Asistente (a) Administrativa 50%

vor 3 Wochen

Geneva, Schweiz International Labour Organization Vollzeit

Pueden participar:

Los candidatos internos de la OIT, con arreglo a lo dispuesto en los párrafos 31 y 32 del anexo I del Estatuto del Personal. Personal con más de cinco años de servicio continuo serán considerados elegibles; se les anima a postular y se les dará una consideración especial en las etapas de revisión de las candidaturas y de evaluación. Candidatos externos*

Se podría exigir que los candidatos tomen una prueba para evaluar sus conocimientos en Microsoft Word, Excel y/o Power/Point, u otros conocimientos. Además de las entrevistas y exámenes que se puedan exigir a todo candidato, todos los candidatos externos deberán superar el Centro de Evaluación de la OIT.

*Condiciones de empleo para los candidatos externos: Conforme a la práctica vigente en la OIT, el candidato externo será normalmente contratado en el primer escalón de dicho grado. El salario de entrada para este puesto es : 38785.5 francos suizos por año.

Marco orgánico

El puesto está ubicado en la Unidad de Gestión y Coordinación de Departamentos (DMCU) del Departamento de Política de Empleo, Creación de Empleo y Medios de Subsistencia. El Departamento es responsable de promover el empleo pleno y productivo mediante el desarrollo de políticas integradas de empleo, desarrollo y competencias que sean inclusivas, sensibles a las cuestiones de género y sostenibles. El trabajo del Departamento se guía por los Convenios y Recomendaciones pertinentes de la OIT, así como por análisis y pruebas sólidas. A nivel mundial, el Departamento promueve marcos políticos y asociaciones que tienen como objetivo generar más oportunidades de empleo de calidad y contribuye y aboga por el conocimiento y la creación de capacidad en cuestiones relacionadas con el empleo. A escala nacional, apoya a los mandantes de la OIT en el desarrollo, la aplicación y el seguimiento de políticas y programas coordinados y adaptados a cada contexto para crear más y mejores empleos, con especial atención a los grupos vulnerables.

Objetivo principal

El/la titular del puesto proporcionará diversos servicios de apoyo administrativo y de oficina que contribuyen al funcionamiento eficiente del servicio/departamento. Las tareas asistenciales se distribuirán en áreas de trabajo de oficina y de administración general, así como de recursos humanos, finanzas y adquisiciones, las cuales requieren el uso y la aplicación de las reglas, reglamentos, políticas, procedimientos y procesos administrativos y financieros de la OIT (normas aplicables).

Supervisión recibida/ejercida

El titular trabaja bajo la supervisión directa del Asesor de Política de Empleo y Jefe de la DMCU. El/la titular del puesto trabajará con autonomía en la prestación de servicios de apoyo especializado. El trabajo será examinado para comprobar la obtención de los resultados en los plazos establecidos. La supervisión recibida se centrará en la calidad de la ejecución de los procesos y en proporcionar asistencia técnica y en desarrollo. El/la titular del puesto dará orientaciones y podrá asignar tareas a miembros del personal de apoyo administrativo y de oficina.

Relaciones de trabajo

A nivel interno, el/la titular del puesto estará en contacto con diversas unidades institucionales de toda la Organización a fin de coordinar reuniones, captar apoyo, aclarar e intercambiar información, y realizar el seguimiento de acciones administrativas y plazos. A nivel externo, estará en contacto con visitantes y participantes en reuniones, así como con proveedores de servicios, con quienes intercambiará la información necesaria para ultimar cuestiones pendientes. 

