HR & Event Admin (50–60 )

Your new role

In this versatile position, you'll take ownership of all HR administration processes at Nine. You'll support our 35 team members in Switzerland and 2 colleagues in Canada throughout their entire employee lifecycle, ensuring smooth, transparent, and reliable HR operations.

Your focus will be on HR administration, recurring HR cycles such as feedback rounds and year-end processes, and the organisation of internal events that strengthen our culture. You'll work closely with leadership to improve HR structures, act as a trusted point of contact for employees, and help position Nine as an attractive employer in the Swiss tech scene.

You'll also contribute to topics such as recruiting, payroll coordination with finance, employer branding in collaboration with marketing, and safety in our Zurich office.

Your responsibilities

• HR administration: Handling all relevant HR processes, including managing new hires and departures, contracts and references, time and absence management, as well as acting as a substitute in office management.
• Structure & processes: Establishing and developing clear structures for recurring HR processes (e.g., employee appraisals, feedback cycles) that also effectively support managers.
• Recurring HR cycles: Organizing employee surveys, goal setting/performance targets, and feedback processes in Personio, year-end tasks, follow-ups with students.
• Recruiting: Responsibility for the recruiting process in close cooperation with management.
• Safety Officer: Contact person for safety issues in the office, regular brief checks of safety-related materials, and conducting annual employee training.
• Consulting & Development: Supporting management and the vocational trainer in HR matters, regular discussions with employees, accompanying further development, and recognizing potential.
• Finance & Payroll: Collaboration with the finance team on payroll, personnel budget, salary studies, and further development of the salary matrix.
• Employer Branding: Implementation of measures in collaboration with the marketing team.
• Events & Culture: Planning and execution of employee events (such as town hall meetings, Christmas parties, team events), as well as internal meetups—with the goal of noticeably strengthening corporate culture and team spirit.

This job is for you if,

• You have experience as an HR Generalist, ideally in a Swiss SME within the tech or IT sector.
• You enjoy administrative and organisational work and bring a structured, self-driven way of working.
• You are comfortable using modern, web-based tools in a nearly paperless office.
• You communicate fluently in both German and English, written and spoken.
• You're proactive, dependable, and enjoy organizing events that bring people together.
• You value a culture of openness, trust, and collaboration — and want to make an impact in a company where people and technology go hand in hand.

Disclaimer

Nine is an equal-opportunity employer. We value diversity and are committed to creating an inclusive environment for all employees.

This role is part-time (50–60%) and reports directly to the CEO. We encourage flexible working models and trust-based collaboration. All applications will be treated confidentially.

Interested? Send us your application online or via About us We are Nine, a team of enthusiastic engineers and non-engineers. With our expertise and service orientation, we enable our customers to enjoy a secure, worry-free journey to and within the Swiss cloud. Together, we want to tackle complex challenges and offer our customers the best possible solutions with our products and services.

Do you also believe in the possibilities of new technologies and the added value that daily learning in diverse teams creates? Do you feel comfortable in an open-minded environment where all employees are given the same opportunities and can contribute their own ideas? Then we look forward to receiving your application

OUR GOODIES

• Annual working time model based on a 40-hour week with generous home office arrangements
• Open part-time models from 50% and individual work arrangements
• 5 weeks holiday and the option of unpaid leave
• Four weeks paternity leave and four additional weeks maternity leave above the legal minimum
• Choice between MacBook or notebook («Choose your own device»)
• Modern, air-conditioned office with ergonomic workstations directly at Stauffacher in Zurich
• Free snacks and drinks for an energy boost between meals
• Annual budget for individual further training
• Annual budget for new tech gadgets – to try out, learn and inspire
• Free or discounted use of our own products
• Free hygiene products in the ladies toilets
• Regular team events and after-work drinks encourage exchange beyond everyday work

Deine neue Rolle In dieser vielseitigen Rolle verantwortest du alle Prozesse rund um die HR-Administration bei Nine. Du betreust unsere 35 Mitarbeitenden in der Schweiz sowie 2 Mitarbeitende in Kanada durch alle Phasen ihres Anstellungsverhältnisses und stellst sicher, dass HR-Prozesse effizient, transparent und zuverlässig ablaufen.
Dein Fokus liegt auf der HR-Administration, der Organisation von internen Events und auf wiederkehrenden HR-Zyklen wie Mitarbeitendenbefragungen, Vertragsanpassungen oder Jahresendprozessen. Zudem unterstützt du die Führungspersonen im Team bei HR-Themen, pflegst eine enge Nähe zu unseren Mitarbeitenden und stärkst damit unsere offene Unternehmenskultur. Mit deinem Engagement trägst du aktiv dazu bei, Nine als attraktive Arbeitgeberin zu positionieren Dein Aufgabengebiet

