Office Manager

vor 24 Stunden

Zurich, Schweiz Onyx Circle AG Vollzeit

Über uns

Wir von Onyx Circle bringen Talente und Firmen zusammen, welche die Zukunft sinnvoll miteinander gestalten. Wir sind Recruiting Experten in den Bereichen Construction & Real Estate, Engineering & Manufacturing sowie Pflege & Medizin und IT/ Digitalization. Wir haben uns durch langjährige Erfahrung in ebendiesen Bereichen zum kompetenten Partner für unsere Kandidaten und Kunden entwickelt. Durch unser engagiertes Team garantieren wir einen hochstehenden Service, fortschrittliche Recruiting-Ansätze sowie absolute Diskretion.

Wir sind ein junges, aufstrebendes Unternehmen und befinden uns aktuell in einer sehr spannenden Wachstums
- und Ausbauphase, im Zuge derer wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt administrative Verstärkung suchen.

Gerne geben wir dir hiermit einen Überblick, was dich als Office Manager / Business Support Assistant (a) bei uns erwartet:
**\_\_Office Management**: \_\_
- Einrichten der Arbeitsplätze für neue Mitarbeiter
- IT
- Logins
- Telefon/Handy
- Infrastrukturverwaltung wie Über
- und Rückgabe der Badges, Bestellen neuer Geräte, Reparaturen aufgeben etc.
- Verantwortlich für die Bürobedarfsartikel im Office sowie für die Geräte wie Drucker, Kaffeemaschine etc.
- Erste Ansprechperson für interne und externe Lieferanten sowie für das Facility-Management im Büro
- Führen der Rezeption und Entgegennahme von Anrufen auf Deutsch und Englisch, Italienisch und Französisch von Vorteil
- Planung und Vorbereitung interner sowie externer Meetings
- Inventarverwaltung der Hardware
- Empfangen und Betreuen von persönlichen Besuchern
- Parkplatzverwaltung

**Allgemeiner Support**:

- Administrative Unterstützung der Geschäftsleitung und der Personalberater
- Interesse, sich in die Debitoren
- und Kreditoren-Buchhaltung einzulesen und die Geschäftsleitung zu unterstützen (von Vorteil hast du bereits Erfahrung darin sowie im Umgang mit Abacus
- Ablage und Kontrolle von Spesenabrechnungen und Krankmeldungen
- Erstellung standardisierter Verkaufsvorlagen und Optimierung bestehender Unterlagen (Broschüren, Verträge, etc.)
- Unterstützen bei der Erstellung von Reports wie Forecast, Revenue, KPIs, Potenzialanalysen etc. sowie visuelle Aufarbeitung in Absprache mit der Geschäftsleitung
- Gestalten und Organisieren von Teamevents und Incentive Reisen
- Support HR Management
- Vorbereitung des Onboardings neuer Mitarbeiter
- Betreuung der IT-Infrastruktur
- Vernetztes sowie dienstleistendes Denken und Handeln
- Betriebswirtschaftliches Verständnis
- Bereitschaft, neue Aufgaben und Verantwortung zu übernehmen

**Pensum**: 80-100%

Um die oben aufgeführten Aufgaben erledigen zu können, bedarf es einer sehr guten Organisation, weshalb wir uns an Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen richten, die im Idealfall bereits erste Erfahrungen in einem ähnlichen Bereich gesammelt haben und fliessend Deutsch und Englisch sprechen. Wenn du ausserdem noch eine hohe Affinität zu den gängigen MS Office Tools sowie Social-Media-Kanälen mitbringst, lass uns gerne ins Gespräch kommen
Du passt hervorragend in unser Team, wenn du Spass an der Arbeit hast und gerne neue Leute kennenlernst - denn dies sind genau die Punkte, welche uns ausmachen

Als Start-Up haben wir unser Team ganz bewusst aus einer Mischung von erfahrenen sowie jungen, motivierten Kollegen zusammengesetzt, welche sich sehr auf ein neues Teammitglied freuen.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung

Das ONYX CIRCLE TEAM

  • Office & Facilities Manager

    vor 1 Woche

    Zurich, Schweiz Helvetica Partners Vollzeit

    We are currently looking on behalf of one of our important clients for an Office & Facilities Manager in Zurich Canton. This role is on a contracting basis for 12 months with the possibility of extension. Your Role: - Hold responsibility for the Management & Operations of an office environment (approx. 25 employees), ensuring it is clean, safe, productive,...

