Office Manager:in am Institut für Maschinelles Lernen

Office Manager:in am Institut für Maschinelles Lernen (m/w/d)
80%-100%, Zürich, unbefristet

Die Learning and Adaptive Systems Group ist Teil des Instituts für Maschinelles Lernen und gehört zum Departement Informatik an der ETH Zürich. Sie bietet ein internationales, lebendiges und anspruchsvolles Arbeitsumfeld. Der Leiter der Gruppe ist gleichzeitig Vorsitzender des Lenkungsausschusses des ETH AI Centers und Akademischer Co-Direktor des Swiss Data Science Centers.

In dieser abwechslungsreichen Position unterstützen Sie den Professor und sein Team in administrativen und organisatorischen Aufgaben und übernehmen dabei eine wichtige, koordinierende Rolle mit einem vielseitigen Tätigkeitsbereich. Es erwartet Sie eine spannende Aufgabe mit viel Eigenverantwortung in einem offenen und dynamischen Umfeld. Dabei sind Sie auch im Admin-Team des Institutes eingebunden. Der Stellenantritt ist per 1. März 2026 oder nach Vereinbarung.

Stellenbeschreibung

• Persönliche Assistenz: Terminplanung und -verwaltung, professionelle und umsichtige Korrespondenz, Koordination mit internen und externen Ansprechpartnern, Organisation von Dienstreisen, Koordination mit der Gruppe und Organisation von effizienten Abläufen
• Umfassende administrative Unterstützung: Selbstständige Verwaltung aller administrativen Aufgaben für die Gruppe, Personaladministration und Unterstützung der Gruppenmitglieder, verantwortungsvolle Finanzplanung und -management, Organisation von Mitarbeiterevents und Retreats, seltener Planung und Durchführung von Seminaren und Kolloquien
• Teamarbeit im Institut: Aktive Mitarbeit im Admin-Team zur gemeinsamen Planung und Umsetzung von Veranstaltungen und für eine effektive Kommunikation innerhalb des Instituts

Profil

• Sie bringen eine kaufmännische oder gleichwertige Ausbildung und mindestens 3 - 5 Jahre Berufserfahrung mit und haben idealerweise bereits Erfahrungen im Hochschulumfeld gesammelt
• Sie arbeiten sorgfältig, haben ein Auge für Details und behalten auch in komplexen Situationen den Überblick. Eine schnelle Auffassungsgabe und Flexibilität unterstützen Sie dabei, die täglichen Aufgaben effizient zu meistern
• Teamarbeit bereitet Ihnen Freude. Mit Ihrer ausgeprägten Sozialkompetenz und Ihren kommunikativen Fähigkeiten tragen Sie zu einer positiven und kollegialen Atmosphäre bei
• Sie sind engagiert, selbstständig, verantwortungsbewusst und arbeiten proaktiv
• Sie beherrschen Deutsch stilsicher und verfügen über sehr gute Englischkenntnisse – die Kommunikation im Institut erfolgt überwiegend auf Englisch

Arbeitsort
Arbeitsort
Wir bieten

• Ihr Beruf mit Wirkung: Werden Sie Teil der ETH Zürich, die nicht nur Ihre berufliche Entwicklung unterstützt, sondern auch aktiv zu positiven Veränderungen in der Gesellschaft beiträgt
• Sie sind sowohl in Ihrer Arbeitsgruppe (Professor, Postdoktorierende, Doktorierende) als auch in dem Admin Team innerhalb des Institutes und des Departements integriert. Dort wird ein regelmässiger Austausch untereinander gepflegt und es herrscht eine unterstützende und offene Atmosphäre
• Nach Absprache mit Ihrem Vorgesetzten können Sie die Arbeitszeit zwischen Büro und Home Office aufteilen. Familien und besondere Randbedingungen finden Berücksichtigung
• Die ETH Zürich bietet vielfältige Kurse und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Vergünstigungen wie z.B. ÖV-Abonnemente und Car Sharing, breites Sportangebot des ASVZ, Kinderbetreuung etc.,
• Attraktive Vorsorgeleistungen über das Vorsorgewerk PUBLICA

Arbeiten, Lehren und Forschen an der ETH Zürich

Diversität und Nachhaltigkeit sind uns wichtig

Im Einklang mit unseren Werten unterstützt die ETH Zürich eine inklusive Kultur. Wir fördern Chancengleichheit, schätzen Vielfalt und pflegen ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und die Würde aller Mitarbeitenden und Studierenden respektiert werden. Auf unserer Webseite zur Chancengleichheit und Vielfalt erfahren Sie, wie wir ein faires und offenes Umfeld sicherstellen, in dem sich alle entwickeln und entfalten können. Nachhaltigkeit ist für uns ein zentraler Wert – wir arbeiten konsequent an einer klimaneutralen Zukunft.

Neugierig? Sind wir auch.

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung mit den folgenden Unterlagen:

• Bewerbungsschreiben
• Lebenslauf
• Zeugnisse

Bitte bewerben Sie sich ausschliesslich über das Online-Bewerbungsportal. Bewerbungen per E-Mail sowie auf dem Postweg werden nicht berücksichtigt.

Weitere Informationen über das Institut für Maschinelles Lernen finden Sie auf unserer Webseite, die Webseite der Gruppe Professor Krause finden Sie hier. Für Auskünfte stehen Ihnen Frau Rita Klute Tel E-Mail oder Frau Patrizia Napoli Tel E-Mail (keine Bewerbungsunterlagen) gerne zur Verfügung.

Gerne weisen wir darauf hin, dass die Vorselektion durch die verantwortlichen Rekrutierenden und nicht durch künstliche Intelligenz durchgeführt wird.

Für Personalvermittlungen gelten die AGB der ETH Zürich.

Über die ETH Zürich

Die ETH Zürich ist eine der besten technisch-naturwissenschaftlichen Hochschulen der Welt. Wir sind bekannt für unsere exzellente Lehre, wegweisende Grundlagenforschung und den direkten Transfer von neuen Erkenntnissen in die Gesellschaft. Über 30'000 Menschen aus mehr als 120 Ländern finden bei uns ein Umfeld, das eigenständiges Denken fördert, und ein Klima, das zu Spitzenleistungen inspiriert. Im Herzen Europas und weltweit vernetzt entwickeln wir gemeinsam Lösungen für die globalen Herausforderungen von heute und morgen.

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