Administrative Assistant 100%

vor 2 Wochen

Luzern, Schweiz nemensis ag Vollzeit

At nemensis ag, we have connected thousands of applicants with their dream job and given them the opportunity to develop or re-enter the job market. For our client, an international pharmaceutical company in Luzern, we are looking for an Administrative Assistant. **Your responsibilities**: - Contract management of various events, such as Medical Education Events & Advisory Boards: - Creation of contracts in correct template incl. Fair market value (FMV) check, FCPA check & ABC flow - Healthcare provider (HCP) approval system submission and follow up of approval for Belgium, if applicable - Contact with HCP's regarding event (contract signature, invoice,...) - Logging of events into the system (Veeva CRM) - Logistical support for various events such as MedEd events & Advisory Boards - Budget management: - including Purchase order (PO) creation, follow-up on invoices & payments, - Proper documentation - Support in training execution: - File appropriate trainings on Teams/Sharepoint - Make sure all training documentation is kept (slides, recording, training plan, list of attendees) - Create tests on (products/Terapeutic areas) in either Forms/Mylearning and send it to the respective people - Undertake admin support for the cluster medical directors: - Calendar management - Expense report management - Travel management - Meeting minutes of specific team meetings (e.g.Medical Gouvernance counsil (MGC)) - Be the digital steward (or chief administrator) for the cluster "medical affairs - Teams space" and its various channels - Be the steward of local medical affairs repositories (digital or hardcopy) - Systems to work with: COMET /APPIAN / Veeva Vault CRM (Customer relationship mgmt) / Concur (Travel and Expense tool) - Clinical Training Program (CTP) Management (support for the organization on a regional level) **Your Profile**: - Administrative assistant or Management assistant - English (B2 - C1) and German (B2 - C1) Flexible and able to work in an internationally oriented environment - Excellent communication skills - Project management skills (strong asset)

  • Administrative Assistant

    Vor 6 Tagen

    Luzern, Schweiz Merck Vollzeit

    **GENERAL DESCRIPTION - Role and Responsibilities** Reporting into the Medical Lead Mid-Europe, the administrative assistant is responsible for the overall administrative management of the Medical Affairs department in his/her assigned scope and assist the Medical Affairs team in it’s daily activities (calender and travel management, scheduling and...

  • Administrative Assistant

    vor 1 Woche

    Luzern, Schweiz nemensis ag Vollzeit

    At nemensis ag, we connected thousands of applicants with their dream jobs and gave them the opportunity to develop or re-enter the job market. For our client, an international company in Luzern, we are in search for an Administrative Assistant. **Responsibilities**: typing, filing, answering phones, scheduling, calendaring, record keeping, coordinating...

  • HR Assistant

    Vor 2 Tagen

    Luzern, Schweiz Robert Half Vollzeit

    **HR Assistant & Berufsbildung 80% (w/m/d) **gesucht** - Für unseren Kunden, mit Sitz in der Stadt Luzern, suchen wir ab sofort einen HR Assistant & Berufsbildung 80% (w/m/d). Das Unternehmen beschäftigt ca 50-100 Mitarbeiter. Bei der Position handelt es sich um eine direkte Festanstellung bei unserem Kunden. Die Betreuung und Vermittlung sowie alle unsere...

  • Assistant Executive Housekeeper

    Vor 2 Tagen

    Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Hotel Group Vollzeit

    **Position**: Assistant Executive Housekeeper (Full time #525472) **Property / Office**: Mandarin Oriental Palace, Luzern **Location**: Luzern, Switzerland We’re looking for an **Assistant Executive Housekeeper **to join our team at Mandarin Oriental Palace, Luzern. The iconic Hotel Palace Luzern first opened in 1906 and is located in the heart of the...

  • Executive Assistant

    Vor 6 Tagen

    Luzern, Schweiz ROCKEN Vollzeit

    Unser Partner gehört mit seinen Standorten in der Schweiz und in Deutschland zu den führenden IT-Unternehmen der Schweiz. Mit mehr als 200 Mitarbeitenden bietet man Branchenübergreifend Informatik-Gesamtlösungen an, welche von der Software bis hin zur Betreuung der gesamten Infrastruktur vor Ort oder auch in einem der firmeneigenen Rechenzentren...

  • HR Assistant

    Vor 3 Tagen

    Luzern, Schweiz Schulen Luzern Vollzeit

    Eine öffentliche Verwaltung in Luzern sucht einen HR Assistant & Office Support zur Unterstützung von Mitarbeitenden und Führungskräften. Zu Ihren Aufgaben gehören die Verwaltung administrativer HR-Prozesse, die Unterstützung und Beratung im Team sowie das Erstellen von Arbeitszeugnissen. Der ideale Kandidat hat eine abgeschlossene kaufmännische...

  • Assistant Front Office Manager

    vor 1 Woche

    Luzern, Schweiz Hotel Astoria Vollzeit

    RENAISSANCE: ASSISTANT FRONT OFFICE MANAGER (M/W) 100% Renaissance Lucerne Hotel - Das Juwel mitten im Herzen von Luzern Das liebevoll eingerichtete City Palais verfügt über 87 individuell gestaltete Zimmer von höchstem Komfort. Die weissen Stuckdecken in unseren stilvollen Hotelzimmern verbinden sich harmonisch mit dem eleganten Mobiliar zu dem...

  • HR Assistant

    Vor 3 Tagen

    Luzern, Schweiz Schulen Luzern Vollzeit

    Arbeiten beim Kanton Luzern heisst, die Zukunft mitzugestalten - die des Kantons, seiner Einwohnerinnen und Einwohner und nicht zuletzt die eigene. Zur ausgezeichneten Lebensqualität in unserem Kanton leisten täglich mehr als 6'000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in 200 verschiedenen Berufen ihren Beitrag. Die Dienststelle Informatik (DIIN) erbringt...

  • Executive Assistant to the Chairman

    vor 2 Wochen

    Luzern, Luzern, Schweiz GC International AG Vollzeit CHF 80'000 - CHF 120'000 pro Jahr

    Who We AreGC International AG, based in Lucerne, is a global leader in dental care and oral health. With more than 100 years of history, presence in over 100 countries, and a team of over 3,500 people worldwide, we are proud to support dental professionals with innovative, high-quality products that truly make a difference for patients.Our teams across...

  • Executive & Personal Assistant (E&PA)

    vor 4 Wochen

    Luzern, Schweiz Monte Rosa Investments AG Vollzeit

    Wer wir sind: Monte Rosa Investments AG ist ein Family Office, das sich auf den langfristigen Wertaufbau durch strategische Investitionen, Unternehmensentwicklung und Innovation konzentriert. Wir sind spezialisiert auf den Aufbau und die Verwaltung von Unternehmensbeteiligungen, die Optimierung von Geschäftsprozessen sowie auf kompetente Beratungsleistungen...