Customer Billing and Booking Administrator

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Stellenbezeichnung: Customer Billing and Booking Administrator
Standort: Freiburg, Schweiz (Hybrid nach der Probezeit)

Stellenbeschreibung

Der/die Sachbearbeiter/in für Kundenabrechnung und Auftragsbuchung verwaltet den Prozess der Auftragsbuchung und Rechnungsstellung und sorgt für eine korrekte und rechtzeitige Rechnungsstellung für Aufzugsanlagen, Wartungsdienste und Reparaturen. Diese Funktion ist entscheidend für die Unterstützung des Finanzteams, indem sie sicherstellt, dass alle Kundenaufträge korrekt verbucht und die Kundenkonten effektiv verwaltet werden.

Hauptaufgaben

Auftragsbuchung:

• Genaue Bearbeitung und Buchung von Kundenaufträgen für Aufzugsinstallationen, Wartungsverträge und Reparaturdienste.

• Überprüfen der Auftragsdetails, um sicherzustellen, dass sie den Unternehmensrichtlinien und Kundenvereinbarungen entsprechen.

• Zusammenarbeit mit den Vertriebs- und Betriebsteams, um eine rechtzeitige und genaue Auftragserfassung zu gewährleisten.

Kundenabrechnung:

• Vorbereiten und Ausstellen von Rechnungen für Wartungsverträge, Installationen/Modernisierungen und Reparaturen.

• Sie stellen sicher, dass die Rechnungen mit den Verträgen, Angeboten und allen zusätzlich durchgeführten Arbeiten übereinstimmen.

• Klären Sie Unstimmigkeiten bei der Rechnungsstellung, indem Sie sich mit internen Teams und Kunden in Verbindung setzen und für eine schnelle und zufriedenstellende Lösung sorgen.

Debitorenbuchhaltung:

• Überwachen Sie die Kundenkonten, um rechtzeitige Zahlungen zu gewährleisten und überfällige Rechnungen weiterzuverfolgen.

• Führen Sie genaue Aufzeichnungen über Abrechnungstransaktionen und das Zahlungsverhalten.

Kundenkommunikation:

• Beantworten Sie Kundenanfragen zu Rechnungen und Bestellungen und geben Sie klare und präzise Informationen.

• Bearbeitung von Kunden eskalationen im Zusammenhang mit Abrechnungsproblemen, um ein hohes Maß an Kundenzufriedenheit zu gewährleisten.

Prozessverbesserung:

• Identifizieren von Bereichen, in denen Prozesse bei der Auftragsbuchung und Rechnungsstellung verbessert werden können, und Empfehlen und Implementieren von Änderungen zur Steigerung der Effizienz und Genauigkeit.

Einhaltung von Vorschriften und Dokumentation:

• Sicherstellen, dass alle Auftragsbuchungs- und Rechnungsstellungsprozesse mit den Unternehmensrichtlinien und Branchenvorschriften übereinstimmen.

• Führen Sie geordnete und aktuelle Aufzeichnungen über alle Kundenaufträge, Rechnungen und Zahlungen.

Qualifikationen

• Diplom in Buchhaltung, Finanzen oder ähnlichem bevorzugt.

• Nachgewiesene Erfahrung in der Rechnungsstellung, Debitorenbuchhaltung oder Auftragsverwaltung, vorzugsweise in der Bau-, Fertigungs- oder Aufzugsbranche.

• Gute Beherrschung von Buchhaltungs- oder ERP-Systemen sowie fortgeschrittene Kenntnisse in Microsoft Excel.

• Sprachkenntnisse: Fließende Deutsch-/Schweizerdeutsch-Kenntnisse, gute Französischkenntnisse. Englisch ist ein Vorteil.

• Ausgezeichnete Detailgenauigkeit und Organisationstalent.

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Today, our focus more than ever is on people. As a global, people-powered company, we put people – passengers, customers, and colleagues – at the center of everything we do.  We are guided by our values that we call our Three Absolutes – prioritizing Safety, Ethics, Quality in all that we do. If you would like to learn more about environmental, social and governance (ESG) at Otis click here.  

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