Funciones y responsabilidades fundamentales

Ejecutar y coordinar una amplia gama de tareas de apoyo administrativo y de oficina, asegurándose del cumplimiento de las normas aplicables. Supervisar y orientar la labor del personal de apoyo administrativo y de oficina, establecer las prioridades de trabajo, asignar tareas e impartir formación en el trabajo, según proceda. Mantenerse al día sobre la evolución de las reglas, reglamentos, políticas, procedimientos y procesos administrativos y financieros y proporcionar orientaciones y asistencia sobre ellos cuando proceda. Mantenerse al día sobre las actividades y las prioridades de trabajo de la unidad orgánica.  Examinar, procesar y realizar un seguimiento de las comunicaciones entrantes, en particular las relativas a asuntos delicados y confidenciales. Gestionar las solicitudes de información administrativa y general. Preparar, redactar, realizar controles de calidad, finalizar y/o cargar contenidos en páginas web/difundir correspondencia general y administrativa saliente, informes, publicaciones y demás documentación. Realizar traducciones oficiosas. Llevar la agenda del supervisor(a). Atendiendo al orden de prioridad, concertar citas y reuniones en favor, entre otros, de delegados y otros/as altos/as funcionarios/as. Recibir y guiar a los/las visitantes hasta las salas de reunión. Preparar archivos de las misiones. Colaborar con los trámites relativos a los viajes oficiales. Elaborar estimaciones de costos. Velar por el mantenimiento de los sistemas de gestión de la información y de registro, así como por el mantenimiento, la actualización, la disponibilidad y la estructuración correcta de los espacios de trabajo electrónicos. Tramitar una amplia gama de transacciones y realizar su seguimiento, utilizando el sistema de planificación de los recursos institucionales (ERP), y verificar que la información esté completa y cumpla las normas aplicables.  Proporcionar, organizar y coordinar una gama de servicios de apoyo administrativo y logístico para reuniones y otros eventos. Velar por la puntual elaboración, traducción, publicación y difusión de documentos, presentaciones, archivos informativos y materiales conexos. Redactar actas de las reuniones si se le solicita. Encargarse de tareas de administración de licencias. Suministrar al supervisor(a) información sobre viajes oficiales, licencias y horarios de teletrabajo cuando se le solicite. Ejercer de punto focal para los asuntos administrativos relativos a la gestión del desempeño, pasantes y otros asuntos relativos a los recursos humanos.  Gestionar los suministros, el mobiliario y los equipos de oficina. Organizar traslados de oficina en las fechas convenidas y colaborar en la ejecución de los mismos. Gestionar la logística de los desplazamientos de personal.  Desempeñar otras tareas afines que se le asignen.

sección opcional (solo si necesario)

-

Requisitos mínimos

Formación

Estudios secundarios completos.

Experiencia

Un mínimo de cinco años de experiencia pertinente.

Idiomas

Excelente dominio de un idioma de trabajo de la Organización (español, francés o inglés) y conocimiento práctico de un segundo idioma de trabajo.

Conocimientos y competencias (técnicas/personales)

Además de las competencias fundamentales requeridas por la OIT integridad y transparencia, sensibilidad a la diversidad, orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, orientación al cliente, comunicación, orientación al cambio, responsabilidad por el propio desempeño, orientación a la calidad, colaboración, para este puesto se exigen las competencias siguientes:


Buen conocimiento de las normas establecidas por las que se rigen las áreas de actividad correspondientes. Capacidad para interpretar y trabajar en el marco de las reglas, los reglamentos, las políticas y los procedimientos aplicables.


Conocimiento de los programas y las actividades de la OIT.


Uso competente de paquetes de programas informáticos como Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Teams).


Buen conocimiento de SharePoint o de otro sistema de gestión de documentos.


Capacidad suficiente para trabajar con un sistema de planificación de los recursos institucionales (ERP).


Capacidad para comprender con rapidez y para trabajar correctamente y con un mínimo de instrucción con las herramientas de trabajo, los programas informáticos, los sistemas, las aplicaciones y las plataformas web.


Capacidad para manejar un sistema de gestión de contenidos para copiar, pegar y dar formato a contenidos en páginas de sitios web públicos. 


Muy buena redacción. 


Aptitudes analíticas y meticulosidad en el trabajo. 


Dotes para la comunicación y las relaciones interpersonales. Tacto y diplomacia. Discreción en el tratamiento de asuntos confidenciales.


Capacidad para trabajar eficazmente en un entorno multicultural, con una actitud y un comportamiento modélicos, sensibles a las cuestiones de género, inclusivos y no discriminatorios.

Proceso de reclutamiento

Evaluaciones (las cuales pueden incluir una o varias pruebas escritas y una pre-entrevista basada en las competencias) y las entrevistas se llevarán a cabo, en principio, entre 1 a 3 meses posteriores a la fecha de cierre. Los candidatos deberán garantizar su disponibilidad en caso de pré-selección.

Peligro fraude

  • Asistente (a) administrativa (o)

    vor 1 Woche

    Geneva, Schweiz International Labour Organization Vollzeit

    Pueden participar: Los candidatos internos de la OIT, con arreglo a lo dispuesto en los párrafos 31 y 32 del anexo I del Estatuto del Personal. Personal con más de cinco años de servicio continuo serán considerados elegibles; se les anima a postular y se les dará una consideración especial en las etapas de revisión de las candidaturas y de...