  • Translation Manager

    Vor 3 Tagen

    Zurich, Schweiz Communications Office UZH Vollzeit

    Communications Office UZH_ **Translation Manager** **60-80 % **:The University of Zurich (UZH) is an internationally renowned higher education institution and one of Europe's leading research universities. The Communications Office of the university is seeking a translation manager to support its English-language communication channels and manage and...

  • Front Office Manager

    Vor 6 Tagen

    Zurich, Schweiz Crowne Plaza Hotels & Resorts Vollzeit

    About us Ihre Aufgaben: - Manager on Duty Einsätze - Sicherstellung der Funktionalität von Opera, FO, Interfaces, Kommunikation - und Weckanlage sowie Opera Datenbankmanagement. Verantwortliche Person bei Störungen in Zusammenarbeit mit EDV - Verantwortlichen. - Leitbild und Zielvereinbarung im Bereich Front Office in Zusammenarbeit mit dem Operation...

  • Office Manager

    vor 2 Wochen

    Zurich, Schweiz FELFEL AG Vollzeit

    Start: by arrangement Pensum: 100% Location: Zürich Wiedikon **ABOUT US** FELFEL is a family-owned, multi award winning company that has been revolutionizing the way people eat at the office within Switzerland since 2014. With FELFEL fridges, employees enjoy sustainable and healthy food every day, with an ever changing seasonal menu. In 2021 we also...

  • Communications- Und Office Manager

    vor 2 Wochen

    Zurich, Schweiz ESSENCE RELATIONS AG Vollzeit

    **Wir suchen per sofort "Communications - und Office Manager (80-100%)"** Als Communications - und Office Manager spielen Sie eine Schlüsselrolle bei der Umsetzung strategischer und kreativer Projekte. Sie entlasten den CEO und das Team von Strategieexperten gezielt. Sie managen die Kommunikation von uns und unseren Kunden und vermitteln dadurch...

  • Office Manager/in

    Vor 3 Tagen

    Zurich, Schweiz Mazars Vollzeit

    (80-100%) Über diese Stelle Deine Leidenschaft ist unser wertvollstes Gut! Dich erwartet ein dynamisches, stark wachsendes Team sowie ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet. Werde Teil unserer Erfolgsgeschichte und gestalte die Zukunft von Mazars mit. Wir suchen Dich als Office Manager. Wir freuen uns, Dich kennenzulernen. Deine Aufgabe - Teamleitung...

  • Assistant Front Office Manager

    vor 1 Woche

    Zurich, Schweiz Hyatt Regency Vollzeit

    Summary Are you ready to be the role model for our colleagues and the face that welcomes our guests in Hyatt Regency Zurich Airport? We're looking for a an Assistant Front Office Manager who's supporting the Front Office Manager with the daily/weekly/monthly tasks and who is making sure our colleagues provide exceptional guest experiences. You'll be the...

  • Office Manager

    vor 1 Woche

    Zurich, Schweiz Zattoo Vollzeit

    **Die Role** Wir suchen für unser Züricher Büro (25 Mitarbeiter) eine zuverlässige, teamfähige und selbständige Persönlichkeit, die unsere operativen und administrativen Geschäftsabläufe vor Ort im Office idealerweise 4 Tage die Woche unterstützt. **Wir Sind Zattoo** Zattoo wurde 2005 gegründet und ist mit rund 3 Millionen Nutzern pro Monat einer...

  • Office Manager

    vor 1 Woche

    Zurich, Schweiz Zattoo Vollzeit

    **Die Role** Wir suchen für unser Züricher Büro (25 Mitarbeiter) eine zuverlässige, teamfähige und selbständige Persönlichkeit, die unsere operativen und administrativen Geschäftsabläufe vor Ort im Office idealerweise 4 Tage die Woche unterstützt. **Wir Sind Zattoo** Zattoo wurde 2005 gegründet und ist mit rund 3 Millionen Nutzern pro Monat einer...

  • International Account Manager

    Vor 6 Tagen

    Zurich, Schweiz BOX OFFICE AGENCY Vollzeit

    BOX OFFICE AGENCY a consulting agency (based in Paris) is looking for one of his client based in switzerland in Zurich: a global creative agency for advertising, with a wordwide implementation, PR, branding and all types of classic and digital communication.. A specialized health team consisting of several account managers, medical writers, PR and digital...