un mínimo de cinco años de experiencia pertinente.

Idiomas

Excelente dominio de un idioma de trabajo de la Organización (español, francés o inglés) y conocimiento práctico de un segundo idioma de trabajo.

Conocimientos y competencias (técnicas/personales)

Además de las competencias fundamentales requeridas por la OIT integridad y transparencia, sensibilidad a la diversidad, orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, orientación al cliente, comunicación, orientación al cambio, responsabilidad por el propio desempeño, orientación a la calidad, colaboración, para este puesto se exigen las competencias siguientes:


Buen conocimiento de las normas establecidas por las que se rigen las áreas de actividad correspondientes. Capacidad para interpretar y trabajar en el marco de las reglas, los reglamentos, las políticas y los procedimientos aplicables.


Conocimiento de los programas y las actividades de la OIT.


Uso competente de paquetes de programas informáticos como Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Teams).


Buen conocimiento de SharePoint o de otro sistema de gestión de documentos.


Capacidad suficiente para trabajar con un sistema de planificación de los recursos institucionales (ERP).


Capacidad para comprender con rapidez y para trabajar correctamente y con un mínimo de instrucción con las herramientas de trabajo, los programas informáticos, los sistemas, las aplicaciones y las plataformas web.


Capacidad para manejar un sistema de gestión de contenidos para copiar, pegar y dar formato a contenidos en páginas de sitios web públicos. 


Muy buena redacción. 


Aptitudes analíticas y meticulosidad en el trabajo. 


Dotes para la comunicación y las relaciones interpersonales. Tacto y diplomacia. Discreción en el tratamiento de asuntos confidenciales.


Capacidad para trabajar eficazmente en un entorno multicultural, con una actitud y un comportamiento modélicos, sensibles a las cuestiones de género, inclusivos y no discriminatorios.

Proceso de reclutamiento

Sírvase tomar nota de que los candidatos deben rellenar un formulario en línea. Para presentar su candidatura, visite ILO People. El sistema le indicará los pasos que deberá seguir para presentar su candidatura en línea.

Evaluaciones (las cuales pueden incluir una o varias pruebas escritas y una pre-entrevista basada en las competencias) y las entrevistas se llevarán a cabo, en principio, entre 1 a 3 meses posteriores a la fecha de cierre. Los candidatos deberán garantizar su disponibilidad en caso de pré-selección.

Peligro fraude

  • Asistente (a) Administrativo(a)

    vor 1 Woche

    Geneva, Schweiz International Labour Organization Vollzeit

    Pueden participar: Los candidatos internos de la OIT, con arreglo a lo dispuesto en los párrafos 31 y 32 del anexo I del Estatuto del Personal. Personal con más de cinco años de servicio continuo serán considerados elegibles; se les anima a postular y se les dará una consideración especial en las etapas de revisión de las candidaturas y de...

  • Asistente Administrativo Principal

    vor 1 Woche

    Geneva, Schweiz International Labour Organization Vollzeit

    Pueden participar: Los candidatos internos de la OIT, con arreglo a lo dispuesto en los párrafos 31 y 32 del anexo I del Estatuto del Personal. Personal con más de cinco años de servicio continuo serán considerados elegibles; se les anima a postular y se les dará una consideración especial en las etapas de revisión de las candidaturas y de...

  • Asistente (a) administrativa (o)

    vor 1 Woche

    Geneva, Schweiz International Labour Organization Vollzeit

    Pueden participar: Los candidatos internos de la OIT, con arreglo a lo dispuesto en los párrafos 31 y 32 del anexo I del Estatuto del Personal. Personal con más de cinco años de servicio continuo serán considerados elegibles; se les anima a postular y se les dará una consideración especial en las etapas de revisión de las candidaturas y de...

