Assistant de direction H/F, 80-100

A l'Hospice général, nous œuvrons pour le mieux vivre ensemble à Genève

Fondée en 1535 à Genève, notre institution accompagne les personnes qui, à un moment de leur vie, ont besoin d'un soutien le temps nécessaire pour (re)trouver une autonomie durable.  Nous favorisons la réinsertion sociale et professionnelle des personnes à l'aide sociale, nous accueillons et hébergeons les personnes issues de l'asile que nous suivons dans leur parcours d'intégration. Enfin, nous participons à la lutte contre l'isolement des seniors.

Nous sommes plus de 1' 600 collaboratrices et collaborateurs répartis sur 60 sites sur tout le territoire du canton. Nous accompagnons plus de 40' 000 personnes.

En rejoignant notre institution, vous participerez à la réalisation de notre mission sociale, ancrée dans nos valeurs de collaboration, de respect, d'engagement et de bienveillance.

Dans un contexte où nos équipes évoluent dans des domaines exigeants et en mutation constante, nous mettons un point d'honneur à leur proposer des conditions de travail stimulantes : nous visons la diversité et l'inclusion, nous valorisons l'intelligence collective, incitons aux échanges et à l'innovation et favorisons la prise d'initiative et l'expérimentation.

Votre mission

Au sein d'une équipe d'une dizaine de personnes, vous assurez, en collaboration avec vos collègues, le fonctionnement optimal du secrétariat de la direction générale, point d'entrée institutionnel.

Vous apportez un soutien au bon fonctionnement du Conseil d'administration et de son comité d'audit et traitez toutes les demandes y relatives. Vous assurez le support administratif au président du Conseil d'administration et le lien avec les administrateurs.

Vous soutenez le.a général.e adjoint.e et le.a secrétaire général.e dans leurs activités et assurez leur secrétariat.

Vous apportez un soutien au bon fonctionnement d'entités et services coordonnés par la direction générale. Vous menez différentes activités et contribuez à des projets transversaux à toutes les fonctions de l'Hg.

Vos activités principales

• Gérer de manière autonome les contacts téléphoniques, prises de rendez-vous, gestion d'agendas, rédaction de courriers/courriels et autres tâches administratives relatives au périmètre du poste
• Organiser les séances du Conseil d'administration (CA) et du Comité d'Audit et traiter toutes les demandes y relatives
• Dans ce cadre, produire et diffuser les comptes-rendus des séances du CA, établir un système de suivi des décisions. Proposer et gérer un système de documentation pertinent et veiller à la disponibilité de la documentation pour chaque sujet, à des fins de communication, de suivi ou d'archivage
• Soutenir le.a général.e adjoint.e et le.a secrétaire général.e dans leurs activité
• Assurer le secrétariat du président du CA et le lien avec les administrateurs
• Contribuer à l'organisation d'événements internes/externes en lien avec le CA et ses commission
• Assurer le secrétariat du directeur général adjoint et du secrétaire général
• Assurer le lien administratif avec le département de tutelle ainsi que les autres départements de l'Etat sur les thématiques relatives au périmètre du poste
• Assurer toute autre tâche déléguée par le directeur général, le.a général.e adjoint.e et le.a secrétaire général.e. Assurer les remplacements des autres assistantes de direction en cas de besoin

Votre profil 

• Niveau maturité avec une formation commerciale complémentaire ou similaire ; formation d'assistant.e de direction un plus
• Expérience de 5 ans au minimum dans un secrétariat de direction
• Bonne connaissance du fonctionnement de l'administration publique cantonale genevoise, un atout
• Aptitude avérée à rédiger de manière autonome des procès-verbaux, ainsi que des courriels, lettres, etc.
• En tant que garant de l'image et de la gestion administrative du secrétariat d'une direction générale, avoir un réel sens du service public, avoir de l'entregent et faire preuve de discrétion
• Excellente maîtrise de la langue française (orthographe et grammaire irréprochables)
• Utilisation performante des outils informatiques
• Avoir le sens de l'organisation et de la planification
• Résistance au stress, souplesse, autonomie et enthousiasme

Nous vous proposons

• Une culture d'entreprise ouverte et respectueuse ;
• Un développement continu des compétences grâce à une politique de formation attractive ;
• Des opportunités d'évolution de carrière et de mobilité interne ;
• De vraies solutions pour favoriser un équilibre vie professionnelle-vie privée ;
• De nombreuses activités culturelles et sportives à vivre en collectif au sein de l'institution.

Taux d'activité : 80 à 100%

Type de contrat : CDI

Classe de fonction : 15

Date de début de la prise de fonction : dès que possible

Délai de postulation :

Notre processus de recrutement

Il se déroule en plusieurs phases selon le type de poste, où chaque étape conditionne la suivante : analyse de candidature, entretien téléphonique et le cas échéant, test métier et/ou évaluation. Cette dernière est organisée dans nos locaux sur une demi-journée avec des managers de l'institution et en présence d'une personne des ressources humaines. Les candidats sont soumis à des exercices tant individuels que collectifs.

Ce poste vous intéresse ?

Le service de recrutement de l'Hospice général se réjouit de recevoir votre candidature complète (lettre de motivation, CV, diplôme de plus haut niveau de formation atteint, certificats de travail). Pour des raisons d'optimisation du suivi des candidatures, nous vous invitons à postuler uniquement en ligne, en réponse à une offre d'emploi spécifique.