Verwaltungsassistent:in Schwerpunkt Personal

**Historisches Seminar**
**Verwaltungsassistent:in Schwerpunkt Personal 80 %**: Stellenantritt 1. März 2025 oder nach Vereinbarung, unbefristet

Das Historische Seminar der Universität Zürich ist eines der grössten geschichtswissenschaftlichen Institute im deutschsprachigen Raum. Rund 150 Mitarbeitende lehren und forschen hier; in den Bachelor
- und Masterstudiengängen und im Doktorat sind fast 1500 Studierende eingeschrieben. In den Zentralen Diensten arbeiten knapp ein Dutzend Personen mit ganz unterschiedlichen Qualifikationsprofilen, die für Dienstleistungen und verschiedene Planungs
- und Verwaltungsprozesse des Seminars zuständig sind.

Sie sind für die Personalgeschäfte des Instituts verantwortlich und unterstützen die Geschäftsführung und die Seminardirektion in allen administrativen und organisatorischen Belangen dieses Bereichs. Daneben führen Sie das Seminarsekretariat und sind erste Auskunftsstelle für Mitarbeitende wie auch Studierende.

**Aufgaben**:

- Personaladministration sowie Beratung und Unterstützung der Institutsangehörigen in sämtlichen Personalbelangen
- Koordination von Anlässen, Catering, inklusive der finanziellen Kontrolle
- Raummanagement
- Stellvertretung im Finanzwesen: Debitoren
- und Kreditorenbuchhaltung, Spesenabrechnung, Umbuchungen, Zahlungsaufträge, Rechnungen an Dritte
- Administrative Unterstützung der Seminardirektion und Geschäftsführung
- Allgemeine Aufgaben im Seminarsekretariat

**Profil**:

- Wir suchen eine engagierte und zuverlässige Persönlichkeit mit hohem Dienstleistungsverständnis und rascher Auffassungsgabe. Sie besitzen Organisationsgeschick und zeichnen sich durch eine selbständige und strukturierte Arbeitsweise aus. Auch in hektischen Zeiten behalten Sie den Überblick und setzen Prioritäten. Sie arbeiten gerne in einem lebendigen Betrieb, sind belastbar und flexibel. Teamfähigkeit, hohe Sozialkompetenz sowie Diskretion runden Ihr Profil ab. Sie bringen eine kaufmännische Grundausbildung oder eine äquivalente Ausbildung sowie einige Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Funktion (idealerweise an einer Universität oder Bildungseinrichtung) mit.

Sprachkenntnisse / EDV: Ausgezeichnete Deutschkenntnisse und präzise schriftliche Artikulationsfähigkeit setzen wir voraus, sehr gute Englischkenntnisse ebenso. Wir erwarten sehr gute Kenntnisse der Microsoft 365 Anwendungen.

Es erwartet Sie eine vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem dynamischen und interessanten Umfeld. Die Anstellungsbedingungen richten sich nach dem kantonalen Personalrecht und umfassen zeitgemässe Sozialleistungen sowie ein breites Weiterbildungsangebot. Da wir die Seminaradministration in den nächsten Jahren neu entwickeln möchten, freuen wir uns, wenn Sie sich dabei aktiv einbringen möchten.

**Wir bieten**:
**Vereinbarkeit Beruf und Privatleben**
- Flexible Arbeitsmodelle (z.B. Teilzeitarbeit, Mobiles Arbeiten, Jobsharing)
- Kinderbetreuung bei der Stiftung kihz der UZH und ETH

**Lernen und Entwicklung**
- Vielfältige Weiterbildungsangebote der UZH und des Kantons Zürich
- Sprachenzentrum der UZH und ETH Zürich

**Verpflegung**
- Vergünstigte Verpflegung in den Mensen und Cafeterias der UZH
- Lunch-Check-Karte mit Verpflegungsbeitrag der UZH

**Gesundheit**
- Sonderkonditionen beim Akademischen Sportverband ASVZ
- Kostenlose saisonale Grippeimpfungen
- Entspannung im Relax Uniturm

**Vergünstigungen**
- Mobilität: Carsharing, Autovermietung, Parkplatz
- Digitalisierung: Geräte, Programme, Mobile-Abo
- Hotels buchen zu attraktiven Preisen

**Anstellungsbedingungen**
- Grundsätze der UZH
- Öffentlich-rechtliche Anstellung für die meisten Mitarbeitenden der UZH

**International Services**
- Unterstützungsangebote für Personen aus dem Ausland

**Standorte**
- Campus Zürich Zentrum, Zürich Irchel, Oerlikon und Schlieren
- Standorte Zürich West, Alter Botanischer Garten, Botanischer Garten und Lengg

**Arbeitsort**:
**Historisches Seminar***:Karl-Schmid-Strasse 4, 8006 Zürich, Schweiz

**Weitere Auskünfte**:
**Fragen zur Stelle**:
**Barbara Holler**
- Geschäftsführerin des Historischen Seminars

**Arbeiten an der UZH**:

- Als grösste Universität der Schweiz bietet die Universität Zürich eine Vielzahl von attraktiven Positionen in verschiedenen Fachbereichen und Berufsfeldern. Mit rund 10'000 Mitarbeitenden und aktuell 12 Berufsprofilen für Lernende bietet die Universität ein inspirierendes Arbeitsumfeld in der Spitzenforschung und Bildung. Setzen Sie Ihr Talent und Ihre Fähigkeiten bei uns ein. Erfahren Sie mehr über die UZH als Arbeitgeberin