Asistente (a) Administrativo (a)

Gefunden in: Talent CH C2 - vor 1 Woche

Geneva, Schweiz International Labour Organization Vollzeit

Pueden participar:

Los candidatos internos de la OIT, con arreglo a lo dispuesto en los párrafos 31 y 32 del anexo I del Estatuto del Personal. Personal con más de cinco años de servicio continuo serán considerados elegibles; se les anima a postular y se les dará una consideración especial en las etapas de revisión de las candidaturas y de evaluación. Candidatos externos*

Se podría exigir que los candidatos tomen una prueba para evaluar sus conocimientos en Microsoft Word, Excel y/o Power/Point, u otros conocimientos. Además de las entrevistas y exámenes que se puedan exigir a todo candidato, todos los candidatos externos deberán superar el Centro de Evaluación de la OIT.

*Condiciones de empleo para los candidatos externos: Conforme a la práctica vigente en la OIT, el candidato externo será normalmente contratado en el primer escalón de dicho grado. El salario de entrada para este puesto es : 77571 francos suizos por año.

Marco orgánico

El puesto está ubicado en la Sub-División de Empleo e Inversión (EMPINVEST) dentro del Departamento de Política de Empleo, Creación de Empleo y Medios de Subsistencia (EMPLOYMENT). EMPLOYMENT es responsable de promover el empleo pleno y productivo mediante el desarrollo de políticas integradas de empleo, desarrollo y competencias que maximicen el impacto en el empleo del crecimiento económico, las inversiones y el desarrollo que sean inclusivos, sensibles a las cuestiones de género, productivos y sostenibles.

Objetivo principal

El/la titular del puesto proporcionará diversos servicios de apoyo administrativo y de oficina que contribuyen al funcionamiento eficiente del servicio/departamento. Las tareas asistenciales se distribuirán en áreas de trabajo de oficina y de administración general, así como de recursos humanos, finanzas y adquisiciones, las cuales requieren el uso y la aplicación de las reglas, reglamentos, políticas, procedimientos y procesos administrativos y financieros de la OIT (normas aplicables).

Supervisión recibida/ejercida

El/la titular trabaja bajo la supervisión directa del Jefe de la Sub-División. El/la titular del puesto trabajará con autonomía en la prestación de servicios de apoyo especializado. El trabajo será examinado para comprobar la obtención de los resultados en los plazos establecidos. La supervisión recibida se centrará en la calidad de la ejecución de los procesos y en proporcionar asistencia técnica y en desarrollo. El/la titular del puesto dará orientaciones y podrá asignar tareas a miembros del personal de apoyo administrativo y de oficina.

Relaciones de trabajo

A nivel interno, el/la titular del puesto estará en contacto con diversas unidades institucionales de toda la Organización a fin de coordinar reuniones, captar apoyo, aclarar e intercambiar información, y realizar el seguimiento de acciones administrativas y plazos. A nivel externo, estará en contacto con visitantes y participantes en reuniones, así como con proveedores de servicios, con quienes intercambiará la información necesaria para ultimar cuestiones pendientes. 

Funciones y responsabilidades fundamentales

Ejecutar y coordinar una amplia gama de tareas de apoyo administrativo y de oficina, asegurándose del cumplimiento de las normas aplicables. Supervisar y orientar la labor del personal de apoyo administrativo y de oficina, establecer las prioridades de trabajo, asignar tareas e impartir formación en el trabajo, según proceda. Mantenerse al día sobre la evolución de las reglas, reglamentos, políticas, procedimientos y procesos administrativos y financieros y proporcionar orientaciones y asistencia sobre ellos cuando proceda. Mantenerse al día sobre las actividades y las prioridades de trabajo de la unidad orgánica.  Examinar, procesar y realizar un seguimiento de las comunicaciones entrantes, en particular las relativas a asuntos delicados y confidenciales. Gestionar las solicitudes de información administrativa y general. Preparar, redactar, realizar controles de calidad, finalizar y/o cargar contenidos en páginas web/difundir correspondencia general y administrativa saliente, informes, publicaciones y demás documentación. Realizar traducciones oficiosas. Llevar la agenda del supervisor(a). Atendiendo al orden de prioridad, concertar citas y reuniones en favor, entre otros, de delegados y otros/as altos/as funcionarios/as. Recibir y guiar a los/las visitantes hasta las salas de reunión. Preparar archivos de las misiones. Colaborar con los trámites relativos a los viajes oficiales. Elaborar estimaciones de costos. Velar por el mantenimiento de los sistemas de gestión de la información y de registro, así como por el mantenimiento, la actualización, la disponibilidad y la estructuración correcta de los espacios de trabajo electrónicos. Tramitar una amplia gama de transacciones y realizar su seguimiento, utilizando el sistema de planificación de los recursos institucionales (ERP), y verificar que la información esté completa y cumpla las normas aplicables.  Proporcionar, organizar y coordinar una gama de servicios de apoyo administrativo y logístico para reuniones y otros eventos. Velar por la puntual elaboración, traducción, publicación y difusión de documentos, presentaciones, archivos informativos y materiales conexos. Redactar actas de las reuniones si se le solicita. Encargarse de tareas de administración de licencias. Suministrar al supervisor(a) información sobre viajes oficiales, licencias y horarios de teletrabajo cuando se le solicite. Ejercer de punto focal para los asuntos administrativos relativos a la gestión del desempeño, pasantes y otros asuntos relativos a los recursos humanos.  Gestionar los suministros, el mobiliario y los equipos de oficina. Organizar traslados de oficina en las fechas convenidas y colaborar en la ejecución de los mismos. Gestionar la logística de los desplazamientos de personal.  Desempeñar otras tareas afines que se le asignen.