  • Asistente (a) Administrativa (o)

    vor 1 Woche

    Geneva, Schweiz International Labour Organization Vollzeit

    Pueden participar: Los candidatos internos de la OIT, con arreglo a lo dispuesto en los párrafos 31 y 32 del anexo I del Estatuto del Personal. Personal con más de cinco años de servicio continuo serán considerados elegibles; se les anima a postular y se les dará una consideración especial en las etapas de revisión de las candidaturas y de...

  • Administrador/a

    vor 1 Woche

    Geneva, Schweiz International Labour Organization Vollzeit

    Pueden participar: Los candidatos/as internos/as de la OIT, con arreglo a lo dispuesto en los párrafos 31 y 32 del anexo I del Estatuto del Personal de la OIT. Los candidatos/as externos/as. Sin perjuicio de las consideraciones generales establecidas en el Estatuto del Personal de la OIT, este anuncio de vacante es el único documento autorizado...

  • Funcionario/a de comunicación interna

    vor 1 Woche

    Geneva, Schweiz International Labour Organization Vollzeit

    Pueden participar: Los candidatos/as internos/as de la OIT, con arreglo a lo dispuesto en los párrafos 31 y 32 del anexo I del Estatuto del Personal de la OIT. Los candidatos/as externos/as. Sin perjuicio de las consideraciones generales establecidas en el Estatuto del Personal de la OIT, este anuncio de vacante es el único documento autorizado...

  • Bijoutiers à 100%

    vor 2 Wochen

    Geneva, Schweiz OK Job SA Vollzeit

    Pour le compte de notre client, nous recherchons plusieurs Bijoutiers/ières H/F à 100%Bijoutiers(ières) H/F à 100%CFC bijoutier ou équivalent2 à 3 années d'expérience professionnelle en atelier de productionSensibilité esthétiqueMaitrise du soudage chalumeau et laserCapacité à s'inscrire sur du long termePostes à but fixe. Dans le cadre de vos...

  • Agent du Terminal

    vor 1 Woche

    Geneva, Schweiz ISS Schweiz Vollzeit

    Agent du Terminal (a) Lieu de travail Genève Taux d’activité Entre 35 et 100 % Date de début Début courant du mois de juin, jusqu'à fin septembre 2024 Nous sommes représentés dans une cinquantaine de pays et nos quelque 370'000+ employés donnent à ISS un visage multiculturel. A ISS Suisse, plus de 12 000 collègues de 100 pays...

  • Polisseur à 100%

    vor 2 Wochen

    Geneva, Schweiz OK Job SA Vollzeit

    Pour le compte de notre client, nous recherchons un(e)Polisseur H/F à 100%CFC Polisseur ou équivalentVous disposez d'une expérience confirmée et concluante à ce poste en horlogerie de 3 années minimum.Vous êtes rigoureux/se et soigneux/euse, rapide et précis/e avec un bon état d'esprit pour travailler en équipePassionné(e) par votre métier, vous...

  • Facturiste à 100%

    Vor 5 Tagen

    Geneva, Schweiz Mediclinic Vollzeit

    TÂCHES PRINCIPALES Facturation des séjours stationnaires Traitement de la correspondance des assureurs, des patients et des médecins Suivi des débiteurs (réponses aux assurances et rappels aux débiteurs) Gestion des réclamations liées à la facturation Maintien de la qualité des données patients et séjour FORMATION REQUISE ...

  • BIBLIOTHÉCAIRE à 80%

    vor 1 Woche

    Geneva, Schweiz Ville de Genève Vollzeit

    Le SERVICE DES BIBLIOTHÈQUES MUNICIPALES (BMU) est rattaché au Département de la culture et de la transition numérique (DCTN). Avec son réseau de bibliothèques dans les quartiers et son offre hors murs, le service des BMU est un soutien incontournable à la politique de proximité menée par la Ville de Genève.Afin de compléter son équipe, le...

  • Webmaster à 100%

    vor 1 Woche

    Geneva, Schweiz Republique et Canton de Geneve Vollzeit

    Votre mission La Direction de la communication recherche une ou un webmaster pour une mission d'une année, en vue d'appuyer la webmaster en fonction qui devra se consacrer à un projet spécifique. Le ou la titulaire assumera les responsabilités suivantes : Gestion du contenu des sites Internet et Intranet Participer à la mise à jour des...