• HR-Administration: Abwicklung aller relevanten HR-Prozesse, inkl. Betreuung von Ein- und Austritten, Vertrags- und Zeugniswesen, Zeit- und Absenzenmanagement, sowie Stellvertretung im Office Management.
• Struktur & Prozesse: Aufbau und Weiterentwicklung klarer Strukturen für wiederkehrende HR-Prozesse (z. B. Mitarbeitendengespräche, Feedbackzyklen), die auch andere Führungspersonen wirkungsvoll unterstützen.
• Wiederkehrende HR-Zyklen: Organisation von Mitarbeitendenbefragungen, Zieldefinitionen / Performance-Zielen und Feedbackprozessen in Personio, Jahresendaufgaben, Follow-ups mit Studierenden.
• Recruiting: Verantwortung des Recruitingprozesses in enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung.
• Safety Officer: Ansprechperson für Sicherheitsfragen im Büro, regelmässige Kurzkontrollen sicherheitsrelevanter Materialien und Durchführung der jährlichen Mitarbeitendenschulung.
• Beratung & Entwicklung: Unterstützung der Geschäftsleitung und des Berufsbildners in HR-Themen, regelmässige Gespräche mit Mitarbeitenden, Begleitung von Weiterentwicklung und Erkennen von Potenzialen.
• Finanzen & Lohn: Zusammenarbeit mit dem Finanzteam zu Lohnlauf, Personalbudget, Salärstudien und Weiterentwicklung der Lohnmatrix
• Employer Branding: Umsetzung von Massnahmen in Zusammenarbeit mit dem Marketing-Team
• Events & Kultur: Planung und Durchführung von Mitarbeitendenanlässen (wie Townhall, Weihnachtsfeier, Team Events) sowie internen Meetups – mit dem Ziel, Unternehmenskultur und Miteinander spürbar zu stärken

Dieser Job ist für dich, wenn

• du Erfahrung in einer HR-Generalistenrolle mitbringst – idealerweise aus einem KMU der Tech- oder IT-Branche.
• du eine abgeschlossene oder laufende Ausbildung im Bereich HR (z. B. Fachausweis oder vergleichbar) hast oder anstrebst.
• du Freude an administrativen und organisatorischen Aufgaben hast und strukturiert sowie eigenverantwortlich arbeitest.
• du dich in einem modernen, nahezu papierlosen Büro mit webbasierten Tools wohlfühlst.
• du sehr gut auf Deutsch und Englisch kommunizierst – mündlich wie schriftlich.
• du eine proaktive Persönlichkeit bist, die gerne selbstständig arbeitet und Freude daran hat, Events zu organisieren.

Disclaimer Nine ist eine Arbeitgeberin, die Chancengleichheit fördert. Wir schätzen Vielfalt und setzen uns für ein inklusives Arbeitsumfeld für alle Mitarbeitenden ein.

Die Stelle ist in einem Teilzeitpensum (50–60%) angesiedelt und berichtet direkt an die Geschäftsführung. Wir fördern flexible Arbeitsmodelle und eine vertrauensbasierte Zusammenarbeit. Alle Bewerbungen werden vertraulich behandelt. Interessiert? Sende uns deine Bewerbungsunterlagen online oder per E-Mail an Über uns Wir sind Nine, ein Team von Navigator*innen: Durch unser Know-how und unsere Serviceorientierung ermöglichen wir unserer Kundschaft eine sichere, entspannte Reise zur und in der Cloud.
Wir glauben an die Möglichkeiten von neuen Technologien und an den Mehrwert, den das tägliche Lernen schafft. Durch einen massgeschneiderten Ansatz, der die Kundenzentrierung von aussen nach innen fördert und durch die Arbeit mit einem vielfältigen Team, wollen wir gemeinsam die komplexen Herausforderungen für unsere Kundschaft angehen und lösen. Unser Ziel ist eine Kultur der Inklusion und Transparenz: Wir hören einander zu und setzen uns für faire Rahmenbedingungen ein, in denen alle Mitarbeitenden die gleichen Möglichkeiten erhalten.
DAS BIETET NINE

• Flexibles Arbeitsmodell: Jährliche Arbeitszeit auf Basis einer 40-Stunden-Woche und hybride Arbeitsmodelle mit großzügigen Homeoffice-Möglichkeiten.
• Teilzeitmodelle ab 50 % und individuelle Arbeitsvereinbarungen sind möglich.
• Freizeit: 5 Wochen Urlaub, zusätzliche Tage für langjährige Betriebszugehörigkeit und die Möglichkeit, unbezahlten Urlaub zu nehmen.
• Arbeitsumfeld: Modernes, klimatisiertes Büro mit höhenverstellbaren, ergonomischen Arbeitsplätzen und viel Tageslicht – zentral gelegen in der Nähe des
• Stauffachers im Kreis 4 in Zürich.
• Ausstattung & Einrichtung: Wähle dein eigenes Gerät (MacBook oder Notebook).
• Lernen & Wachstum: Jährliches Weiterbildungsbudget, Teilnahme an Konferenzen und Fachveranstaltungen sowie Zugang zu Coachings und Brownbag-Sessions.
• Innovation & Inspiration: Jährliches Budget für technische Gadgets, um neue Technologien zu entdecken.
• Vergünstigungen: Kostenlose Snacks und Getränke im Büro sowie kostenlose oder vergünstigte Nutzung unserer eigenen Produkte.

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