sección opcional (solo si necesario)

-

Requisitos mínimos

Formación

Estudios secundarios completos.

Experiencia

Un mínimo de cinco años de experiencia pertinente.

Idiomas

Excelente dominio de un idioma de trabajo de la Organización (español, francés o inglés) y conocimiento práctico de un segundo idioma de trabajo.

Conocimientos y competencias (técnicas/personales)

Además de las competencias fundamentales requeridas por la OIT integridad y transparencia, sensibilidad a la diversidad, orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, orientación al cliente, comunicación, orientación al cambio, responsabilidad por el propio desempeño, orientación a la calidad, colaboración, para este puesto se exigen las competencias siguientes:


Buen conocimiento de las normas establecidas por las que se rigen las áreas de actividad correspondientes. Capacidad para interpretar y trabajar en el marco de las reglas, los reglamentos, las políticas y los procedimientos aplicables.


Conocimiento de los programas y las actividades de la OIT.


Uso competente de paquetes de programas informáticos como Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Teams).


Buen conocimiento de SharePoint o de otro sistema de gestión de documentos.


Capacidad suficiente para trabajar con un sistema de planificación de los recursos institucionales (ERP).


Capacidad para comprender con rapidez y para trabajar correctamente y con un mínimo de instrucción con las herramientas de trabajo, los programas informáticos, los sistemas, las aplicaciones y las plataformas web.


Capacidad para manejar un sistema de gestión de contenidos para copiar, pegar y dar formato a contenidos en páginas de sitios web públicos. 


Muy buena redacción. 


Aptitudes analíticas y meticulosidad en el trabajo. 


Dotes para la comunicación y las relaciones interpersonales. Tacto y diplomacia. Discreción en el tratamiento de asuntos confidenciales.


Capacidad para trabajar eficazmente en un entorno multicultural, con una actitud y un comportamiento modélicos, sensibles a las cuestiones de género, inclusivos y no discriminatorios.

Proceso de reclutamiento

Sírvase tomar nota de que los candidatos deben rellenar un formulario en línea. Para presentar su candidatura, visite ILO People. El sistema le indicará los pasos que deberá seguir para presentar su candidatura en línea.

Evaluaciones (las cuales pueden incluir una o varias pruebas escritas y una pre-entrevista basada en las competencias) y las entrevistas se llevarán a cabo, en principio, entre 1 a 3 meses posteriores a la fecha de cierre. Los candidatos deberán garantizar su disponibilidad en caso de pré-selección.

Peligro fraude

  • Asistente (a) Administrativa 50%

    Gefunden in: Talent CH C2 - vor 1 Woche

    Geneva, Schweiz International Labour Organization Vollzeit

    Pueden participar: Los candidatos internos de la OIT, con arreglo a lo dispuesto en los párrafos 31 y 32 del anexo I del Estatuto del Personal. Personal con más de cinco años de servicio continuo serán considerados elegibles; se les anima a postular y se les dará una consideración especial en las etapas de revisión de las candidaturas y de...

  • Asistente administrativo y financiero superior

    Gefunden in: Talent CH C2 - vor 1 Woche

    Geneva, Schweiz International Labour Organization Vollzeit

    Pueden participar: Los candidatos internos de la OIT, con arreglo a lo dispuesto en los párrafos 31 y 32 del anexo I del Estatuto del Personal. Personal con más de cinco años de servicio continuo serán considerados elegibles; se les anima a postular y se les dará una consideración especial en las etapas de revisión de las candidaturas y de...