  • Asistente (a) Administrativa (o)

    vor 1 Woche

    Geneva, Schweiz International Labour Organization Vollzeit

    Pueden participar: Los candidatos internos de la OIT, con arreglo a lo dispuesto en los párrafos 31 y 32 del anexo I del Estatuto del Personal. Personal con más de cinco años de servicio continuo serán considerados elegibles; se les anima a postular y se les dará una consideración especial en las etapas de revisión de las candidaturas y de...

  • Asistente (a) Administrativo(a)

    vor 1 Woche

    Geneva, Schweiz International Labour Organization Vollzeit

    Pueden participar: Los candidatos internos de la OIT, con arreglo a lo dispuesto en los párrafos 31 y 32 del anexo I del Estatuto del Personal. Personal con más de cinco años de servicio continuo serán considerados elegibles; se les anima a postular y se les dará una consideración especial en las etapas de revisión de las candidaturas y de...

  • Asistente Administrativo Principal

    vor 1 Woche

    Geneva, Schweiz International Labour Organization Vollzeit

    Pueden participar: Los candidatos internos de la OIT, con arreglo a lo dispuesto en los párrafos 31 y 32 del anexo I del Estatuto del Personal. Personal con más de cinco años de servicio continuo serán considerados elegibles; se les anima a postular y se les dará una consideración especial en las etapas de revisión de las candidaturas y de...

  • un secrétaire à 50%

    Vor 7 Tagen

    Geneva, Schweiz jobup Vollzeit

    Pour le compte d'un de nos clients notaire à Genève, nous cherchons    un(e) secrétaire à 50% (8h30 à 12h30)   Vos talents et qualités :Expérience du secrétariat dans une étude de notaire (légalisations, procurations brevet)Excellente orthographe en français et bonnes connaissances de l'anglais (niveau B2)Maitrise des outils informatiques...

  • Secrétaire/aide-comptable à 50%

    vor 2 Wochen

    Geneva, Schweiz Multi Personnel Vollzeit

    Reconnue et incontournable depuis plus de 40 ans, Multi Personnel est une agence spécialisée dans la mise à disposition de personnel administratif et de cadres, temporaire et fixe, dans de nombreux secteurs économiques, tels que la banque, sociétés financières, multinationales, ONG, PME et institutions locales.Pour notre client, une PME dans le...

  • Secrétaire Comptable à 50%

    vor 2 Wochen

    Geneva, Schweiz Centre Universitaire Protestant 2 Vollzeit

    La FONDATION DU CENTRE UNIVERSITAIRE PROTESTANT II est une fondation à but non lucratif qui a pour but de contribuer à résoudre partiellement le problème du logement des étudiants.Le CENTRE UNIVERSITAIRE PROTESTANT 2 est une résidence, réservée aux étudiants inscrits à l’Université de Genève ou aux Écoles et Instituts s’y rattachant, sans...

  • Infirmier ·e Anesthésiste 50 à 100% Cdi

    Vor 4 Tagen

    Geneva, Schweiz Medi-emploi Sàrl Vollzeit

    Infirmier ·e anesthésiste 50 à 100% CDI 60 à 100%, CDD, CDI Genève, Lausanne, Vaud Publié il y a 5 jours Description de l’offre Nous recherchons des infirmier ·e·s en soins d’anesthésieau sein...

  • Logopédiste – CDD 1 an – 50% à 80%

    vor 3 Wochen

    Geneva, Schweiz HUG Teilzeit

    Le poste est dans le cadre d'un premier emploi de logopédiste diplômé-e au sein du Service d'ORL et de chirurgie cervico-faciale (50% à 80%) durant une année, éventuellement renouvelable (si les conditions d'obtention du numéro de concordat ne sont pas remplies).Au sein de l'Unité de phoniatrie du Service d'ORL et de chirurgie cervico-faciale, votre...

  • Comptable expérimenté·e

    vor 1 Woche

    Geneva, Schweiz Genève 8, GE Vollzeit

    Comptable expérimenté·e Annonceur Autrement-Aujourd hui Localité Date de publication 07.05.2024 Délai de postulation 12.05.2024 Type de contrat CDI Taux d'activité 50 à 60% Entrée en fonction Dès que possible ou à convenir Domaine Administratif L’association autrement-aujourd’hui recherche un·e Comptable expérimenté·e (50-60%) ...

  • COMPTABLE EXPÉRIMENTÉ.E à 50-60 %

    vor 2 Wochen

    Geneva, Schweiz autrement-aujourd'hui, association Vollzeit

    L’association autrement-aujourd’hui propose un accès ouvert aux pratiques artistiques avec des cours hebdomadaires, des ateliers, des week-ends et séjours à l’intention de personnes en situation de handicap mental ou ayant des besoins spécifiques : théâtre, danse et musique principalement, mais aussi arts visuels et multimédia. Elle aborde les...