  • Facturiste à 100%

    Vor 3 Tagen

    Geneva, Schweiz Hirslanden Clinique La Colline Vollzeit

    Lieu du travail: Hirslanden Clinique La Colline | Genève Date d'engagement: Selon accord Type d'emploi: À durée indéterminée Numéro de référence: 50564 En tant que plus grand réseau médical de Suisse, nous fixons des normes avec nos cliniques, nos centres de chirurgie ambulatoire et nos services d'urgence. La qualité médicale de premier ordre...

  • FP&A Manager

    vor 2 Wochen

    Geneva, Schweiz MSC CRUISES Vollzeit

    JOB PURPOSE We are looking for an experienced FP&A Manager to join the Group Financial Planning and Controlling (FPC) Team. This is a multi-faceted role with a broad remit, encompassing the successful delivery of budgeting and forecasting activities, communication of corporate level policies and guidance, coordination of planning, and business...

  • Jardinier à temps plein

    vor 2 Wochen

    Geneva, Schweiz jobup Vollzeit

    Pour une propriété privéesise dans le canton de Genève/Rive Droitenous sommes actuellement à la recherche d'un :Jardinier à temps pleinProfil : Expérience professionnelle de minimum 5 ansPassionné et motivé par l'entretien de jardinsTitulaire d'un CFC ou titre jugé équivalentPermis de conduireParlant couramment le français Contrat de durée...

  • un secrétaire à 50%

    Vor 7 Tagen

    Geneva, Schweiz jobup Vollzeit

    Pour le compte d'un de nos clients notaire à Genève, nous cherchons    un(e) secrétaire à 50% (8h30 à 12h30)   Vos talents et qualités :Expérience du secrétariat dans une étude de notaire (légalisations, procurations brevet)Excellente orthographe en français et bonnes connaissances de l'anglais (niveau B2)Maitrise des outils informatiques...

  • Secrétaire Comptable à 50%

    vor 2 Wochen

    Geneva, Schweiz Centre Universitaire Protestant 2 Vollzeit

    La FONDATION DU CENTRE UNIVERSITAIRE PROTESTANT II est une fondation à but non lucratif qui a pour but de contribuer à résoudre partiellement le problème du logement des étudiants.Le CENTRE UNIVERSITAIRE PROTESTANT 2 est une résidence, réservée aux étudiants inscrits à l’Université de Genève ou aux Écoles et Instituts s’y rattachant, sans...

  • Ergothérapeute en soins à domicile-EMS Poste Fixe à 80% Prise de poste à convenir

    vor 2 Wochen

    Geneva, Schweiz Medicalis Vollzeit

    INTRODUCTION: Vous êtes ergothérapeute à la recherche d'une opportunité sur le canton de Genève ?Une structure en pleine expansion proposant des soins à domicile à ses patients et intervention en EMS est à la recherche d' :Ergothérapeute H/F Poste en CDI entre 80-100% ...

  • Head of Group FP&A

    vor 3 Wochen

    Geneva, Schweiz Eleven Recruitment Vollzeit

    Great opportunity for a Head of Group FP&A to join a highly respected and successful growing business based in Geneva.Due to the continued success of the business a Head of Financial Planning & Analysis will lead the group FP&A function.Key Responsibilities:Preparation of group budget.Reforecasting of group budget during each financial year.Liaising with...

  • Huissier de sécurité

    vor 1 Woche

    Geneva, Schweiz sir-service-d-intervention-rapide-s-a Vollzeit

    Vos missions principales : Assurer une présence physique permanente de sécurité sur divers sites. Travail selon horaire d’ouvertures du site. Réceptionner et gérer les alarmes transmises à la loge. Intervenir en cas d’alarme sur tout le site. Assurer un contrôle d’accès. Ouvrir et fermer les sites protégés. Réceptionner les...