Office Coordinator in

**Aufgaben**: Per sofort oder nach Vereinbarung suchen wir ein*e **Coordinator*in / Team Assistant** (m/w/d) **für unser Office in Zürich im Jobsharing zu 60-100%. In dieser Rolle kümmerst du dich mindestens **Mittwoch bis Freitag **selbständig um unser Office in Zürich und bist zudem erste Anlaufstelle für interne und externe Ansprechpersonen. Dein breites Aufgabengebiet umfasst folgende Bereiche: **Reception**: - Schriftliche und telefonische Korrespondenz in Deutsch, Englisch (und allenfalls Französisch) mit Kunden und Kandidat*innen - Bedienung der Telefonzentrale, Back-Office Betreuung und Einkauf - Empfang von Kunden & Kandidat*innen **Office Coordination**: - Verwalten der Besprechungsräume und Küche - Planung der Räume für Assessment & Development Centers - Planung, Organisation und administrative Betreuung von Assessment & Development Centers - Administrative Unterstützung (Buchhaltung, Ressourcenplanung, etc.) **Digital Solutions**: - Administrative Unterstützung bei Kundenprojekten über alle drei Dienstleistungsbereiche hinweg - Aufsetzen von Assessment & Development Projekten in unseren Digital Solutions - Troubleshooting für Kunden Kunden & Kandidat*innen bei einfachen Supportanfragen **IT Support**: - Schnittstellenfunktion in Zusammenarbeit mit unserem externen IT Support - Erste Ansprechperson bei einfachen IT Problemen & Koordination mit dem externen IT Support **Management Support**: - Unterstützung im Tagesgeschäft und Entlastung des Management in sämtlichen organisatorischen und administrativen Belangen (Drehscheibenfunktion) - Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Team-Events - Weitere Aufgaben je nach Kunden - oder Projektsituation **Profil**: Du bist bei uns richtig, wenn du: - eine **Leidenschaft für eine breite Office-Management Funktion** mitbringst und Freude an einem kundenorientierten Service hast - eine **sehr hohe Dienstleistungsorientierung mitbringst **und gerne anpackst - keine Angst vor **neuen Herausforderungen** und Freue am täglichen Lernen hast - eine abgeschlossene **kaufmännische Ausbildung,** **Hotelfachschule oder Ausbildung als MPA** (oder ähnlich) mitbringst - Berufserfahrungen im **Office-Management** oder in ähnlicher Tätigkeit (Hotellerie) mitbringst - ** sehr IT affin **bist und Freude an digitalen Plattformen hast - dich auf professionellem Niveau (mündlich/schriftlich) **in Deutsch & Englisch verständigst**, da wir auch internationale Kunden betreuen - Französischkenntnisse sind zudem von Vorteil - mit Freude **proaktiv auf Kunden/Kandidat*innen und Kolleg*innen zugehst**: - ** serviceorientiert** kommunizierst und handelst, exakt arbeitest und einen klaren Blick für **Prioritäten** hast - als Teammitglied ein hohes Mass an **Eigeninitiative** zeigst und gerne einen Schritt weiter denkst Wir wünschen uns ein langfristiges und nachhaltiges Engagement und bieten dafür auch den entsprechenden Gestaltungsfreiraum. **Uns ist deine Persönlichkeit und deine Dienstleistungsorientierung wichtiger als ein "Bilderbuch-CV"**, wir freuen uns auch explizit auf erfahrene Personen über 50 und Wiedereinsteiger*innen **Warum wir?**: papilio ag ist eine der **r**enommiertesten Unternehmensberatungen im Bereich Talent Assessment & Development, online Solutions und Talent Advisory** der Schweiz. Wir überzeugen unsere nationalen und internationalen Kunden unterschiedlichster Branchen mit professionellen und innovativen Dienstleistungen. Dank enAC, unserer selbst entwickelten digitalen Plattform für die moderne Durchführung von verhaltensorientierten Assessment - und Development-Center, kombinieren wir unsere psychologische Expertise mit technologischer Innovationskraft. **Team**: Wir sind ein tolles gemischtes 3-Generationen-Team, bei dem der Spass nicht zu kurz kommen darf und wo viel Wert auf Respekt und das Miteinander gelegt wird **Kunden**: Abwechslungsreiche und anspruchsvolle Aufgaben in Zusammenarbeit mit Top-Kunden auf nationaler und internationaler Ebene **Einstieg**: Mit unserem Onboarding-Programm gelingt ein optimaler Start - sowohl persönlich als auch mithilfe unserer e-Onboarding Module unterstützen wir ein schnelles Einleben und die zügige Übernahme von Kundenprojekten **Flexibel**: Unsere Infrastruktur ermöglicht eine flexible Zusammenarbeit - wir sind über unseren digitalen Tools jederzeit miteinander vernetzt **Teilzeit**: Bei uns ist Teilzeit-Arbeit kein Fremdwort. Wir sind der Überzeugung, dass wir dadurch die Vereinbarkeit von Privat - und Berufsleben konkret unterstützen können **Entwicklung**: Wir unterstützen deine persönliche und berufliche Weiterentwicklung - eine solche planen wir basierend auf den Unternehmenszielen **Verantwortung**: Wir bieten Gestaltungsfreiraum und kurze Entscheidungswege - Jede und Jeder soll sich einbringen und aktiv mitwirken, sei es in den Teams oder an unseren regelmässigen All-hands oder Quarterly-Meetings **Partnerschaftlich**: Wi