  • Conseiller-ère RH en CDI à 50%

    vor 2 Wochen

    Geneva, Schweiz Démarche, Société Coopérative Vollzeit

    Démarche est une société coopérative à but non lucratif, reconnue d'utilité publique.Fondée en mars 1992 à Yverdon-les-Bains, Démarche est une entreprise apprenante et citoyenne, qui regroupe 11 structures ou enseignes inscrivant toutes leur action dans le développement du potentiel humain à travers différentes activités économiques,...

  • Assistant(e) Technique H/F à 50%

    vor 3 Wochen

    Geneva, Schweiz FLEXSIS Vollzeit

    INTRODUCTION: Flexsis, filiale d'Interiman Group (leader en Suisse romande dans le recrutement), est actif dans les domaines de la construction et de l'industrie.Pour un client Genevois dans le domaine de l'électricité, je recherche un (e) :Assistant(e) Technique à 50% (présence le matin)DESCRIPTION DE LA MISSION: Le succès d'une entreprise ne peux se...

  • Comptable 50-100%

    vor 12 Stunden

    Geneva, Schweiz PGN Group Vollzeit

    Pour l'un de nos clients à Genève 1202,  nous recrutons un(e) comptable entre 50 et 100% maîtrisant le logiciel BANANA.    Votre mission :  Tenue de la comptabilité générale jusqu’au bouclement, y compris saisie des factures fournisseurs, écritures bancaires Etablissement des bouclements annuels Etablissement des décomptes TVA Déclaration...

  • Chargé·e de projet 50 %

    vor 2 Wochen

    Geneva, Schweiz Chambre de l'économie sociale et solidaire Vollzeit

    La Centrale Sanitaire Suisse Romande (CSSR) met au concours le poste de :   Chargé·e de projet 50 % Fondée en 1937, la Centrale Sanitaire Suisse Romande (CSSR) soutient des projets de développement en partenariat avec des organismes de base sur le terrain, principalement en matière de santé sexuelle et reproductive, santé communautaire, et...

  • Assistant-e Quadrilingue à 50%

    vor 2 Wochen

    Geneva, Schweiz Michael Page Vollzeit

    Gestion administrative du bureau :Gestion des appels téléphoniques, du courrier postal et électronique, et des archives.Comptabilité interne : enregistrement, envoi et archivage des documents associés.Tenue des archives des dossiers : du personnel, des fournisseurs, et autres.Mise à jour de la base de données des projets et du site web.Rédaction de...

  • AGENT-E-S D'ENTRETIEN 1 à 50-100%

    Vor 4 Tagen

    Geneva, Schweiz Ville de Genève Vollzeit

    Le SERVICE DES ECOLES ET INSTITUTIONS POUR L'ENFANCE (ECO) gère les bâtiments scolaires et parascolaires d’enseignement primaire fréquentés quotidiennement par quelque 12'000 élèves de 4 à 12 ans. Il veille au développement d'activités parascolaires et périscolaires de qualité qui structurent la vie sociale des enfants, hors temps scolaire,...

  • Secrétaire comptable 50 à 100%

    vor 4 Wochen

    Geneva, Schweiz PGN Group Vollzeit

    Nous recrutons plusieurs profils de secrétaire-comptable pour des temps partiel ou temps plein.  Les différents postes se trouvent à Genève.    Une expérience dans une entreprise du bâtiment est obligatoire.    Votre mission :  - Réception téléphonique - Gestion de la facturation fournisseurs : contrôle et traitement numérisation et...

  • L’association Païdos recherche un.e Psychologue Psychothérapeute pour enfant et adolescent

    vor 4 Wochen

    Geneva, Schweiz Chambre de l'économie sociale et solidaire Vollzeit

    Depuis 1996, l’association Païdos s'engage pleinement pour offrir aux enfants et aux adolescents en difficulté des espaces d’accueil ainsi que des programmes de réinsertion, d’intégration et de prévention à Genève. Son travail s’articule autour de 3 axes : CPPA, centre psychopédagogique pour adolescents en difficulté ; Atelier des...

  • Chef ou Cheffe de clinique avec ou sans titre de spécialité en pédopsychiatrie

    Vor 7 Tagen

    Geneva, Schweiz Hôpitaux Universitaires de Genève Vollzeit

    Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2023 en cliquantici.Le poste est rattaché auDépartement de...