  • Serveur en restauration

    Gefunden in: beBee S CH - vor 4 Wochen

    Geneva, Schweiz A table & co sa Teilzeit

    #slim #content {border: none;margin: 0;padding: 0;} #slim .slim_picture {text-align: left;margin: 0 10px 20px 0;} #slim .slim_picture img {max-height: 126px;} #slim .slim_content {border: none;} #slim .slim_title {font-size: 24px;font-weight: bold;margin: 0 0 10px 0;text-align: left;line-height: 32px;word-wrap: break-word;} #slim .slim_text {padding: 0...

  • Un infirmier préleveur à domicile à 50%

    Gefunden in: Talent CH A C2 - Vor 3 Tagen

    Geneva, Schweiz Laboratoire MGD SA Vollzeit

    Le Laboratoire MGD SA est un laboratoire d’analyses médicales basé à Genève, depuis 50 ans. Nous détenons plusieurs centres de prélèvements à travers la Suisse.Nous proposons un grand choix d’analyses, pertinentes et innovantes, en mettant la qualité de la relation humaine au cœur de notre activité.Afin de compléter notre équipe...

  • Bijoutiers à 100%

    Gefunden in: Talent CH A C2 - Vor 2 Tagen

    Geneva, Schweiz OK Job SA Vollzeit

    Pour le compte de notre client, nous recherchons plusieurs Bijoutiers/ières H/F à 100%Bijoutiers(ières) H/F à 100%CFC bijoutier ou équivalent2 à 3 années d'expérience professionnelle en atelier de productionSensibilité esthétiqueMaitrise du soudage chalumeau et laserCapacité à s'inscrire sur du long termePostes à but fixe. Dans le cadre de vos...

  • Physiothérapeute en soins à domicile à 60- 80%

    Gefunden in: Talent CH C2 - Vor 7 Tagen

    Geneva, Schweiz MEDICALIS Vollzeit

    INTRODUCTION: Vous êtes physiothérapeute à la recherche d'un poste en CDI sur le Canton de Genève ?Notre client, une structure bien établie proposant des soins à domicile.recherche un profil de:PHYSIOTHERAPEUTE H/F à 60-80%Possibilité de faire évoluer le taux à 100% Prise de poste début MaiDESCRIPTION DE LA MISSION: Votre missionVous intervenez...

  • Polisseur à 100%

    Gefunden in: Talent CH A C2 - Vor 3 Tagen

    Geneva, Schweiz OK Job SA Vollzeit

    Pour le compte de notre client, nous recherchons un(e)Polisseur H/F à 100%CFC Polisseur ou équivalentVous disposez d'une expérience confirmée et concluante à ce poste en horlogerie de 3 années minimum.Vous êtes rigoureux/se et soigneux/euse, rapide et précis/e avec un bon état d'esprit pour travailler en équipePassionné(e) par votre métier, vous...

  • FP&A Manager

    Gefunden in: Talent CH C2 - Vor 3 Tagen

    Geneva, Schweiz MSC CRUISES Vollzeit

    JOB PURPOSE We are looking for an experienced FP&A Manager to join the Group Financial Planning and Controlling (FPC) Team. This is a multi-faceted role with a broad remit, encompassing the successful delivery of budgeting and forecasting activities, communication of corporate level policies and guidance, coordination of planning, and business...

  • Jardinier à temps plein

    Gefunden in: Talent CH A C2 - Vor 3 Tagen

    Geneva, Schweiz jobup Vollzeit

    Pour une propriété privéesise dans le canton de Genève/Rive Droitenous sommes actuellement à la recherche d'un :Jardinier à temps pleinProfil : Expérience professionnelle de minimum 5 ansPassionné et motivé par l'entretien de jardinsTitulaire d'un CFC ou titre jugé équivalentPermis de conduireParlant couramment le français Contrat de durée...

  • Machiniste M1 à M7

    Gefunden in: Talent CH A C2 - Vor 2 Tagen

    Geneva, Schweiz CréaJob Services SA Vollzeit

    CréaJob Services SA est une société indépendante et locale à votre service depuis plus de 10 ans dans le recrutement et le placement de personnel fixe et temporaire.Actuellement, pour l’un de nos clients nous sommes à la recherche d’un(e) : Machiniste M1 à M7Machiniste de M1 à M7Vos missions :Conduite d'engins a pneu et chenilleTout...

  • Chauffeur Navette

    Gefunden in: beBee S CH - vor 4 Wochen

    Geneva, Schweiz ISS Facility Services AG Vollzeit

    #slim #content {border: none;margin: 0;padding: 0;} #slim .slim_picture {text-align: left;margin: 0 10px 20px 0;} #slim .slim_picture img {max-height: 126px;} #slim .slim_content {border: none;} #slim .slim_title {font-size: 24px;font-weight: bold;margin: 0 0 10px 0;text-align: left;line-height: 32px;word-wrap: break-word;} #slim .slim_text {padding: 0...

  • Secrétaire Comptable à 50%

    Gefunden in: Talent CH A C2 - Vor 3 Tagen

    Geneva, Schweiz Centre Universitaire Protestant 2 Vollzeit

    La FONDATION DU CENTRE UNIVERSITAIRE PROTESTANT II est une fondation à but non lucratif qui a pour but de contribuer à résoudre partiellement le problème du logement des étudiants.Le CENTRE UNIVERSITAIRE PROTESTANT 2 est une résidence, réservée aux étudiants inscrits à l’Université de Genève ou aux Écoles et Instituts s’y rattachant, sans...

  • Ergothérapeute en soins à domicile-EMS Poste Fixe à 80% Prise de poste à convenir

    Gefunden in: Talent CH C2 - Vor 3 Tagen

    Geneva, Schweiz Medicalis Vollzeit

    INTRODUCTION: Vous êtes ergothérapeute à la recherche d'une opportunité sur le canton de Genève ?Une structure en pleine expansion proposant des soins à domicile à ses patients et intervention en EMS est à la recherche d' :Ergothérapeute H/F Poste en CDI entre 80-100% ...

  • Comptable Immobilier À 100%

    Gefunden in: Talent CH C2 - vor 2 Wochen

    Geneva, Schweiz Moser Vernet & Cie Vollzeit

    Vous aimez être au contact direct avec la direction de l’entreprise et de ses clients en coordonnant toutes les activités permettant de garantir la fiabilité de vos prestations ? Alors rejoignez notre équipe. Description du poste :Gestion comptable d’un portefeuille d’immeubles locatifs et commerciaux, établissement des décomptes de gestion...

  • Comptable immobilier à 100%

    Gefunden in: Talent CH A C2 - Vor 3 Tagen

    Geneva, Schweiz Moser Vernet & Cie Vollzeit

    Depuis plus de 130 ans d’existence, nous mettons la satisfaction de nos clients et l’amour du travail bien fait au cœur de nos préoccupations.Pour compléter notre équipe de Comptabilité, nous recherchons, un(e) Comptable immobilier à 100%Vous aimez être au contact direct avec la direction de l’entreprise et de ses clients en coordonnant toutes...

  • Secrétaire 2 à 60 %

    Gefunden in: Talent CH 2 C2 - vor 2 Wochen

    Geneva, Schweiz Republique et Canton de Geneve Vollzeit

    Votre mission Le département de la cohésion sociale (DCS) rassemble des politiques publiques fondamentales pour préserver et développer l'harmonie et les équilibres au sein de notre société. Par son action déterminée dans les domaines de la culture, du sport, de l'insertion, de l'intégration et des seniors ou de la proche aidance, ainsi que par...

  • Head of Group FP&A

    Gefunden in: Talent CH C2 - vor 1 Woche

    Geneva, Schweiz Eleven Recruitment Vollzeit

    Great opportunity for a Head of Group FP&A to join a highly respected and successful growing business based in Geneva.Due to the continued success of the business a Head of Financial Planning & Analysis will lead the group FP&A function.Key Responsibilities:Preparation of group budget.Reforecasting of group budget during each financial year.Liaising with...

  • Dessinateur (h/f/a)

    Gefunden in: Talent CH C2 - vor 1 Woche

    Geneva, Schweiz Burckhardt+Partner Vollzeit

    Burckhardt, Genève Dessinateur (h/f/a) Ce que vous trouverez chez nous: Des projets architecturaux passionnants et ambitieux de taille et de complexité variables.  Des projets dans tous les domaines d’activités : habitat, administratif, éducation, culture, hôtellerie, santé, recherche et industrie.  Un cadre de travail ouvert et dynamique qui...

  • Analyste d'exploitation à 80%

    Gefunden in: Talent CH 2 C2 - vor 1 Woche

    Geneva, Schweiz Republique et Canton de Geneve Vollzeit

    Votre mission L'office cantonal des systèmes d'information et du numérique (OCSIN) élabore et concrétise la de l'administration cantonale ainsi que la politique de sécurité de l'information. L'OCSIN esquisse les contours de la du Conseil d’Etat, visant à faire du canton un acteur important de la transformation de notre société, induite par...

  • Stagiaire (h/f/a)

    Gefunden in: Talent CH C2 - vor 1 Woche

    Geneva, Schweiz Burckhardt+Partner Vollzeit

    Burckhardt, Genève Stagiaire (h/f/a) Ce que vous trouverez chez nous: Des projets passionnants de différentes tailles et complexités  La découverte de toutes les facettes du métier d'architecte  L’acquisition de compétences directement utiles  Une préparation concrète à la vie professionnelle Des projets dans tous les domaines d'activité...